Outlook 2011 para Mac esencial

Reglas para organizar el correo en Outlook 2011

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Una regla es una acción que Microsoft Outlook realiza automáticamente con los mensajes de correo electrónico que se envían o reciben, y la acción se basa en las condiciones que se especifican en el Asistente para reglas y alertas. En este vídeo vamos a ver cómo crear reglas que se ejecutarán automáticamente o cuando nosotros lo veamos necesario.

Transcripción

En este vídeo vamos a ver cómo podemos crear reglas de correo, estas reglas, sobre todo las vamos a utilizar para organizar el correo. ¿Qué es una "Regla"? Una "Regla de correo" es una acción que Microsoft Outlook realiza automáticamente con los mensajes de correo electrónico que se envían o que se reciben. Esa acción se basa en las condiciones que habremos especificado en el "Asistente para reglas y alertas". Vamos a ver cómo crear reglas que se ejecutarán automáticamente o cuando nosotros lo consideremos necesario Podemos crear reglas desde la carpeta "Organizar", en la cinta de opciones, haciendo clic en el botón de "Reglas", desde aquí tenemos la opción de "Modificar reglas". Vamos a crear la regla haciendo clic en el botón de "Agregar nueva regla", lo vamos hacer en el servidor "IMAP": que es nuestro servidor de Correo entrante, por tanto va a ser una regla para aquellos mensajes que recibamos nuevos. Hacemos clic en el botón de "Agregar nueva regla" y ponemos un nombre a la regla, en este caso vamos a crear una regla que nos envíe todos los correos nuevos que lleguen de María López a una carpeta que tenemos creada previamente que se llama "María", en la carpeta "Proyecto". Vamos a llamar a la regla "Organizar_Correo". Fijémonos que no estoy poniendo espacios entre las distintas palabras para evitar que posteriormente puedan dar problemas, y también "maria" voy a ponerlo sin tilde. Ya tenemos el nombre de la nueva regla, Ahora, vamos a decirle que "Cuando llegue un mensaje nuevo" "De". Subimos por aquí, y buscamos en la lista el concepto que necesitamos, en este caso: "De", pero fijémonos que podríamos elegir un montón de conceptos, mensajes que lleguen con el Asunto tal, mensajes que tengan tal Fecha de envío, mensajes que tengan tal Fecha de recepción mensajes que estén marcados con una determinada Categoría, que tengan Prioridad alta o baja, en este caso "De", y ahora vamos a decirle "Es" y aquí vamos a escribir "maría", y ya nos empieza a detectar todos los que empiezan por "m a", fijémonos ahí... Marta... vamos a seleccionar a "María". Ya con esto, lo que realmente está escrito aquí es la dirección de correo electrónico de María. Si quisieramos añadir alguna condición más, todo lo que llegue de María y que tenga prioridad alta, vamos a suponer, pues le daríamos al botón de "+", nos aparecería otra línea y simplemente tendríamos que volver a cambiar las opciones que están por defecto, por las que nosotros necesitamos, por ejemplo aquí, pues ya habría que decirle "Prioridad" y luego aquí, pues, en vez de, "Normal", pues le diriamos "Alta". En este caso, vamos a decirle solamente que sea todo lo que llega de María, por tanto, elimino esta condición, pinchando en el "-". Bien, qué es lo que tiene que hacer con todo el correo que llegue de María. Eso se lo decimos en el apartado siguiente, dice, "Haga lo siguiente:" y aquí dice, "Cambiar estado", "Configurar categoría". Solamente va a hacer una acción, por tanto la segunda opción la voy a eliminar Y ahora vamos a ver qué es lo que tiene que hacer. Tiene que ser movido a una carpeta, por tanto, seleccionamos aquí, "Mover mensaje", y aquí a la derecha, a la carpeta en la que lo queremos mover, entonces en este caso vamos a moverlo a la carpeta "María". Bueno, pues ya tenemos la regla hecha, tenemos activadas dos casillas, una es "No aplicar otras reglas a los mensajes que cumplen estas condiciones", lo que quiere decir que si tengo otra regla donde englobe a María, no se va a aplicar y también que por defecto está "Habilitada" eso significa que todo el correo que esté llegándome nuevo de María va a ir a esa carpeta. Si en algún momento quiero que no ocurra solamente tengo que deshabilitar la regla. Hacemos clic en "Aceptar", y ya tenemos nuestra nueva regla y por supuesto, habilitada. Desde aquí se puede habilitar y deshabilitar. Vamos a dejarla habilitada para probar que funciona. Vamos a darle a "Enviar y Recibir", y cuando nos llegue un mensaje nuevo de Maria, aparecerá en la carpeta. Acabamos de recibir un mensaje de María, y ya observamos como ha entrado directamente a la carpeta "María", aparece la carpeta "María", y que tenemos un correo nuevo de esta persona, si hacemos clic ahí podemos ver que ha ido directamente a la carpeta, por tanto, fijémonos qué útil es esto para organizar el correo de una manera automática La regla en este momento está funcionando para aquellos mensajes nuevos que nos lleguen de María, pero si queremos organizar todo lo que tenemos de María en la bandeja de entrada y enviarlo a esa carpeta, lo podemos hacer aplicando la regla en este momento, entonces iremos a la "Bandeja de entrada", seleccionaremos todos los mensajes que tenemos ahí, lo voy a hacer con la tecla de "Mayúsculas" o la tecla "Shift" elijo todos los mensajes, y ahora lo que hago es que en la pestaña "Inicio" en el botón de "Reglas", voy a pinchar en "Reglas" y le voy a decir "Aplicar" y aquí le digo, "Organizar_Correo_maria". Con esto, ¿qué es lo que estoy haciendo? Enviando todos los mensajes que hay en la bandeja de entrada a esa carpeta. Esto es super útil para organizar el correo de una forma muy rápida Ahora, si vamos aquí, no solamente tenemos el correo que nos entró directamente no leído, sino todos los mensajes de María que teníamos en la bandeja de entrada. Hemos organizado el correo de María sin apenas esfuerzo. Si necesitamos eliminar alguna regla ya creada, simplemente iremos al botón de "Reglas", entraremos otra vez en "Modificar reglas...", desde ahí podemos ver las reglas que tenemos creadas y si es necesario eliminar alguna, podemos seleccionarla y eliminarla con el botón de "Eliminar" que tenemos en la parte inferior. Aunque recordemos que en vez de eliminarla podemos también deshabilitarla, de ese modo no estará afectando a los correos nuevos y solo se ejecutará en el momento en que nosotros queramos, es decir, cómo hemos hecho antes desde el botón de "Reglas Aplicar reglas". Seleccionamos todos los mensajes y Outlook moverá, en este caso todo el correo de María a la carpeta correspondiente. Como puedes observar las reglas son algo muy útil a la hora de organizar el correo. También son útiles para eliminar los correos no deseados, mandando aquellos correos que tienen cierto asunto o cierto contenido que nos está llegando habitualmente, a la carpeta Correo no deseado, es una forma también de ayudarnos a limpiar la Bandeja de entrada. Por lo tanto te aconsejo que utilices las reglas porque como habrás visto, se le puede sacar mucho partido.

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Fecha de publicación:16/02/2017

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