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Access 2016 avanzado: Formularios e informes

Totalizar datos en el informe en Access 2016

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Al final, en nuestro informe queremos ver datos de resumen, como totales, distintos subtotales, etc. Vamos a ver cómo creamos esas fórmulas y, sobre todo, dónde usamos esas fórmulas y dónde no se pueden poner.

Transcripción

Vamos a ver ahora cómo podemos totalizar datos. Aquí por ejemplo en el pie de país voy a poner un campo calculado, un campo 'ab'. Entonces aquí le voy a quitar la etiqueta y en la parte independiente voy a poner la siguiente formulita. Le voy a decir que lo primero es '=suma' porque lo que quiero que haga es que me sume. ¿El qué? La formulita que yo le doy aquí. Aquí podríamos pensar que puedo poner el campo 'bruto'. Pero ojo si ponemos esto nos daría un error. ¿Por qué? Porque el campo 'bruto' es un campo del informe es este campo de aquí. Y para poder totalizar tenemos que usar siempre campos del origen de datos. Entonces vamos a tener que poner la formulita y cuando tenemos la fórmula recordar que hemos empezado por 'suma' o sea tengo que cerrar el paréntesis, que no se nos olvide. Aquí vemos la fórmula entera y en el formato le voy a decir que utilice el formato de euro. Voy a la vista preliminar y entonces si voy al final de un país por ejemplo ahí ya tengo el total. Lo voy a colocar un poquito. Tal y como está queda muy feo. Le voy a quitar el borde. En este caso lo voy a dejar así para que se vea bien la fórmula pero lo voy a echar a la izquierda. Eso ya sería ponerlo al lado. Voy a hacer esto un poquito más estrecho. Y ya ahí lo tengo colocado. Y ahí lo tendría. Bueno puesto así, si tengo un país un poco más largo puede que me lo corte. pero quería poner lo que era la operación, al lado del país. Con esta misma operación, me voy al diseño y selecciono la fórmula que acabo de hacer le digo 'Copiar' y voy al pie del informe. Y ahí pego. Al pegar esta fórmula en el pie del informe ¿qué es lo que va a hacer? Va a sumar todos los registros del origen de datos. Depende de dónde pongamos la fórmula va a sumar unos registros u otros. Si lo pongo en el pie de país me sumará los de ese país y si lo pongo en el pie del informe me sumará todos los del origen de datos. Si voy a la vista preliminar y voy a la última página aquí en la parte superior vemos que tenemos el total de todo lo que se ha vendido en este origen de datos. Si me voy al diseño esta fórmula, yo puedo pensar que la pongo en el pie de página. Pero si la pongo en el pie de página me da error. ¿Por qué? Porque el pie de página no es ninguna parte lógica de la base de datos. Entonces no se pueden hacer fórmulas de totalización dentro del pie de página.

Access 2016 avanzado: Formularios e informes

Aprende a crear informes con Access 2016, exportarlos en formato PDF y cómo transformar esa información en formularios para facilitar las tareas con las bases de datos.

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