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Outlook 2011 para Mac esencial

Usar las categorías de color de Outlook 2011

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Las categorías de color nos permiten identificar y agrupar elementos de Outlook fácilmente. Asignar una categoría de color a un grupo de elementos interrelacionados, como notas, contactos, citas y mensajes de correo electrónico, nos ayudará a poder realizar un seguimiento posteriormente. En este vídeo vamos a ver cómo crear una categoría y cómo asignarla a uno o varios mensajes.

Transcripción

Las categorías de color nos permiten identificar y agrupar elementos de Outlook fácilmente. Asignar una categoría de color a un grupo de elementos interrelacionados como las notas, los contactos, las citas y los mensajes de correo electrónico nos ayudará a poder realizar un seguimiento posteriormente. También nos ayudará a agrupar y a ordenar los mensajes de correo o el resto de información que tengamos. Vamos a ver cómo crear categorías nuevas, cómo utilizar las ya existentes y cómo categorizar determinados mensajes. Observemos en pantalla que ya tenemos algunos mensajes categorizados, por ejemplo, estos que pertenecen a la categoría "Proyecto" o este que pertenece a la categoría "Curso". Estos mensajes identifican siempre la columna "Categorías", el resto de mensajes que no tienen nada en esta columna, es que no han sido categorizados. No hace falta que categoricemos todos los mensajes sino aquellos que quisiéramos tener destacados y que quisiéramos después organizar o encontrar más rápidamente. Podemos acceder a las categorías desde la pestaña "Inicio" en el icono de "Clasificar". Si hacemos clic podremos ver cada una de las categorías que ya han sido creadas, las categorías que nos hemos creado nosotros, separadas por una línea, e incluso tenemos la posibilidad desde aquí de agregar nuevas categorías o editar las existentes. Vamos a ver cómo agregar una nueva categoría. Hacemos clic en la opción "Agregar nuevo". En este caso solamente tenemos que darle el nombre que queremos que lleve dicha categoría. Por ejemplo, vamos a crear la categoría "Equipos informáticos". Hacemos clic en "Aceptar" y ya tenemos la categoría lista para ser aplicada. En este caso lo que vamos a hacer, se nos ha aplicado por defecto al correo que teníamos seleccionado, para poderla quitar simplemente desde el botón derecho del ratón hacemos clic en la categoría correspondiente y automáticamente desaparece. Ahora aquellos mensajes que queramos marcar con esa categoría, solamente tenemos que seleccionarlos y aplicar la categoría. Vamos a seleccionar varios mensajes con la tecla "Comando" y vamos a aplicarle la categoría. Podemos hacerlo desde el botón derecho del ratón, también podemos hacerlo desde el botón de "Clasificar" y si es un único mensaje el que queremos clasificar y ya lo tenemos abierto, podemos, incluso, clasificarlo desde la pestaña "Mensaje" en el botón de "Clasificar". Por tanto, fijémonos lo útil que es crear estas categorías y clasificar los mensajes. Ahora si yo quiero juntar todos los mensajes que pertenecen a la misma categoría, simplemente tengo que hacer clic en el encabezado de "Categorías" para que esos mensajes se ordenen por categoría. Por tanto, tengo la categoría "Curso", el mensaje aparece en el color de la categoría, la categoría "Equipos informáticos" y la categoría "Proyectos". Fijémonos que al pinchar en el botón "Clasificar" y crearnos la categoría desde "Agregar nueva" fue Outlook el que nos seleccionó el color de la categoría. Nosotros podríamos haberlo variado, de todas formas, si queremos podemos evitar las categorías ya creadas. Por ejemplo, tenemos la categoría "Equipos informáticos" con este color podríamos cambiarlo por otro. En este caso, fijémonos cómo ya en la bandeja de entrada todos los mensajes que están clasificados en esa categoría han sido modificados. Si necesitamos modificar el nombre de la categoría hay que hacer clic, después otra vez clic, eliminar el nombre de la categoría y dejar el nuevo nombre, todos los mensajes que pertenezcan a esa categoría han sido modificados. Si necesitamos eliminar alguna categoría que no sea útil, podríamos hacerlo simplemente seleccionándola y pulsando el botón de "Eliminar". Este botón que tenemos representado por un menos, elimina la categoría. Nos pregunta Outlook si estamos seguros que queremos eliminarlo, quitará esa categoría a todos los mensajes que la contienen, vamos a decirle "Eliminar" y ahora mismo ya no tenemos esa categoría. También podemos decirle que tenemos activada la opción de "Asignar categorías a mensajes desde contactos clasificados", es decir, desde los contactos podemos también asignar una categoría a un mensaje y también tenemos activada la opción de "Mostrar nuevas categorías" en el panel de navegación, es decir, de forma predeterminada, al crear una nueva categoría, esta se muestra en el panel de navegación. La categoría "Correo no deseado" no se puede eliminar, como podemos ver el botón de "Eliminar" está desactivado y dos categorías no pueden compartir el mismo nombre, es decir, no puedo nombrar dos categorías de la misma manera. Sí que es cierto que a un mensaje puedo asignarle dos categorías, o tres, o más. Simplemente con el botón derecho del ratón podría ir asignándole las categorías que fueran necesarias. Si necesito encontrar rápidamente los mensajes que pertenecen a una categoría, aparte de ordenarlos por la columna "Categorías", como ya hemos visto, puedo filtrarlos a través del botón de "Filtro", seleccionando la categoría correspondiente. En este caso, vamos a elegir la categoría "Proyecto", de esta manera, tenemos ahora en "Bandeja de entrada", solamente los mensajes que pertenecen a esa categoría. Una vez que ya los hemos visto, desactivamos el filtro, volviendo a pinchar en la misma opción. Como hemos visto, las categorías son muy útiles para clasificar y ordenar mensajes

Outlook 2011 para Mac esencial

Maneja tu bandeja de correo electrónico con Outlook 2011 para Mac, aprende cómo etiquetar, ordenar y priorizar tus emails, así como a organizar tus contactos y agendas.

3:12 horas (57 Videos)
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Fecha de publicación:16/02/2017

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