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Respuestas a un correo

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Veremos dos tipos de respuestas básicas a la hora de escribir un correo electrónico y las usaremos según nuestras necesidades específicas a la hora de responder un correo electrónico sea del tipo que sea.
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Transcripción

Recibes un correo electrónico y es la hora de responderlo. Bien, vamos allá. Una respuesta es parte de una conversación y como tal se suele ceñir a los aspectos que ya hemos visto En cuanto a saludo, estructura de contenido y despedida. Incluyendo la invitación a responder para seguir la conversación. Para empezar cuando respondemos un correo electrónico, el correo que recibimos queda citado dentro del mismo y se añade un tipo de indentación cuyo nombre no podría ser otro que "cita" y suele estar identificado con líneas, símbolos además de un color diferente. A mayor cantidad de respuestas, mayor nivel de "cita". La respuesta al correo debe quedar encima de esta cita O forzaremos desplazarse hacia al final del correo al receptor. Lo que es un fastidio y queda muy poco elegante. Imagina ahora que ya habeís respondido 4 o 5 veces y cada vez cuesta más desplazarse el final del correo. Resulta muy frustraste y muy incómodo, así que la respuesta de nuevo debe quedar siempre encima del texto citado. Algunos clientes de correo electrónico permiten seleccionar una parte del correo que hemos recibido y al darle al botón de "responder" en la parte de la "cita" solo se mostrará esa parte del correo electrónico seleccionado. Esta técnica se utiliza para dar por sentado o por finalizado el resto del correo y separar esa parte en concreto para una respuesta específica. Así resulta mucho más fácil encausar la conversación hacia ese único punto que es considerado crítico dentro de la comunicación. El proceso es muy sencillo: Selecciona el texto, pulsa "responder" y responde al mismo. Hay una táctica aún mejor para el correo: la respuesta por partes. Si el correo es especialmente largo e incluye varios temas, en lugar de ir respondiendo todos los puntos en la parte superior del correo electrónico indica al inicio del mismo que vas a responder por partes sobre el texto citado e incluye el saludo en esa parte del correo. Ahora desplázate hacia el texto citado del correo electrónico sitúa el cursor al final de uno de los temas del mismo introduce un retorno de carro y añade tu respuesta. Esto permite tratar los temas por separado en una conversación para cada uno de ellos en lugar de tener que ir consultando el lío del correo arriba y abajo para recordar qué se dijo y la razón de las respuestas dadas. Vete repitiendo esta respuesta para cada uno de los temas expuestos en el correo electrónico y al final cuando hayas añadido la información a la última parte, despídete. Esta es, con mucho, una de las formas más efectivas para responder correos electrónicos, especialmemte los más densos y que contienen mucha información. de forma que cada uno de los temas queda aislado del resto lo cual es muy útil por razones que veremos más adelante. Después de la parte práctica de responder un correo electrónico está la "Net-Tiqueta". Cada sistema de comunicación electrónica tiene sus propias normas muchas de ellas heredadas de la vida real. Cuando tratamos con el correo electrónico depende mucho de la urgencia del asunto a tratar pero se define como de mala educación tardar más de 24 horas para un asunto que no tenga una alta prioridad, más de 12 horas para un asunto que tenga un cierto nivel de urgencia y más de 2 horas para un asunto muy urgente. Una buena táctica ante la recepción de un correo importante pero que no requiere una respuesta inmediata o necesita ser elaborado es hacer un avance. Un ejemplo sería: "Estimado Carlos, acaba de llegar ahora mismo tu correo electrónico. Le he echado un vistazo y coincido con casi todos los puntos del mismo pero me gustaría elaborar un poco más alguno de estos asuntos por lo que espero poder escribirte en las próximas horas. Si por lo que fuera, las condiciones de este asunto cambiaran y necesitaras una evaluación rápida, no dudes en llamarme al teléfono. Un cordial saludo". Lo que hacemos es dejar claro que hemos leído el correo electrónico y devolvemos uno de cortesía explicando que tardaremos en responder porque necesitamos evaluar la información o que en ese momento estamos muy ocupados pero que retomaremos el asunto a la mayor velocidad posible. El uso de "estoy muy ocupado" que se utiliza con mucha frecuencia lo debes utilizar con precaución. A nadie le gusta saber cuando tienes que responder a una persona que estas ocupado con cosas más importantes que las suyas y por lo tanto piensan que están recibiendo un trato de segunda. Intenta evitar normalmente esta excusa que muchas veces no lo es pero no añades excusas peregrinas para indicar que no has leído el correo electrónico. Ten en cuenta que algunos clientes o servicios cuentan con un sistema de notificaciones que te avisa cuándo se ha abierto el correo por su destinatario Por lo que en un momento dado la persona que nos envió el correo electrónico tiene la capacidad de evaluar cuándo se abrió el correo y cuándo hemos emitido nuestra respuesta.

Cómo comunicar de forma efectiva por email

Gana eficacia en la comunicación por correo electrónico aprendiendo trucos como crear asuntos adecuados, saludos y despedidas o la mejor forma de adjuntar archivos.

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Fecha de publicación:3/05/2016

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