Outlook 2016 práctico: Trucos de productividad

Usar categorías del calendario y avisos con Outlook 2016

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Los avisos son una de esas cosas que marcan la diferencia entre un trabajo moderno, y aprovechando las tecnologías, y un trabajo obsoleto. También veremos en este vídeo la configuración de categorías para clasificar nuestras citas por colores.

Transcripción

Vamos a aprender a utilizar las categorías de calendario y los avisos. Tenemos que empezar diciendo que las categorías no funcionan en una cuenta de correo electrónico que esté configurada como IMAP. Vamos a demostrarlo con un ejemplo. Aquí tenemos un calendario de una cuenta IMAP, en el que vamos a hacer doble clic, por ejemplo, en este día, para generar una nueva cita. Podemos ver cómo dentro de la ficha Evento no tenemos posibilidad con ningún comando de poder categorizar este evento. Sin embargo, vamos a cerrar, y si nos vamos a un calendario de una cuenta Exchange, podremos ver que esta funcionalidad sí la tenemos disponible, dentro de Evento, y del grupo Etiquetas, aquí tenemos la opción de Categorizar. Por último, y para cerrar este capítulo introductorio, diremos que las cuentas que están configuradas como cuenta POP sí pueden categorizar y por lo tanto también nos encontraremos este comando. Así que vamos a terminar de crear esta cita, y ahora la categorizamos desde este desplegable con la opción que queramos. Aparece una banda de color, que es el que corresponde a esa opción. Si hacemos clic en Guardar y cerrar, aquí tendríamos nuestra cita de calendario. Si quisiéramos cambiar el color, también desde aquí podríamos hacer clic con el botón derecho y, en Categorizar, por ejemplo, cambiar a este color. Y la pregunta que muchos de los usuarios se estarán haciendo en este momento es cómo personalizar los colores de las categorías. Pues vamos a ello. Desde Categorizar, vamos a hacer clic en Todas las categorías. En este cuadro de diálogo tenemos todas las opciones que necesitamos. Por ejemplo, esta categoría, Día no laborable, podemos cambiar el nombre haciendo clic aquí y presionando Intro. Por supuesto, podemos crear nuevas categorías con el color que elijamos. Y una vez que la tenemos seleccionada, también podemos cambiar posteriormente el color. Por supuesto, también podríamos eliminar esa categoría. Como vemos, no es nada difícil personalizar nuestras categorías. Y otra cosa interesante que podemos hacer con una cita es agregar un aviso. Una vez que la tenemos abierta, dentro del grupo Opciones, tenemos Aviso. En principio, y por defecto, pondrá Ninguno, pero si establecemos, por ejemplo, dos días, lo que ocurrirá es que, con dos días de antelación a la fecha de la cita, obtendremos un aviso en Outlook. Guardamos y cerramos y también nos aseguramos desde Archivo, Opciones, que los avisos están activados. En Opciones de Outlook, como decíamos, dentro del menú Avanzado, hay un apartado que es Avisos, y aquí tenemos que hacer clic en Mostrar avisos. Si queremos ver un adelanto de lo que será esa ventana de avisos que emergerá en nuestra pantalla, la podemos ver desde Vista, Ventana Avisos. Y con la lista de avisos que tengamos en este cuadro de diálogo, podremos descartarlos, o incluso posponerlos un determinado tiempo. Los avisos que se descartan ya no vuelven a figurar en esta ventana y los que se posponen volverán a aparecer en próximos avisos según la opción elegida.

Outlook 2016 práctico: Trucos de productividad

Aprende estos trucos de Outlook 2016, el potente gestor de correo electrónico de Microsoft, que te permitirán obtener máximo rendimiento, ganar en eficacia y, sobre todo, tiempo.

1:24 horas (28 Videos)
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Fecha de publicación:8/11/2016

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