Access 2016 avanzado: Formularios e informes

Qué son los formularios y asistentes en Access 2016

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Los formularios son pantallas que nos facilitan el trabajo con Access. Vamos a ver cómo podemos hacer los formularios con los asistentes que trae Access y qué opciones tenemos disponibles sin entrar en el diseño.

Transcripción

Un formulario es una pantalla para facilitarnos el trabajo. Los formularios pueden estar vinculados a un origen de datos. Vamos a ver cómo hacemos formularios con los existentes. Vamos a crearnos una nueva base de datos. Para ello le vamos a decir: base de datos de escritorio en blanco. Le decimos qué nombre le queremos poner a la base de datos. Pues, le vamos a poner Empresa Francesa Formularios. La voy a guardar en la carpeta de documentos con lo cual no hace falta que elija dónde lo voy a guardar. Le digo crear. Ya tenemos la base de datos creada. La tabla que me saca al principio, la cierro porque no me interesa, no me voy a crear ahora una tabla en blanco. Lo que voy a hacer es traerme los datos desde la base de datos de Neptuno. Para ello, voy a a la ficha de datos externos, le digo que desde Access y elijo en el botón de examinar la base de datos de Neptuno actualizado. Lo que quiero hacer es importarme las tablas con lo cual le digo aceptar y voy a coger las tablas de clientes, pedidos y detalles de pedidos. Le digo aceptar. Y como solo lo voy a hacer esta vez, no hace falta que guarde los pasos. Lo cierro. Y ya estaría. Ahora, voy a ir a crear y me voy a crear también en el diseño de la consulta. Voy a poner las tres tablas: clientes, pedidos y detalles de pedidos. Y voy a poner todos los campos de clientes. O sea, pongo el asterisco. De pedidos voy a coger desde fecha de pedido hacia abajo. O sea, el resto lo selecciono y los pongo. Y de detalles de pedido también los pongo todos, pues pongo el asterisco. Aquí tenemos ya todos los campos. Y voy a guardar esta consulta con el nombre de Resumen. Ahora ya podemos cerrar esta consulta. Y nos vamos a empezar a crear formularios. Para ello, yo puedo seleccionar cualquiera de las tablas o de las consultas que tenemos y cuando voy a crear, le puedo decir asistente para formularios. Al tener marcado una tabla o una consulta, lo único que consigo es que me salga aquí, seleccionando esa tabla o esa consulta. Si no lo he hecho no pasa nada. Puedo pinchar también el desplegable y ahí elijo la tabla consulta de la cual quiero coger los datos. Incluso si las tablas están relacionadas, yo puedo coger los datos de una tabla, después coger otros campos de otra tabla, etc. Yo puedo coger datos de varias tablas. En este caso los voy a coger solo de la tabla de clientes. Una vez que ya la he elegido, me aparecen debajo los campos que tiene. Yo voy a elegir ahora qué campos quiero poner. Le voy a decir todos. Para decirle todos pincho en el botón que tiene las dos flechas en medio. Una vez que lo tengo, le doy en el botón de siguiente. Aquí yo puedo elegir en el formato que quiero que me cree el formulario. Columnas, tabular, hoja de datos, justificado. Os recomiendo que hagáis distintos formularios con el asistente para ir probando los formatos que le pone en cada una de estas distribuciones Le digo siguiente. Y ahora ya me pregunta qué nombre le quiero dar a este formulario. Le podría dejar Clientes pero para diferenciarlo mejor, yo le puedo poner delante de Clientes, FRM, o sea, la abreviatura de formulario. Entonces así voy a diferenciar mucho mejor la tabla de clientes del formulario de clientes. Me pregunta qué es lo que quiero hacer ahora, si quiero ya abrir el formulario para verlo o ir la diseño para modificarlo. Le voy a dejar como está en abrir el formulario para verlo. Le digo finalizar. Y ya tenemos aquí el formulario. Aquí en el formulario, nos está mostrando los datos que tenemos en la tabla de clientes. O sea, yo me puedo mover por los registros, desde aquí yo puedo modificar, puedo eliminar, puedo añadir nuevos registros, o sea, aquí el formulario lo único que está haciendo es mostrarme los datos que tengo almacenados en las tablas. Lo que pasa es que es una forma distinta de ver los datos. Si yo abro la tabla de clientes, yo veo que aquí lo que tengo son todos los campos pues como los hemos visto siempre. Como si fuera una hoja de datos en la cual yo voy viendo todos los campos y todos los registros que hay. Cuando una tabla tiene muchos campos, tenemos que estar todo el rato a la derecha o a la izquierda para encontrar el dato que nosotros queremos. En los formularios estamos viendo todos los datos de un mismo registro a la vez. Por lo que un formulario es, solamente una pantalla que nos va a facilitar el trabajo. Voy a cerrar tanto el formulario como la tabla. Y voy a ir otra vez a crear y voy a ir otra vez al asistente de formularios. Pero ahora, en vez de la tabla de clientes, voy a elegir la consulta resumen. La consulta Resumen tiene muchos campos. Le voy a decir todo menos el ID de producto. Ese no le quiero. Le voy a decir siguiente. Y entonces ahora me pregunta cómo los quiero mostrar. Si por cliente, por pedidos o por detalles de pedidos. Le voy a decir por detalles de pedidos para que me muestre todos los registros, uno por uno. Le digo siguiente. Y lo mismo que antes. Tenemos qué distribuciones queremos. Y lo mismo, le vamos a decir ahora qué nombre queremos aplicarle a este formulario. Voy a borrar el que tiene puesto que no me parece el más adecuado, le voy a llamar FRM Resumen. Y le digo abrir. Entonces cuando le digo finalizar, ya me abre el formulario y en este caso, como el formulario ya tiene muchos campos, no me lo ha distribuido todo lo bien que yo quisiera; puesto que tengo que ir hacia abajo para ver más campos. Sin embargo, ya sí a la derecha me ha puesto algunos campos más. Pero siempre podría haber movido yo los campos y poner más campos a la derecha para verlos todos a la vez. Y también en la ficha de crear, le puedo decir directamente que me cree un formulario. En el cual, como vemos, ya de la tabla o de la consulta que tengamos seleccionada nos aparece el formulario de la tabla de clientes que tiene relacionada la tabla de pedidos, pues ya lo ha puesto como su formulario. Es muy cómodo aunque después hay que personalizarlo, no queda tampoco todo lo bien que nosotros queramos, pero la verdad es que es muy rápido y lo hace bastante bien. Lo puedo cerrar. Este formulario no lo voy a guardar. Hemos visto las distintas opciones que tenemos de crear formularios con asistente, siempre tenemos más opciones aquí. También las opciones de más formularios, pues a crearlo directamente con la hoja de datos, o hacer algún formulario especial.

Access 2016 avanzado: Formularios e informes

Aprende a crear informes con Access 2016, exportarlos en formato PDF y cómo transformar esa información en formularios para facilitar las tareas con las bases de datos.

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