Fundamentos de la gestión de proyectos: Riesgos

Redacta los registros de los riesgos

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Si redactas los riesgos de forma específica y estructurada, será fácil revisarlos y actualizarlos. Si los registros están bien confeccionados, tu gestión será pragmática y eficaz. Y con un plan bien desarrollado, podrás abordar los problemas de tus proyectos. Esta es la diferencia entre que las consecuencias se solventen y un proyecto que se cancela antes de ganar valor.
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Transcripción

Muchos planes de gestión de riesgos acaban en la papelera por gestores y patrocinadores exasperados que dicen: "Este plan no sirve para nada". La diferencia entre los planes de riesgos que funcionan y los que no, deriva de un único hecho: la forma en la que están redactados los riesgos. ¿Sabes redactar los riesgos de forma apropiada? Vamos a ver cómo preparar bien un registro de los riesgos. Para ver cómo redactar un registro te mostraré un ejemplo escrito de forma incongruente. Una empresa aeroportuaria identificó el riesgo de que sus camiones de combustible no pudieran acceder a la pista a tiempo para repostar los aviones. Esto causaría el retraso de varios vuelos. No se habló de ninguna causa específica del retraso en la llegada del camión. El gestor del proyecto y el patrocinador asumieron que el riesgo vendría de un fallo mecánico del camión. Como consecuencia hicieron solo un registro y aplicaron una medida aislada. Decidieron que había más camiones disponibles y, en caso de haber un fallo en un camión, siempre habría otro disponible para repostar. Parece una estratega de mitigación razonable, sin embargo, al mes siguiente los camioneros convocaron una huelga, la empresa podría tener todos los camiones del mundo, que ninguno iba a aparecer. Los camioneros no trabajaban. ¿Qué pasó aquí? El equipo solo tuvo en cuenta una causa del riesgo y los registros eran inadecuados. No se tenían en cuenta otras posibilidades. Para que no acabes como nuestros gestores aeroportuarios desafortunados, veamos la fórmula para redactar registros de riesgos adecuadamente. Primero, aplica está estructura sencilla. Un registro de un riesgo debe tener la estructura "PIE", "La probabilidad del impacto como resultado de un Evento". Añade la causa del evento y tendrás un registro de riesgos muy útil. Volvamos al ejemplo del aeropuerto. La forma correcta de registrar el riesgo debería ser: Hay un "X" de probabilidades de que los camioneros se declaren en huelga, esto causa que los aviones se reposten con retraso y provoca un gasto de "Y" dólares por vuelo debido a los retrasos. El segundo consejo para redactar un registro de riesgos es que puedes tener varios registros para el mismo riesgo. Puedes describir distintas causas en cada registro porque la medida de mitigación será diferente. En el ejemplo del aeropuerto, podría haber sido de ayuda escribir distintos registros para varias causas del retraso. Y se podría haber escrito un registro similar al que acabamos de ver para arreglar la situación del fallo mecánico. Y el último consejo, no escribas registros para dejarlos de adorno en la estantería. Debes ir actualizando los registros continuamente para ver como progresan. Cuando el proyecto avanza, los riesgos pueden cambiar, sobre todo la probabilidad y las consecuencias. Y puede que aparezcan otras causas de que ocurra el riesgo. Actualiza siempre los registros y adelántate a los factores que pueden retrasar tu proyecto. Puede que pienses que tener muchos registros con el mismo impacto y tener que revisarlos es redundante. Pero así sabrás cuando tomar medidas y podrás confirmar que se aplican con éxito. Si redactas los riesgos de forma específica y estructurada, será fácil revisarlos y actualizarlos. Si los registros están bien confeccionados, tu gestión será pragmática y eficaz. Y con un plan bien desarrollado podrás abordar los problemas de tus proyectos. Esta es la diferencia entre que las consecuencias se solventen y un proyecto que se cancela antes de ganar valor.

Fundamentos de la gestión de proyectos: Riesgos

Descubre cómo tramitar la tolerancia de las partes involucradas al riesgo, cómo crear un registro de riesgos y cómo mantener la continuidad del proyecto cuando estos aparezcan.

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Fecha de publicación:27/04/2017

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