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Acrobat DC esencial

Revisión compartida de documentos PDF

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En este vídeo repasaremos el proceso de compartir documentos PDF para su revisión compartida a partir del uso de una carpeta de uso público en nuestro espacio de Document Cloud.
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Transcripción

A continuación, vamos a ver un ejemplo de cómo se comparten documentos PDF usando Adobe Document Cloud, y cómo realizar un seguimiento pormenorizado de los mismos. Para ello, vamos a abrir, por ejemplo, este documento PDF y vamos a proceder a subirlo a la nube, el Document Cloud, para que cualquier revisor se incorpore y pueda descargarlo y nosotros podamos monitorizar cuánta gente ha descargado este documento. Para ello, dentro de la barra de herramientas, vamos a localizar la herramienta Enviar y realizar un seguimiento. Al hacer clic sobre ella, pasamos a ver un cuadro de diálogo donde se nos pregunta si queremos crear un vínculo anónimo, es decir, cualquier usuario que tenga la URL podrá acceder a dicho documento compartido, o, si queremos, por el contrario, enviar invitaciones personalizadas a una serie de destinatarios a través del correo electrónico. Vamos a utilizar la primera opción, es decir, vamos a crear un vínculo anónimo. Y, enseguida que hagamos clic en el botón Crear vínculo, este documento se va subir en tiempo real a la nube de Document Cloud y en cuanto esté listo el documento podremos copiar este vínculo directamente, enviarlo por correo electrónico para su acceso directo o, también, ir directamente al enlace, ir a los archivos enviados, para hacer la gestión del seguimiento. Esto, no hay por qué hacerlo ahora mismo, por lo tanto, podremos, de momento, cerrar este diálogo y regresar a la pestaña de Inicio de Acrobat DC, y dentro de la sección Listas de archivos, al apartado Enviado, para verificar que tenemos este documento acabado de enviar, y donde también en cualquier momento podremos dejar de compartir o hacer clic en el enlace Seguimiento en línea para abrir una ventana nueva del navegador y poder comprobar cuántas personas han descargado este documento y cuándo. He aquí el aspecto, dentro del navegador web de Document Cloud, donde podremos verificar que efectivamente tenemos este documento compartido que podremos seleccionar, abrirlo, o incluso emular cómo lo vería un usuario anónimo que tuviera esta dirección URL haciendo clic en el enlace Abrir vínculo. Al hacerlo, abrimos una pestaña por separado del navegador, y esto sería exactamente lo que cualquier usuario que tuviera esta dirección URL vería. Entraríamos de manera anónima a Document Cloud, y allí podríamos, por ejemplo, simplemente coger el documento o proceder a su descarga. Como ya hemos hecho una visualización de este documento, podríamos regresar a la pestaña de los servicios PDF de seguimiento. Y, ahora, en cuanto refresquemos esta vista de archivos enviados, podremos comprobar cómo efectivamente el número de visitas ya asciende a 1. A partir de aquí, la gestión del documento compartido la podemos hacer, o bien desde Acrobat, o bien directamente desde esta ventana de Document Cloud. Podría, por ejemplo, seleccionar este documento para eliminarlo de la nube, dejar de compartirlo, o reenviarlo a nuevos usuarios. Vamos a ver qué gestión se puede hacer dentro de la pantalla de inicio de Acrobat DC. Una vez de vuelta a esta pantalla de inicio, podemos hacer clic en los archivos enviados, seleccionar este único documento que acabamos de enviar e, igual que acabamos de ver en la página web de Document Cloud, podemos dejar de compartirlo, quitarlo para abandonar la revisión o reenviarlo a nuevos destinatarios. En resumen, todo este flujo de trabajo nos evita realmente toda la tarea manual de tener que enviar archivos, bien como adjuntos dentro de un correo electrónico, o bien subirlos manualmente a un servicio online de compartir archivos. Podemos tenerlo todo centralizado en la misma pantalla de inicio de Acrobat Pro DC.

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5:51 horas (79 Videos)
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Software:
Fecha de publicación:29/05/2015
Actualizado el:22/08/2017

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