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Excel 2013: Análisis y gestión de datos

Validar números y fechas en Excel 2013

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Asegurarnos de que en una celda solo se van a introducir valores correctos, es un lujo al que no podemos ni debemos renunciar. En este vídeo veremos cómo hacerlo con datos que tienen formato de número o fecha.

Transcripción

Cualquier usuario de Excel aspira a manejar la hoja de cálculo lo mejor posible, para conseguir normalmente tres objetivos: uno de ellos es ser más productivos, es decir, hacer cosas más rápidamente. Otro objetivo es conseguir más potencia de cálculo. Y el tercer objetivo es cometer menos errores. La herramienta que vamos a presentar en este vídeo sirve precisamente para este tercer objetivo: la reducción de errores al introducir datos mediante el teclado. Se trata de 'Validación de datos'. Vamos a ver en primer lugar un par de ejemplos de validación de datos, para evitar cometer errores con números enteros y decimales o porcentajes. La validación de datos funciona de la siguiente forma: tenemos que seleccionar la celda a la que queremos aplicar esa regla de validación y después desde la ficha Datos activamos Validación de datos. Ahora, en Permitir elegimos el tipo de dato que queremos validar. Como nuestro primer ejemplo trata de números enteros, por ejemplo estamos hablando de edades, así que vamos a elegir 'número entero'. Y como en este supuesto las edades que se tienen que introducir están entre 15 y 30 años, ambas inclusive, pues vamos a poner un 15 en Mínimo y en Máximo 30. Aceptamos y ahora vamos a comprobar si la validación cumple su objetivo. Vamos a introducir, por ejemplo, un 8. Y Excel nos rechaza la cantidad, puesto que no está entre 15 y 30. Vamos a hacer algo parecido con porcentajes o lo que es lo mismo, decimales. Vamos a la ficha Datos, después de haber seleccionado la celda, Validación de datos, Permitir 'Decimal'. Y en este caso, nuestro ejemplo obligaba a que el porcentaje sea menor que el 5 %. Así que vamos a elegir 'Menor que', y ahora vamos a poner 5 %, que como de costumbre en Excel hay que introducirlo en tantos por uno. Ahora aceptamos. Antes de comprobarlo, tenemos que dar formato de porcentaje a la celda. Y ahora vamos a comprobar, por ejemplo con un 2 %, Excel permite que sea introducido el dato. Sin embargo, con un 60 % lo rechaza. De forma similar a los números, también podemos validar fechas. En este caso iríamos a Datos, Validación de datos y ahora permitiríamos 'Fecha'. En el ejemplo, nos dice que se trata de una fecha máxima de inscripción, por lo tanto tendríamos que elegir Datos 'Menor o igual que', y la fecha final vamos a poner por ejemplo 25/6/2013, que nos propone el ejercicio. Aceptamos y ahora vamos a comprobar que si ponemos 25 de julio de 2013, es decir, un mes después, nos rechaza esa fecha. Sin embargo, 25 de junio de 2013 nos la acepta. Vamos ahora con el tercer apartado, que se trata de un ejercicio algo más avanzado. Consiste en aplicar una validación de datos a un rango de celdas, de tal forma que nos impida introducir valores duplicados. Para ello seleccionamos el rango donde no debe haber valores duplicados, vamos a la ficha Datos, Validación de datos y vamos a elegir 'Personalizada'. Después, donde pone Fórmula, vamos a escribir esta fórmula, concretamente es la función CONTAR.SI, que lo que hace es comprobar el dato de cada una de las celdas y contar en toda la columna cuántas veces aparece. Como al final hemos puesto menor que dos, la validación de datos nos permitirá introducir el dato si lo que queremos introducir se contabiliza menos de dos veces, es decir, una vez. Así que aceptamos y vamos a comprobar. Vamos a introducir un dato duplicado, como puede ser este, y Excel nos lo rechaza. Por ejemplo, si introducimos otro dato que no está duplicado, lo acepta.

Excel 2013: Análisis y gestión de datos

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2:06 horas (30 Videos)
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