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Excel 2016: Tablas dinámicas

Tener siempre actualizada una tabla dinámica en Excel 2016

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Esta no es una opción propia de las tablas dinámicas, pero sí es algo que puede hacer de complemento perfecto para ellas. Tan solo tenemos que utilizar una sencilla línea de código de Visual Basic for Applications.

Transcripción

Antes de entrar en la temática principal de este vídeo vamos a recordar la problemática de la actualización en las tablas dinámicas. Como ya sabemos, una tabla dinámica no se actualiza automáticamente si en la tabla de origen cambia un dato. Por ejemplo, vamos a poner un dato significativamente grande, aquí en la tabla origen y ahora podemos ver que en la tabla dinámica no aparece por ningún sitio. Para que la tabla dinámica se actualice tenemos varias opciones, una de ellas es con el propio botón derecho del ratón hacemos clic en cualquier parte y ahora elegimos 'Actualizar' Ahora ya vemos como en esta celda aparece el dato que cambiamos. Pero esta no es la única forma de que una tabla pueda actualizarse, manualmente, nos referimos. También podemos actualizar la tabla dinámica de forma automática al abrir el archivo, es decir, hacemos clic en cualquier parte de la tabla dinámica y después elegimos 'Opciones de tabla dinámica'. Ahora en la pestaña 'Datos' podemos hace clic en 'Actualizar' al abrir el archivo y eso justamente es lo que ocurrirá cada vez que ejecutemos ese archivo. También obtenemos ahora un mensaje diciendo que si activamos esa opción se actualizarán todas las tablas dinámicas que tengan exactamente el mismo origen. Hacemos clic en 'Aceptar' Una vez hemos aprendido esas dos formas de actualizar la tabla dinámica vamos a aprender una tercera. Esta tercera tiene como objetivo que la tabla dinámica esté permanentemente actualizada, es decir, cada vez que activemos la hoja donde está situada la tabla dinámica, se va a actualizar. Para ello lo que tenemos que hacer es grabar una macro y con el código resultante tenemos que crear un evento que actualice automáticamente esta tabla al activar la hoja. Para grabar una macro tenemos que tener activada la ficha 'Desarrollador'. Si no es así, tendríamos que ir a la ficha 'Archivo' 'Opciones' 'Personalizar cinta de opciones' y asegurarnos de que esta casilla de verificación está activa. Una vez tenemos la ficha 'Desarrollador' vamos a hacer clic en 'Grabar macro'. Da igual el nombre que pongamos a la macro aquí donde pone 'Guardar macro en' vamos a asegurarnos de que pone "Este libro" y hacemos clic en 'Aceptar" Ya estamos grabando la macro, podemos ver aquí que el botón ahora pone detener grabación y vamos a hacer clic sobre la tabla dinámica en cualquier celda, aunque ya hubiese una celda de la tabla dinámica seleccionada hacemos ese clic y también vamos a actualizarla, botón derecho y actualizamos. Ya podemos detener la grabación. Hacemos clic y ahora vamos a abrir Visual Basic para copiar el código que se ha generado. En el editor de Visual Basic tenemos que buscar dentro del explorador de 'Proyectos' el proyecto o libro que tenemos abierto, 'VBAProject', (Tabla origen y Tabla dinámica para libre utilización), este era el nombre de nuestro libro. Dentro de ese proyecto habrá dos carpetas, una de ella es 'Microsoft Excel Objetos' y otra 'Módulos' dentro de 'Módulos" habrá, al menos un módulo, hacemos doble clic y ahora ya podemos ver el código que se ha grabado. Vamos a hacer clic en el lado izquierdo de esta línea y vamos a copiarla, 'Control+C" y ahora desplegamos esta carpeta, 'Microsoft Excel Objetos' y tenemos que seleccionar con un doble clic la hoja donde está nuestra tabla dinámica, que era 'Hoja2' llamada "TD". Una vez que hemos hecho el doble clic en este desplegable elegimos 'Worksheet' y en 'SelectionChange' elegimos la primera de las opciones que es 'Activate'. Ahora entre este protocolo de entrada y este de salida, justo en medio, podemos pegar nuestra línea de código que habíamos previamente copiado. Estas dos líneas ya las podemos eliminar y también podemos cerrar el editor de código. Ahora lo que debe ocurrir es que al activar la hoja de la tabla dinámica en ese momento se debe actualizar. Vamos a hacer la prueba. Por ejemplo, vamos a fijarnos en esta celda que tiene un valor bastante grande, más de 900 000, vamos a tabla origen, como sabemos la procedencia, vamos a cambiarlo por otro valor muy pequeño y ahora al hacer clic en esa hoja el valor tiene que haber cambiado. Efectivamente, ya ha cambiado. Hemos conseguido actualizar esta tabla dinámica nada más activar su hoja. Por último, nos queda comentar que puesto que este libro ya contiene una macro, concretamente la que hemos alojado dentro de esta hoja, tenemos que asegurarnos de que posteriormente se podrá ejecutar. Nos referimos a que Excel exige que los libros que contienen macros estén guardados en un formato adecuado, es decir, en formato habilitado para macros. Vamos a guardar este archivo utilizando 'Guardar como'. Elegimos una ubicación y ahora nos tenemos que asegurar que en el campo 'Tipo", mediante este desplegable, tenemos seleccionada la opción 'Libro de Excel habilitado para macros' Ahora sí, podemos guardar y el libro se podrá ejecutar perfectmente.

Excel 2016: Tablas dinámicas

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2:24 horas (39 Videos)
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Fecha de publicación:15/12/2016

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