Fundamentos de la gestión de proyectos

Técnicas para llevar a cabo una buena comunicación

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Como gestor te tienes que comunicar con trabajadores de todos los niveles de la organización, desde el cliente y el equipo de directivos a los empleados que hacen el trabajo. La comunicación no solo consiste en decirle algo a alguien, consiste en hacer llegar un mensaje, que el otro lo entienda y haga algo relacionado con él.
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Transcripción

(mujer) Como gestor, te tienes que comunicar con trabajadores de todos los niveles de la organización. desde el cliente y el equipo de directivos hasta los empleados que hacen el trabajo. La comunicación no solo consiste en decirle algo a alguien, consiste en hacer llegar un mensaje, que el otro lo entienda y haga algo relacionado con él. Con buenas habilidades de comunicación tú y tu equipo harán mejor el trabajo. Primero: hazte entender. Empieza diciéndole a tu interlocutor porqué tu mensaje es importante, así conseguirás su atención para que te escuche. Segundo: explica tu argumento. Así no perderás tiempo si a tu público le cuesta concentrarse o tu tiempo se limita a un viaje en ascensor de tres pisos. Tercero: adapta tu mensaje a tu público. En otras palabras, céntrate en lo que es relevante para ellos y usa términos que le sean comprensibles. En un proyecto que gestioné, el cliente pedía mucho y muy rápido. El equipo estaba saturado y agotado. En las reuniones, los directivos se centraban en las ventas y beneficios previstos. Los miembros del equipo se retorcían en sus asientos, lo único que escuchaban era que tenían que trabajar aún más. Cuanto tuve que hablar con ellos, me centré en cómo el proyecto beneficiaría al equipo. Ese mensaje adaptado fue beneficioso para el equipo e hicimos que el proyecto fuera un éxito. Cuarto: sé positivo y proactivo. Si tienes que discutir un problema, enúncialo y después planea cómo manejarlo. Aquí tienes otros consejos para mejorar la comunicación. Escuchar es tan importante como hablar. Cuando tú seas el público, presta atención a la persona que está hablando contigo. Ni celulares, ni mensajes de texto, ni emails. Sé que cuesta, pero vale la pena. Conseguirás que se hagan más cosas. Presta atención a la comunicación no verbal. En persona, fíjate en el lenguaje corporal y en las expresiones faciales. Al teléfono, escucha la entonación de la voz. Haz reuniones presenciales para la comunicación difícil delicada o crucial, para que tú y los oyentes puedan recibir los mensajes verbales y los no verbales. Ten la mente abierta. La conversación en las reuniones son una pérdida de tiempo si no escuchas lo que dice el otro. Para mejorar tu comprensión, parafrasea lo que has escuchado o dile al otro que lo haga. Explicándole información con tus propias palabras demuestras que entiendes y le das al otro la oportunidad de corregirte si has entendido algo mal. Por último, aprende a usar bien el email. Es rápido y fácil, pero también puede suponer problemas. Al igual que en otro tipo de comunicación, dedícale tiempo para escribir un mensaje claro y efectivo. Te ahorrará tiempo al reducir idas y venidas de emails. Escribe un asunto que informe. Si te han pedido hacer algo y tienes una fecha de entrega, inclúyela en el asunto. Empieza con tu objetivo. Empieza con lo que crees que es importante y después rellénalo con los detalles. Un buen email es como un artículo periodístico que presenta la información clave en los primeros párrafos. Revisa tus mensajes, los errores de ortografía, de edición o gramaticales, pueden cambiar radicalmente el significado de un mensaje. Confirma que tus emails llegan. Si no obtienes respuesta escribe otro email, llama o haz una visita. Cuidado con el humor porque en los emails no funciona bien. Úsalo solo con la gente que conoces bien y haz saber que estás de broma. La buena comunicación es algo en lo que tienes que trabajar constantemente, si lo haces tú y tu equipo, trabajarán mejor.

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Aprende a gestionar proyectos para alcanzar tus objetivos y metas impuestas en tus tareas y trabajos de cada día con mayor eficacia, ¡hasta en los proyectos más sencillos!

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Fecha de publicación:11/11/2016

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