Acrobat DC esencial

Seguimiento de formularios en PDF

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Acrobat Document Cloud funciona como un servicio de publicación y seguimiento de documentos en la nube. En este ejemplo veremos cómo se comparte un PDF y se controla quién lo ha visto y cuándo.
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Transcripción

Acrobat, junto Document Cloud, disponen de un servicio muy cómodo para compartir archivos PDF en la nube a través de direcciones URL. Como podría tenerlo, por ejemplo, otros servicios similares como Dropbox. La ventaja es vamos a poder hacer un seguimiento de vistas o descargas. Vamos a ver un ejemplo. Tenemos aquí un documento PDF, que es en concreto un formulario y, a continuación, dentro del panel de herramientas, vamos a elegir la opción Enviar y realizar un seguimiento. Existen básicamente dos formas de compartir este documento PDF a través de la nube de Document Cloud. Una más sencilla, que es simplemente crear un vínculo a partir de una dirección URL y, otra, enviar invitaciones personalizadas donde podremos hacer un seguimiento más detallado. Hay, incluso, más diferencias. En el caso de crear un vínculo anónimo, cualquier usuario que conozca la dirección URL del PDF podrá acceder a él. Mientras que con la segunda opción, estamos enviando invitaciones privadas para comparti este documento PDF solamente a unos destinatarios en concreto. Vamos a ver este segundo ejemplo. Voy a decidir enviar este documento PDF a esta dirección de correo electrónico, donde podré adjuntar un asunto del correo electrónico personalizado, al igual que un mensaje que el destinatario va a recibir junto con un hipervínculo que apuntará directamente a ese documento PDF en el servidor de Document Cloud. Una vez que tenemos configurado el mensaje de invitación, haríamos clic en el botón Enviar. Se envía, entonces, ese correo electrónico y, además, se está cargando el documento PDF del formulario en mi nube de Document Cloud. Una vez que hubiera terminado el proceso de envío, recibimos un aviso por parte de Acrobat conforme las invitaciones ya han sido enviadas. Entonces, puedo hacer clic en Cerrar. Y ahora vamos a salir momentáneamente de Acrobat, y vamos a entrar en el correo electrónico del destinatario, para ver qué apariencia tiene el email de notificación y cómo se accede al documento en la nube. Aquí lo tenemos, hemos recibido un correo electrónico de parte de Adobe Send and Track, donde recibimos, por un lado, el texto por defecto, el cuerpo del mensaje, por defecto, que hermos enviado desde Acrobat y, por otro lado, un botón llamado Visualizar archivo que es equivalente a esta dirección URL. Tanto si hacemos clic en el botón de visualizar archivo como en el hipervínculo, accederemos a visualizar este documento en la nube, y, sobre todo, a la opción de descargarlo. Ahora estamos dentro de la nube de files.acrobat.com, donde podemos ver una previa de cómo es el formulario PDF, y tenemos un botón para descargarlo. Mientras tanto, como ya se ha producido una visualización de este documento, vamos a regresar a Acrobat DC, y vamos a comprobar que no solamente envía el documento PDF, sino que hace un seguimiento, un rastreo, de cuántos usuarios lo han descargado. Pues una vez de vuelta en Acrobat DC, vamos a irnos a la vista Inicio, y en Listas de archivos iremos directamente a los archivos que hemos enviado para revisión y seguimiento. Aquí podremos ver el formulario que recién hemos enviado y, cuando lo seleccionamos, podremos ver que tiene una vista, la que acabamos de hacer a través del correo electrónico, y, a partir de aquí, podemos dejar de compartirlo, reenviarlo, eliminarlo desde la ubicación donde está, es decir, en la nube, o realizar un seguimiento en línea. El seguimiento en línea es una interfaz muy similar, solo que en lugar de verlo desde Acrobat DC lo estaremos viendo desde una ventana del navegador. He aquí dicha interfaz, donde podremos ver, por un lado, la vista previa del documento PDF y, luego, quién lo ha visto de todos los posibles destinatarios a los cuales yo le he enviado. Además, también podremos saber si solamente lo ha abierto o también lo ha abierto y lo ha descargado, porque tenemos un enlace dentro de esta página llamado "Ver actividad completa". La actividad completa consiste en un resumen de cuál ha sido la actividad de ese usuario, el cual ya ha visto el documento. Por un lado, tenemos el destinatario, la actividad, previsualizado —significa que lo ha visto dentro de la interfaz de Document Cloud, pero que todavía no se lo ha descargado—. Además, incluye información detallada de la fecha y la hora en la cual lo ha visualizado. En resumen, acabamos de comprobar cómo harás mucho más sencillo distribuir documentos PDF a través de la nube, básicamente con un solo clic, y que además podremos hacer un rastreo y seguimiento para verificar que realmente el destinatario ha visto, ha recibido y ha descargado el documento PDF. Esto es bastante más que una simple URL de compartir de Dropbox, va mucho más allá.

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Software:
Fecha de publicación:29/05/2015
Actualizado el:22/08/2017

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