Excel 2016: Análisis y gestión de datos

Validando valores numéricos y fechas en Excel 2016

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En este vídeo vamos a ver los pasos a seguir para validar datos que tienen formato de número o de fecha y de ese modo garantizarnos que en la celda correspondiente solo se introduzcan los valores deseados y en el formato correcto.

Transcripción

Cualquier usuario de Excel aspira a manejar la hoja de cálculo lo mejor posible para conseguir, normalmente tres objetivos. Uno de ellos es ser más productivos, es decir, hacer las cosas más rápidamente. Otro objetivo es conseguir más potencia de cálculo Y el tercer objetivo es cometer menos errores La herramienta que vamos a presentar en este vídeo sirve, precisamente, para este tercer objetivo. La reducción de errores al introducir datos por mediación del teclado. Se trata de validación de datos y vamos a hacer un par de pruebas en este primer apartado que tenemos preparado en estas celdas, que tienen un fondo amarillo. En primer lugar, vamos a aplicar unas validaciones de datos aquí en esta celda, para empezar, para evitar que nos podamos equivocar e introduzcamos fechas que no estén en el rango entre 15 y 30 años Vamos a seleccionar la celda y hacemos clic en Datos, y ahora, Validación de Datos Donde pone Permitir, en este campo, ahora vamos a elegir Número entero, porque las fechas, se tratan de ese tipo de dato. Y donde pone Datos, Entre, vamos a dejar esto igual, y Mínimo vamos a poner 15 y Máximo, 30 Aceptamos, y vamos a probar, si ponemos un 8, Excel no nos lo permite. Si ponemos un 17, sí lo permite. De forma similar, se puede aplicar validación de datos para porcentajes, o, lo que sería lo mismo, para decimales Validación de datos Permitir decimal, y ahora vamos a elegir, en vez de Entre, que nos ofrece mínimo y máximo, vamos a elegir Menor que, porque el ejercicio nos dice que el porcentaje que se tiene que permitir, es menor que el 5%. Y ahora, en el campo vamos a introducir 0,05 Hay que recordar que los porcentajes se ponen en tantos por 1 Aceptamos, vamos también a dar formato de porcentaje a esta celda, Y ahora, por ejemplo, introducimos un 2% y nos lo permite. Pero si introducimos un 8% nos lo impide. De forma similar, también podemos validar fechas Seleccionamos la celda, vamos a la ficha Datos, Validación de datos y Permitir fecha Puesto que el ejercicio nos propone que sea una fecha máxima de inscripción, tendríamos que elegir, en el campo Datos, Menor o igual que Ahora, la fecha final, tendríamos que poner 25 de junio de 2013 Y vamos a probar con distintas fechas. Si introducimos una fecha como 25 de julio de 2013, Excel no nos lo va a permitir. Sin embargo, si introducimos 25 de junio de 2013, la misma fecha límite, lo debe permitir, así como también otras fechas inferiores. En el tercer apartado, vamos a practicar con un caso más avanzado, y que aprovecha también las cualidades de validación de datos Se trata de aplicar una validación a un rango de datos como es esta columna de esta tabla, para evitar que aquí se puedan introducir datos duplicados. Este caso se suele dar mucho en columnas donde hay que introducir números de DNI, códigos de artículos, apellidos, etc Para conseguir nuestro objetivo, tenemos que tener el rango seleccionado, y después ir a Datos, Validación de datos, y en el campo Permitir, vamos a elegir Personalizada. Y ahora, obtendremos aquí la posibilidad de introducir una fórmula en este campo. Tenemos que introducir esta fórmula, que concretamente consta de una función que se llama Contar.SI Lo que hace esta función es, en el rango que nosotros escribamos dentro de sus argumentos, va a contabilizar las veces que aparece cada una de las celdas. Normalmente, la celda donde vamos a introducir el dato. Y la validación de datos solo va a permitir que sea introducido finalmente el dato en el caso de que el recuento de veces que aparece el dato que estamos introduciendo sea menor que 2 Es decir, que sea 1 Así que, con todo esto, hacemos clic en Aceptar y ya tendríamos nuestra validación. Vamos a comprobarlo, por ejemplo, escribiendo un dato que previsiblemente no nos lo va a aceptar. Presionamos Intro, y vemos cómo Excel lo rechaza. Si ahora introducimos cualquier otro valor que no esté duplicado lo acepta.

Excel 2016: Análisis y gestión de datos

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2:09 horas (31 Videos)
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