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Tareas en Asana, primeros pasos

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Las tareas son una parte muy importante de la gestión de un proyecto y vamos a dar los primeros pasos para crear una de ellas. Cada tarea tiene muchísimas opciones, y en este vídeo rellenaremos las más básicas en un principio.
08:08

Transcripción

Vamos a empezar a trabajar con las tareas, y yo he creado una sección; y, simplemente, con pulsar "retorno de carro", accederé a la creación de una nueva tarea. Ahora, tenemos que tener en cuenta que nosotros hemos empezado a trabajar con una sección y una serie de tareas, pero estas tareas no están asignadas a un proyecto. De hecho, si yo pulso en mi proyecto de "Newsletters", vemos que esto está vacío. Yo lo que puedo hacer es crear las tareas simplemente añadiéndolas, y después asignándolas a un proyecto en concreto, o ya entrar dentro de un proyecto y empezar a asignar tareas. Vamos a volver atrás para acceder a nuestros proyectos personales. Yo puedo seleccionar esta sección y añadirlo en proyecto, solo tengo que añadir una letra, o varias letras, para seleccionar este proyecto. Si te fijas, no solo puedes editar esta opción, sino que, adicionalmente, puedes hacer que una sección trabaje con varios proyectos. De forma que, planificar con antelación la estructura de un proyecto, simplemente la estructura y luego tener varios proyectos, nos va a ayudar, específicamente, a reutilizar tareas en diferentes proyectos; sobre todo cuando son comunes. Cuando, además, adicionalmente varios proyectos concurren en un mismo trabajo, y tienen diferentes opciones sin embargo, tienen diferentes características, pero tienen tareas que son comunes, puedes añadir estas diferentes tareas a través de las secciones o de las propias tareas directamente a varios proyectos. Vamos a centrarnos ahora con las tareas. Yo tengo aquí una nueva tarea, y vamos a ir paso a paso con las diferentes opciones del trabajo con tareas. En este caso, vamos a denominar esta tarea en concreto "Recopilación de recursos". Ya la tengo aquí, voy a añadirla a mi proyecto de "Diseño de Newsletters". Ya vemos cómo me aparece marcada al respecto del proyecto, y tengo aquí este pequeño icono que me permite decidir qué voy a hacer con esta tarea. Si va a ser para realizarla hoy, para hacerla a continuación o para hacerla más adelante. Voy a decir que es para hacerla hoy. Inmediatamente vemos cómo se me reorganiza la lista de tareas disponibles, para indicarme que la tengo que hacer hoy. Puedo, evidentemente, seleccionarla y cambiarlo para que sea a continuación, o, simplememente, para más tarde, y tener aquí esa lista de tareas, teniendo en cuenta que se me va a reorganizar toda esa información con rapidez. Recuerda también que puedes, en cualquier momento, cuando vayas añadiendo más tareas, mover estas tareas arriba y abajo para reorganizarlas con rapidez. Vamos a entrar de forma específica dentro de nuestro proyecto porque le hemos añadido a nuestro proyecto de "Diseño de Newsletter", y ya hemos hecho clic en esta tarea, y vemos que está asignada a mi persona, y yo le puedo asignar una fecha en la que tiene que estar terminada. Puedo añadir una fecha específica o que se repita de forma secuencial. En este caso, le añadiremos esta fecha. La podremos marcar, o no, como favorita, y empezaremos a añadir aquí subtareas. Esto es muy interesante porque nos permite agrupar diferentes subtareas dentro de una tarea más general, en lugar de empeza a añadir aquí muchas pequeñas tareas, muchas de las cuales estarán relacionadas, pero pueden estar desorganizadas. Así, lo que favorecemos con Asana es la estructuración de contenidos, reuniendo todas las minitareas de una tarea mayor directamente dentro de ella. Así que lo que voy a hacer es añadir una minitarea, como por ejemplo, sería la "Recopilación de fotografías", "Selección de la fotografía más adecuada", añadiríamos una tarea más que sería "Recopilación de textos", "Selección de textos", "Corrección de textos", etcétera. Cada una de estas tareas puede tener su propia fecha de terminación. Por ejemplo, esta, y podemos asignar, de forma específica, a quién le vamos a dar esta tarea. En este caso, por ejemplo, no tenemos personas para esta tarea en concreto, así que vamos a invitar a una persona a trabajar con nosotros. Podríamos añadir más personas, utilizando comas. Lo invitaríamos, y recibiría una invitación para colaborar. Ahí lo tenemos. Adicionalmente, podríamos trabajar con notas específicas. Es decir, aquí podríamos, en "Recopilación de fotos", añadir, evidentemente, una descripción de lo que requiere esta tarea, y empezar a interactuar a través de comentarios, añadiendo comentarios sobre "ya he subido las fotografías". Puedo añadir, evidentemente, adjuntos, que serían bien recibidos, en este caso en concreto. Pero vemos cómo esta tarea está asignada a esta persona. Yo, como administrador, evidentemente, puedo gestionar los diferentes usuarios asignados a una tarea. Vamos a volver a la tarea general. Yo tengo aquí las diferentes opciones de estas tareas, y, adicionalmente, cuando esté trabajando con estas opciones, yo puedo añadir archivos generales para todas estas tareas. Por ejemplo, archivos desde Dropbox, desde Google Drive o desde Box. Es muy interesante añadir archivos desde Google Drive, porque esto nos permite, por ejemplo, disponer de archivos de texto de hojas de cálculo, de presentaciones, pero, sobre todo, de hojas cálculo y de archivos de texto a los que hemos invitado, también, a otros usuarios a colaborar. De forma que, suplimos el acceso a diferentes tipos de características que no están disponibles en Asana, como, por ejemplo, un editor de texto es colaborativo o una hoja de cálculo es colaborativa, la añadiríamos directamente desde aquí. Tendríamos que dar permiso, permitiríamos a Asana a acceder a Google Drive, y el interfaz nos permite seleccionar cualquier tipo de archivo que nosotros hayamos creado con antelación. Por ejemplo, este archivo lo añadiríamos y tendríamos aquí un archivo específico y podemos añadir otros archivos. Al hacer clic en ese archivo, evidentemente, seremos redirigidos a Google Drive, donde tendremos nuestro archivo para visulizar el correspondiente contenido.

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Descubre Asana, un gestor de trabajo colaborativo que te permite crear espacios de trabajo con tareas e ir asignando cada una de ellas a la persona responsable de la misma.

1:04 horas (19 Videos)
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Fecha de publicación:2/05/2017

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