Excel 2016 para Mac avanzado: Atajos de productividad

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Las tablas dinámicas son herramientas que constituyen verdaderos atajos para conseguir cosas que se también se pueden obtener mediante otras utilidades, como las funciones SUMAR.SI y SUMAR.SI.CONJUNTO.

Transcripción

Las tablas dinámicas son herramientas que constituyen verdaderos atajos para conseguir cosas que también se pueden obtener mediante otras utilidades como las funciones "sumar puntos y'' y ''sumar puntos y punto conjunto''. Por lo tanto vamos a dedicar este vídeo a estudiar el proceso de creación de una tabla dinámica, desde el principio hasta un final más o menos avanzado. Lo primero que tenemos que saber, es que una tabla dinámica podemos crearla básicamente de dos formas. La primera de ellas es estando situados en cualquier celda de una tabla de Excel o cualquier rango similar a una tabla de datos y desde ahí, crear una tabla dinámica en otro rango como puede ser otra hoja distinta. La segunda de las opciones que la tenemos aquí descrita sería estar situado en la ubicación ''destino'' y después indicarle a Excel que nuestra tabla origen de datos está en otra ubicación. Vamos a hacer un par de pruebas con sendas opciones. Comenzamos primero estando situados en cualquier celda de una tabla. Vamos a la ficha ''insertar'', después ''tabla dinámica'' y ahora tenemos que cumplimentar dos campos. El primero de ellos ya lo está puesto que al estar situados sobre una tabla de Excel esta queda reconocida como origen de datos. Ahora tenemos que elegir en el segundo campo si queremos una hoja de cálculo nueva como destino de nuestra tabla dinámica o bien una hoja de cálculo existente. Vamos a optar por esta opción y aquí en este campo seleccionamos el rango de esta forma. Por ejemplo aquí... Conviene que nuestro destino tenga algunas filas libres por arriba y alguna columna libre a la izquierda. Hacemos clic en ''aceptar'' y ya tendríamos nuestro espacio para la tabla dinámica. Ahora lo que nos quedaría, es configurar esa tabla dinámica dándole una estructura con los campos arrastrados a cada uno de estos cuadrantes. Los campos que tengamos que arrastrar, dependerán de qué estructura necesitemos. Por ejemplo, vamos a imaginar que necesitamos saber qué ha vendido cada agente en cada una de las rutas comerciales que hay. Pues podríamos llevar ''agente'' a ''columnas'', ''ruta'' a ''filas'' y de esta forma se relacionan ambos conceptos colocándose en filas y en columnas. Ahora nos quedaría, determinar qué es lo que queremos calcular. Vamos a suponer que queremos calcular el importe de las ventas. Pues lo tenemos que llevar a valores. Y ya tenemos nuestra tabla dinámica creada de forma básica. Ahora podríamos ampliar y perfeccionar esta tabla dinámica de varias formas. Una de ellas sería agregando el campo ''cliente'' a ''filtros''. De esta forma podemos ver cómo ha aparecido, la parte superior de la tabla dinámica un filtro donde haciendo clic podemos filtrar por el cliente que queramos. Por ejemplo, vamos a determinar que la tabla dinámica solamente nos muestre los datos de estos clientes. Aquí tendríamos el resultado directamente. Otra posibilidad sería en vez de que el campo ''cliente'' actuara como filtro estuviese situado en las filas creando una estructura, por ejemplo, así... Por debajo justo de ruta, de tal forma que tendríamos una tabla dinámica que nos diría lo que se ha vendido en cada ruta y dentro de cada ruta lo que se le ha vendido a cada cliente y todo ello relacionado con los agentes comerciales. Por lo tanto lo que acabamos de crear es una tabla dinámica con una cierta estructura que también podremos contraer o expandir según necesitemos. Por ejemplo, podemos situarnos sobre este campo y hacer clic con el botón derecho y elegir la opción ''agrupar y aplicar contorno'' y ahora ''ocultar detalle'', vemos que ahora la tabla dinámica está contraída y es mucho más manejable. También algo muy importante en las tablas dinámicas es la posibilidad de crear una estructura organizada por fechas es decir, agrupar por fechas. Vamos a crear una configuración de este tipo por ejemplo, quitando el campo ''cliente'' y ahora seleccionando ''fecha'' pero arrastrando justo por encima de la etiqueta ''ruta'', aquí lo vemos... Vemos como ahora las fechas están en la jerarquía justo por encima del campo ''ruta''. Vamos a hacer clic ahora sobre cualquiera de las fechas con el botón derecho y después elegimos ''agrupar y aplicar contorno'' y después ''agrupar''. Aparece ahora un cuadro de diálogo, donde tenemos que decidir qué tipo de agrupación queremos para las fechas. Vamos a elegir, por ejemplo, la que tenemos por defecto es decir ''meses''. Hacemos clic en ''aceptar'' y ya tenemos nuestra tabla dinámica estructurada por meses. De la misma forma si volvemos a hacer clic con el botón derecho