Word 2016 avanzado: Combinar correspondencia

Qué saber sobre la combinación de correo de Microsoft Word

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En este vídeo definiremos la funcionalidad de Microsoft Word Combinar correspondencia, dejando claro también qué se puede hacer con ella y en qué casos es conveniente utilizarla. Será una lección interesante para introducirnos en este curso.

Transcripción

Vamos a comenzar este curso describiendo cómo funciona la herramienta de Microsoft Word llamada "Combinar correspondencia". Ésta es una utilidad que permite crear múltiples versiones de un solo documento con la particularidad de que en cada versión puede aparecer de forma personalizada los datos de cada uno de todos los destinatarios del documento. Un ejemplo que nos ayudará a comprender completamente lo que acabamos de describir es la necesidad de enviar una carta a una lista de destinatarios pero con la condición de que en cada carta aparezcan los datos personales de cada contacto. Con "Combinar correspondencia", el proceso puede hacerse de una forma mucho más sencilla y rápida que si lo intentáramos realizar de forma manual. Tenemos que comenzar creando en Word un documento principal. Por ejemplo, podríamos usar una carta como ésta. El tipo de documento principal que queremos utilizar tenemos que confirmarlo desde la ficha "Correspondencia" y después en el comando "Iniciar combinación de correspondencia". A continuación, tendríamos que tener nuestros destinatarios o contactos en una base de datos, que puede ser un archivo con formato Excel, .csv, Access, o incluso podemos utilizar nuestros contactos en Outlook. Con todo ello preparado, debemos decir a Word en qué lugar de nuestra carta aparecerá cada campo de nuestra base de datos. Por ejemplo, aquí aparecerían los datos postales. Finalmente, y después de visualizar previamente los resultados y de considerar la posibilidad de aplicar algunas personalizaciones, se crea el documento final que estará compuesto por todas las cartas encadenadas, una tras otra, pero cada una con los datos particulares de cada destinatario. Por lo tanto, de lo anterior se deduce que la combinación de correspondencia siempre requiere de dos archivos independientes. El primer archivo es el propio documento de Word, que contiene la información que será la misma en cada carta, así como las instrucciones sobre dónde colocar los datos variables. El segundo archivo va a ser el origen de datos, que como hemos comentado antes, puede ser una tabla de Excel, los contactos de Outlook, o podrían ser datos de Access o de cualquier fuente de datos a la que pueda conectarse desde Access o Excel. También tenemos que decir que no sólo podemos crear cartas con "Combinar correspondencia", sino que hay otras opciones, como la creación de etiquetas. Podemos verlo desde este comando. También sobres, directorios de teléfonos, o mensajes de correo electrónico. Por último, comentar que aunque partimos de una fuente de datos que está en otro lugar, además de la personalización de datos variables en un documento fijo, tenemos otras ventajas al utilizar una "Combinación de correspondencia". Una de las ventajas es la posibilidad de dar formato a nuestros datos, puesto que al incorporarlos a Word a través de esta herramienta, tenemos acceso a todas las potentes funciones de formato que están disponibles en Microsoft Word.

Word 2016 avanzado: Combinar correspondencia

Aprende a crear con Word correspondencia tanto postal como electrónica, etiquetas o sobres personalizados empleando como base los contactos de tu empresa o listado de clientes.

1:43 horas (25 Videos)
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Fecha de publicación:15/03/2017

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