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Reglas en tu correo electrónico

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Las reglas nos ayudan a realizar acciones con el correo electrónico nada más entrar en nuestro cliente. Una buena regla lee el correo electrónico, encuentra un patrón y define una acción a realizar con cada uno de los correos.
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Transcripción

Las reglas son una característica con la que todos los clientes de correo electrónico deberían contar. De hecho, muchos servicios de correo como Outlook, iCloud o Gmail cuentan con este tipo de características antes incluso de que el correo se descargue directamente en tu dispositivo. De hecho, los filtros contra el spam, no son más que reglas muy especializadas que tratan de descubrir si un correo es basura y entonces lo marcan como spam y lo trasladan a un buzón específico. Una regla es una acción que busca una serie de patrones determinados en el correo electrónico que recibes y si los encuentra, realiza una serie de acciones con ese correo. Las acciones a realizar dependerán de la cantidad y tipos de reglas que disponga cada plataforma o cliente de correo ya que puedes aplicar reglas directamente en el servidor y posteriormente, reglas adicionales con el cliente de correo. ¿Cuándo aplicar reglas? En el momento en que tienes que realizar una acción repetitiva con un correo electrónico que entra más de una decena de veces es el momento de añadir una regla que haga automáticamente esa acción repetitiva por ti. Entre las diferentes características disponibles a la hora de definir una regla está la posibilidad de trasladar un correo a un buzón específico. Así, con reglas, es posible ordenar el correo electrónico repartiéndolo entre múltiples buzones el equivalente es tener un armario lleno de muchísimos cajones en el que vamos depositando elementos, en este caso, los correos electrónicos para que luego rápidamente puedas acceder al correo que busques entre todos esos cajones. ¿Son las reglas una buena solución para organizar el correo? Sinceramente, creo que no, pero voy a explicar por qué. Más allá de las reglas de correo que puedes encontrar en el servidor, el hecho es que la disponibilidad de reglas en los diferentes clientes de correo electrónico varía mucho. No todos los clientes de correo disponen de ellas e incluso los filtros asociados a esas reglas pueden variar y justo aquel filtro específico que puede que esté en una plataforma, en otra no lo estará. Hoy en día no trabajamos exclusivamente con un ordenador y no estamos atados a un único sistema operativo y sus aplicaciones como ocurría hace 10 años. Utilizamos dispositivos móviles y además, cambiamos con mucha frecuencia de plataforma y si hoy tienes un Mac, un teléfono Android y un iPad, es posible que dentro de dos años tengas un PC con Windows, un iPhone y un tablet de Microsoft. Esto nos obliga a estar cambiando con frecuencia de cliente de correo y cómo el soporte para reglas o incluso la ausencia de ellas cambia entre plataformas, esa organización determinista del correo electrónico puede sufrir un importante revés. Por ejemplo, Mail en el iPhone o en el iPad que es el cliente de correo electrónico por defecto no dispone de reglas, por lo que una vez que has bajado el correo en tu iPhone o tu iPad y has leído ese correo, cuando llegas al ordenador al que sea, al ser correo leído, o le aplicas las reglas de forma manual o simplemente no se aplicarán porque las reglas solo funcionan cuando se descarga el correo del servidor antes de leerse. Si ya se ha leído, gracias a la sincronización del protocolo iMap, ese correo es considerado por el resto de clientes de correo, sincronizado, como agua pasada y por lo tanto, generalmente no se le aplican reglas y el correo queda sin organizar. Al final, esa cuidada estructura de carpetas y buzones se acaba resintiendo con el tiempo y comienza a dejar de ser útil porque correos que deberían estar en una ubicación, no están y nos veremos obligados a hacer búsquedas y solo con suerte es posible que aparezcan, porque pueden haber sido borrados al no haber sido organizados automáticamente por las reglas. A la hora de trabajar con reglas piensa en ellas como un mayordomo que hace tareas repetitivas con ellas acciones diferentes que pueden implicar marcar el correo borrarlo, reenviarlo, o responder automáticamente, modificarlo o eliminarlo incluso pero no es el encargado específico de ordenar el correo. Para ordenar el correo, vamos a utilizar otra característica frecuente en muchos clientes de correo electrónico que se parece mucho a las reglas pero que no funciona exactamente igual los buzones inteligentes.

Cómo comunicar de forma efectiva por email

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Fecha de publicación:3/05/2016

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