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Outlook 2016 práctico: Trucos de productividad

Seguimiento de emails para gestionarlos como tareas

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Las banderitas de seguimiento pueden convertirse en nuestras mejores aliadas si sabemos cómo utilizarlas para gestionar nuestros emails como si fueran tareas. Podemos crear un flujo en el tiempo en el que tendremos claro qué es lo urgente y qué lo importante.

Transcripción

Si queremos realizar una gestión ágil y sencilla de nuestros emails según su importancia o urgencia, podemos utilizar las marcas de seguimiento que Outlook nos ofrece. Vamos a poner un sencillo ejemplo de lo que estamos hablando. Supongamos que entra un correo como, por ejemplo, el que tenemos en pantalla, que requiere de nosotros una acción. En este caso, sería enviar un presupuesto a una persona. Tenemos una opción de utilizar las marcas de seguimiento. Para ello, desde la ficha Inicio, tenemos la opción de marcar este mensaje con cualquiera de estas marcas que determinarán la urgencia de esta tarea. También, por supuesto, lo podríamos hacer desde el propio encabezado del mensaje. Vemos aquí una marca que, al hacer clic con el botón derecho, podemos también elegir el tipo de marca. Vamos a elegir Mañana. Así pues, con este gesto tan sencillo, lo que hemos conseguido lo vamos a ver si ahora vamos al apartado Tareas y vemos cómo, en este panel principal, aparece una lista de tareas entre las cuales está, en el apartado Mañana, la tarea que corresponde al email que hemos recibido y hemos marcado como seguimiento para mañana. Vemos que hay otros ejemplos de tareas. Aquí, en primer lugar, hay un apartado para las tareas que no tienen una fecha determinada, las que son para hoy, para mañana, próxima semana, este mes y el próximo mes. Si queremos ver todo de una forma más organizada, podemos hacer clic en cualquiera de los encabezados y elegir Contraer todos los grupos. Ahora, si queremos ver solo las tareas que son para mañana, podemos expandir solo uno de los grupos. También podremos, desde la cinta de opciones, eliminar esta tarea, o marcarla como completada, en cuyo caso, vemos que ha desaparecido del grupo Mañana. En este panel de tareas, no solo podemos visualizar las tareas que provienen de los emails, sino que también podemos crear tareas nuevas. Por ejemplo, desde este botón, Nueva tarea, y ahora tan solo tendríamos que cumplimentar los campos correspondientes. También tenemos que decir que, al clasificar los emails como tareas, si hacemos clic directamente en el icono de seguimiento que hay en cada encabezado, se asigna una de las categorías de seguimiento que tenemos aquí. La que se asigna por defecto al hacer un clic es la marca de seguimiento que tenemos establecida en Establecer clic rápido. Aquí en este cuadro de diálogo vemos cómo, al hacer un clic, por defecto estamos asignando una tarea para hoy. Si lo que ocurre frecuentemente es que, cuando vamos a asignar un seguimiento la tarea se debe realizar mañana, podemos cambiar aquí, aceptar, y en adelante, cuando hagamos clic en un mail, se asignará como tarea para mañana por defecto.

Outlook 2016 práctico: Trucos de productividad

Aprende estos trucos de Outlook 2016, el potente gestor de correo electrónico de Microsoft, que te permitirán obtener máximo rendimiento, ganar en eficacia y, sobre todo, tiempo.

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Fecha de publicación:8/11/2016

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