y elegimos otra opción, por ejemplo ''trimestres'' el resultado sería similar. También vamos a conocer otras opciones desde el mismo comando podríamos presionando la tecla ''comando'' dejar seleccionadas dos opciones y después ''aceptar''. Evidentemente tendremos una estructura de trimestres y dentro de cada trimestre la información de cada mes. Volvemos a agrupar, y ahora también vamos a conocer la posibilidad que nos ofrece el ítem ''días'' que al seleccionarlo volvemos a tener la información con un formato de día y mes. Si quisiéramos romper esta agrupación también podríamos hacerlo mediante el botón derecho ''agrupar y aplicar contorno'' y después ''desagrupar''. Aquí tendríamos la situación inicial. Ahora vamos a quitar el campo ''fecha'' haciendo clic y arrastrando fuera del creador de tablas dinámicas y vamos a aprender otra configuración distinta. Se trata de la configuración del campo de valor. Cualquier campo de los que están enlazando la información entre la ruta y el agente se le llama campo de valor. Haciendo clic en cualquiera de esos campos después podemos elegir ''configuración de campo'' Ahora aquí vemos cómo por defecto Excel considera que la suma es la operación matemática que se va a aplicar a esta relación entre rutas y agentes. Pero podríamos establecer otra función, por ejemplo, el promedio. Si aceptamos... ahora lo que vemos en pantalla sería el promedio o venta media que tiene comercial en cada ruta. Sin embargo si eligiéramos ''recuento'' lo que tendríamos es el número de ventas o facturas realizadas por cada comercial y por cada ruta. y ahora vamos a continuar aprendiendo otras cuestiones importantes sobre las tablas dinámicas. Si hacemos clic sobre la ficha ''analizar tabla dinámica'' vemos un botón que es necesario conocer, que es ''actualizar''. Este botón lo que hace es actualizar la información desde la tabla origen. Es decir, si nosotros creamos una tabla dinámica y posteriormente hay un cambio en los datos de la tabla origen esos cambios automáticamente no se van a ver reflejados en la tabla dinámica. Por lo tanto tendríamos que hacer uso de este botón ''actualizar''. Otra cuestión importante a saber es que el creador de tablas dinámicas este panel que vemos flotando en Excel, podemos cerrarlo desde aquí pero también podemos volver a activarlo desde la ficha "analizar tabla dinámica" y haciendo clic en ''lista de campos''. Para ir terminando, vamos a comentar los comandos que hay en la ficha diseño. La mayoría de ellos están dedicados a cambiar el aspecto de nuestra tabla dinámica. Para probar alguno de ellos, vamos a considerar la posibilidad de agregar un campo como puede ser el campo ''cliente'' por debajo de ''ruta'' y ahora también vamos a expandir la información para que se vea todo el detalle. Volvemos ahora a la ficha diseño y vamos a ver el primero de los comandos empezando por la izquierda, que es ''subtotales''. Tenemos tres opciones: ''no mostrar subtotales'', ''mostrar todos los subtotales en la parte inferior del grupo o en la parte superior del grupo''. Si hacemos clic en esta última opción por ejemplo, vemos que los subtotales se muestran aquí. Sin embargo si elegimos ''en la parte inferior del grupo'' desaparecen de aquí y ahora están en una línea dedicada solo a los subtotales. También podemos desactivar o activar los totales para filas y columnas que no es otra cosa que este ''total general'' que vemos aquí y también al final de la tabla dinámica podemos ver este otro total general que son los totales de cada una de las columnas. Si volvemos a la ficha diseño vemos que también es posible cambiar el diseño general del informe. Por defecto se muestra en forma compacta, pero también podemos cambiar a forma de esquema... o en formato tabular. También es posible insertar una línea en blanco después de cada elemento. Vamos a ver cómo ahora tenemos aquí una en blanco que no tiene otra utilidad nada más que separar visualmente un grupo de información de otro. Y para terminar como algo interesante también, es la posibilidad de cambiar el diseño de la tabla dinámica en cualquier momento mediante esta galería. Por ejemplo, podemos cambiar radicalmente el aspecto haciendo clic aquí como podemos ver. Vamos a poner un ejemplo más. Por ejemplo este, que es bastante más claro y liviano. Y ya lo último que vamos a comentar aunque no esté dentro de esta ficha ''diseño'' es la posibilidad de configurar el formato de ''número'' esto lo podemos conseguir desde "configuración de campo" y haciendo clic en ''número''. Es importante por ejemplo si manejamos ''importes'' saber que desde aquí podemos aplicar un formato moneda y aquí tendríamos el resultado, mucho más profesional que el otro que ni siquiera mostraba los dos decimales ni el símbolo del euro.

Excel 2016 para Mac avanzado: Atajos de productividad

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