Access 2016 avanzado: Formularios e informes

Varios orígenes de datos con subformularios en Access 2016

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Este control es uno de los más importantes, ya que nos permite mostrar varios orígenes de datos en la pantalla a la vez. Estos orígenes de datos tienen que estar relacionados para que se puedan visualizar correctamente.

Transcripción

Vamos a ver ahora uno de los controles más importantes para hacer formularios, que van a ser los sub-formularios. Con estos sub-formularios, nosotros lo que vamos a poder hacer es poner dentro de un formulario la información de otro. Con lo cual, vamos a poder ver la información de varios orígenes de datos a la vez. Lo suyo es que esos orígenes de datos estén relacionados. Vamos a ir a "Crear". Le decimos, "Diseño de formulario". Y voy a coger como origen de datos la tabla "Detalles de pedidos". Voy a ir a "Agregar los campos" y voy a coger todos los campos. Hago el formulario chiquitito y lo voy a guardar con el nombre de "subDetalles". No es obligatorio ponerle lo de "sub", pero yo se lo pongo, en este caso, para después localizar, de una manera rápida los formularios que estoy utilizando como subformularios. Le doy "Aceptar" y ya lo puedo cerrar. Ahora voy a crear otro formulario. Y voy a coger, como origen de datos la tabla de "Pedidos". Voy a agregar los campos y voy a coger todos los campos de la tabla de "Pedidos". Una vez que los tengo, voy a los controles y cojo el control "Subformulario/Subinforme". Pincho a lado, debajo, donde nosotros queramos. Y aquí le puedo decir si yo quiero poner una tabla o un formulario. Le voy a decir un formulario, que para eso lo he estado haciendo antes. Y voy a elegir el subformulario "Detalles", el "subDetalles". Le digo "Siguiente". Y aquí aparecen cómo están relacionados los dos orígenes de datos. Entonces, aquí, ya simplemente le tendré que decir "Siguiente". En caso de que no aparecieran, le tendría que decir "Definir la mía propia" y decirle de qué campo a qué campo están relacionados. En este caso, si vemos que aparece cortado aquí arriba, vemos que aquí abajo aparece entero. Le digo "Siguiente" y ya me indica qué nombre le quiero poner a este objeto. "subDetalles", el mismo que tiene el formulario se lo puedo poner. Le digo "Finalizar". Y ya tengo aquí dentro del formulario 1, que ahora lo voy a guardar, antes de nada, con el nombre de "subPedidos". Le doy "Aceptar". Ya tengo los detalles. Si yo me cambio de vista, ¿qué es lo que estamos viendo? Por un lado, yo veo los pedidos. Y dentro de cada pedido veo el detalle. Entonces, según me voy cambiando yo de pedido, voy viendo el importe de todo lo que se ha gastado en ese pedido. Me vuelvo al diseño. Y ahora voy a guardar este formulario. Lo cierro. Y voy a crear a otro formulario nuevo, en la vista "Diseño". En la "Hoja de propiedades", le voy a decir que el origen de registro es el formulario de "Clientes". Voy a agregar los campos existentes. Y le voy a decir todos los campos menos el de "Documentos". Lo pongo. Y ahora, voy a coger otra vez el control "Subformulario/Subinforme" y voy a coger ahora el subformulario de "Pedidos", que a su vez tiene "Detalles". Entonces, cojo el de "Pedidos". Le digo "Siguiente". Y aquí ya, al igual que antes, me aparece la relación que tiene. Le digo "Siguiente" y le puedo poner el nombre que yo quiera. "Finalizar". Me cambio de vista y varias cositas. Voy a ocultar esto un momento para que se vea mejor. Entonces, yo aquí veo cada cliente. Al cambiarme de cliente, yo veo los pedidos que me ha hecho ese cliente. Y dentro de cada pedido veo qué elementos, qué productos son los que me han pedido. Si me vuelvo a la vista "Diseño", vemos que, por ejemplo, las etiquetas no se han quitado. No pasa nada, se las puedo quitar ahora. Incluso, una cosa que queda muy fea, todos los formularios tienen el selector de registro. Entonces, desde este mismo formulario yo puedo coger y elijo en el formulario en el que estoy, que le voy a llamar, aunque no sea un subformulario lo voy a llamar "subClientes" para tener los tres formularios juntos. Si yo cojo aquí y selecciono este formulario, en la hoja de "Propiedades", le puedo decir que el "Selector de registros", "No". Pero ahora, si pincho en el siguiente formulario, en el de "Pedidos", también puedo cambiar las propiedades del de pedidos desde aquí. Con lo cual también le voy a indicar que "Selectores de registro", "No". Y también puedo entrar en el subformulario de "Detalles" y, lo mismo, le voy a decir que "Selectores de registro", "No". Con lo cual, si me cambio de vista, vemos que ahora no está el selector de registro en ninguno de los tres. Sin salirnos del formulario principal, podemos modificar el diseño de los subformularios. La forma de utilizar los subformularios es que la parte varios de la relación tiene que ir dentro de la parte uno.

Access 2016 avanzado: Formularios e informes

Aprende a crear informes con Access 2016, exportarlos en formato PDF y cómo transformar esa información en formularios para facilitar las tareas con las bases de datos.

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