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Excel 2011 para Mac esencial

Rastrear fórmulas precedentes y dependientes en Excel 2011

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Realizar una auditoría a nuestras fórmulas o funciones, mostrando a través de flechas cuáles son las celdas precedentes o dependientes de la celda auditada, es muy útil. Veremos también cómo eliminar las flechas una vez rastreada.

Transcripción

Realizar una auditoría de nuestras fórmulas o funciones, mostrando a través de flechas cuáles son las celdas que preceden o dependen de la celda actual nos será muy útil a la hora de buscar determinados errores o a la hora de eliminar determinados datos, ver si se pueden o no eliminar porque puedan afectar a otras celdas. Veamos en el ejemplo que nos ocupa quiénes son los dependientes de la celda que contiene el "IVA". En este caso, vamos a acceder a la pestaña "Formulas" de la cinta de opciones, y en la parte de "Formulas de auditoría" vamos a ver los botones de "Rastrear precedentes" y "Rastrear dependientes". En este caso, el 21 % tiene unas celdas dependientes y vamos a ver cuáles son. De este modo, podemos observar cómo Excel ha colocado unas flechas que nos indican que si eliminamos ese 21 % se verán afectadas todas esas celdas, puesto que son dependientes de esa otra celda. Ahora vamos a ver quiénes son los precedentes del "PVP". En este caso, nos situamos en el primer "PVP", y le decimos "Rastrear dependientes". Fijémonos que tiene un dependiente que es el "Total". Si yo borro esta celda, este dependiente variará, y si tiene también algún precedente, podríamos también decir que nos lo indique. En este caso, fijémonos, al darle clic al botón "Trazar precedentes", nos dice que el "Precio" y el "IVA" son los precedentes, por tanto, el "PVP" es la suma de esas dos celdas. De esta manera, podemos ver claramente si eliminamos un valor, si le afecta a otras celdas. En el momento en que queramos desactivar las flechas, podemos ir al botón "Quitar flechas" y desactivarlas. Podríamos desactivarlas todas de una vez o podríamos ir diciéndole qué nivel queremos eliminar; si los precedentes o los dependientes. En el grupo de "Formulas de auditoría" también hay un botón muy útil que sirve para revisar errores que se puedan producir en la hoja de cálculo. Por ejemplo, aquí tenemos un error que dice "Valor". Este error habitualmente se produce en la hoja de cálculo porque el usuario ha hecho referencia a una celda que contiene un texto. Vamos a ver si utilizando la opción de "Rastrear precedentes" o "Rastrear dependientes" podemos ver a quién hace referencia, en este caso, comprobamos, si no tiene precedentes, nos lo va a decir: Tiene precedentes y dependientes no tiene. En este caso, vemos que está haciendo referencia a la palabra "IVA" en lugar del valor, por tanto ya sabemos dónde está el error. Vamos ahora a quitar las flechas y vamos a buscar también ese error a través del botón "Revisar errores". Desde aquí, podemos decirle "Revisar error", y él automáticamente nos coloca las flechas. Vamos a quitar las flechas, y ahora vamos a decirle "Revisar errores". Esto nos va a llevar a un cuadro de diálogo donde podemos ir paso por paso viendo qué contenido tienen las celdas, y de esa forma darnos cuenta mejor hacia quién hacen referencia. En este caso, tenemos la posibilidad de rastrear el error, también desde aquí tenemos la posibilidad de buscar ayuda sobre este error, tenemos la posibilidad de modificarlo o tenemos la posibilidad de omitirlo. En el caso de que le digamos "Modificar en la barra de fórmulas", nos lleva automáticamente a la barra de fórmulas para que cambiemos la celda a la que hace referencia, en este caso, sería tan sencillo como desde los bordes arrastrar y moverla hacia el porcentaje en lugar de hacia el texto. En este caso, hacemos clic y ya hemos solucionado el error. Eliminamos el formato Porcentaje, lo dejamos en General, y ya hemos obtenido el "IVA" arreglando el error. En este vídeo hemos visto que hay formas de ver a dónde hacen referencia determinadas celdas utilizando las opciones de trazar precedentes o dependientes. También hemos visto que hay un botón para revisar errores, y que podemos hacer desde ahí una revisión más completa.

Excel 2011 para Mac esencial

Aprende a usar Excel 2011 para Mac, desde los conceptos más básicos en el manejo de hojas de cálculo, a la aplicación de fórmulas y funciones y la representación gráfica de datos.

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