Excel 2016: Validación de datos

Validación de datos personalizada en Excel 2016

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También es posible crear validaciones de datos personalizadas con la ayuda de las funciones u otras fórmulas. En este vídeo pondremos algunos ejemplos de frecuente utilización que podrán ser aplicados por muchos usuarios.

Transcripción

Vamos a aprender tres aplicaciones posibles y avanzadas de la Validación de datos personalizada. Con ello nos daremos cuenta del potencial que tiene conocer a fondo esta herramienta de Excel. El primero de los ejercicios consistirá en introducir una validación de datos en esta columna que impida que un ítem sea introducido más de una vez, es decir, impide que sea duplicado. Así que para conseguir esto, vamos a seleccionar este rango de celdas, ya lo tenemos hecho y ahora desde Datos Validación de datos Permitir Personalizada. Ahora tenemos que escribir la siguiente fórmula. Se trata de una función "contar.si" que hará un recuento en este rango de todos los valores que se vayan introduciendo en cada una de estas celdas. Cuando al introducir el valor en cualquiera de esas celdas el recuento sea mayor que 1, lo que estará ocurriendo es que estamos duplicando el dato y, por lo tanto, Validación de datos nos impedirá que el dato sea finalmente introducido. Así que comenzamos a escribir la fórmula Es igual a "contar.si", seleccionamos el rango y también le agregamos, mediante F4 unos signos dólar para fijar esas referencias, ahora punto y coma y seleccionamos la celda de arriba, la primera celda del rango, ahora ya podemos cerrar paréntesis e igualar a 1. "contar.si($C$11:$C$14; C11)=1 Quiere decir que cuando el recuento sea igual a 1 todo esto dará como resultado Verdadero y, por lo tanto, Validación de datos permitirá la introducción. Vamos a hacer clic en Aceptar y hacemos la prueba. Vamos a introducir números, en este caso es el primero evidentemente no puede estar duplicado. Vamos a introducir una claramente distinto tampoco ocurre nada, pero ahora vamos a intentar duplicar y vemos como Excel nos lo impide. Volvamos a intentar duplicar y vuelve a impedir. Conseguido el primer reto vamos ahora con el segundo ejercicio. Se trata de impedir que un usuario pueda introducir en esta celda un dato que sea impar. Esto lo vamos a hacer mediante una función que es, "residuo", que lo que va a hacer es dividir entre 2, es decir entre el valor que tiene en su segundo argumento, y el resultado se iguala a 0, es decir, que el resultado de dividir este valor entre 2 tiene que ser 0, en otras palabras, tiene que ser un número par. y cuando se cumpla, entonces, Validación de datos permitirá la introducción de los mismos. Vamos a empezar eliminando este 4, y ahora con la celda seleccionada, vamos a Datos Validación de datos Permitir Personalizada y en la fórmula empezamos a escribir =residuo, abrimos paréntesis, seleccionamos la celda protagonista que es G20, punto y coma, un 2 porque se tiene que dividir entre 2 y eso tiene que ser igual a 0. =residuo(G20;2=0 Ya podemos Aceptar y comprobar. Si introducimos un 4 no ocurre nada, si introducimos un 5 Excel lo impide. Y ahora vamos a por nuestro tercer ejercicio. Este último se trata de impedir que un ususario pueda introducir datos en determinadas celdas si no ha cumplimentado una de ellas. Por ejemplo la celda Nombre. Es decir, obligamos a que el usuario, primero, introduzca su nombre y después ya le permitiremos que siga cumplimentando el formulario. Tenemos que hacer notar que aquí hay una celda con una función, la función "largo", que lo que hace es un recuento de los caracteres del dato que hay introducido aquí. Si aquí no hay nada, el recuento será 0 y entonces Validación de datos se fijará en esta celda e impedirá que se puedan introducir datos en otras celdas. Vamos a la práctica. Seleccionamos todas las celdas implicadas. Ahora vamos a Datos Validación de datos Permitir Personalizada y la fórmula, vamos a escribir es =C27, que es la celda que se tiene que vigilar para ver la longitud del texto que se ha introducido en Nombre, también lo vamos a hacer con signos dólar, es decir presionando F4, y ahora escribimos mayor que 0 porque esa es la condición. =$C$27 0 Aceptamos, y vamos a hacer la prueba. Vamos a intentar escribir en apellidos sin que hayamos cumplimentado el nombre. Vemos como Excel lo impide. Ahora vamos a cumplimentar Nombre. Ahora también vemos que en esta celda aparece la longitud o el número de caracteres de este texto, y vamos a ver qué ocurre, si Excel, en esta ocasión, nos deja introducir apellidos. Efectivamente nos deja.

Excel 2016: Validación de datos

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Fecha de publicación:17/11/2016

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