Cómo comunicar de forma efectiva por email

Resumir y seguir adelante

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Cada cierto tiempo, sobre todo si el intercambio de información es muy intenso, hay que parar, recapitular y seguir adelante. Un buen resumen acorta la conversación y permite definir claramente los objetivos alcanzados.
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Transcripción

Es el momento de crear resúmenes. Un resumen se utiliza conforme se avanza en la comunicación por correo electrónico y se ha llegado a acuerdos al respecto permitiendo crear un hito en el que ya se han solucionado algunos temas y se sigue avanzando. Un resumen de la comunicación reúne la información de los participantes la fecha y la hora, y los puntos importantes a los que se ha llegado junto con información sobre cuando será la próxima reunión y las tareas encomendadas a cada persona. Estos resúmenes deben ser creados por la persona que organizó el hilo de correo, aunque se trate solo de dos personas inició la comunicación, o quizá ha sido encargada para ello y son esenciales porque permiten dos cosas muy importantes: Eliminar el polvo de la paja y limitar el alcance de la siguiente comunicación, exclusivamente a los temas de interés marcados en el documento. Se convierte en un "Fact Paper" u "Hoja de Hechos" de forma que son un perfecto resumen de cómo avanza el trabajo entre dos o más personas. Así no tendrás que leerte todo el historial de correos electrónicos en busca de una información específica sino que tendrás referenciados esos datos o hechos en estos pequeños informes en forma de hitos. La creación de este correo, o la creación de este documento es muy sencilla y sigue unas normas básicas ya que se entrega por correo electrónico en la lista de distribución abierta o CC, se incluyen todas las direcciones de correo relativas al hilo de correo que se rompe en función de la creación de uno nuevo en el que se seguirán tratando los temas pendientes. A la hora de construir este correo, en el asunto, se indica primero la razón o temática para luego añadir el resumen del tema o temas que han sido tratados. La adición de esta etiqueta al asunto te permitirá luego crear una regla de correo para centrar los resúmenes y tenerlos controlados en un buzón específico. No te preocupes por las fechas, estas van con el correo electrónico en el cuerpo del correo vamos a añadir primero un texto descriptivo sencillo, que incluya resumen de los asuntos respecto de y añadimos la lista de temas de la misma a continuación, vamos a añadir varios grupos de listas pueden ser listas de puntos o numeradas estos grupos son: Decisiones: una lista de las decisiones tomadas. Tareas: una lista de las tareas asignadas a cada persona. Al final del resumen, se comienzan a tratar los siguientes temas teniendo en cuenta que los temas anteriores ya tienen una solución si uno de los temas anteriormente solucionados se rompe y es necesario volver a discutirlo, se sacará del resumen se creará un nuevo correo de resumen y se añadirá de nuevo para iniciar la conversación. El resumen es esencial para poder tomar determinaciones en una conversación por correo electrónico. Evita buscar información a lo largo de hilos de correo o malinterpretar información sobre la que ya se ha llegado a un acuerdo.

Cómo comunicar de forma efectiva por email

Gana eficacia en la comunicación por correo electrónico aprendiendo trucos como crear asuntos adecuados, saludos y despedidas o la mejor forma de adjuntar archivos.

1:41 horas (33 Videos)
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Fecha de publicación:3/05/2016

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