Office 365 esencial: Implementación

Qué ofrece Office 365 a los usuarios

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Office 365 es una solución de oficina para las grandes y pequeñas empresas, ya que tiene distintas versiones y servicios que se adaptan a nuestras necesidades. Aunque la aplicación esté en la nube, se pueden descargar distintos programas.

Transcripción

Antes de empezar a trabajar con Office 365, vamos a cubrir algunos aspectos básicos que te permitirán familiarizarte mejor con todo lo que vamos a aprender en este curso. Para empezar, Office 365 no es un producto en sí. No hay una versión de Office 365 para descargar, a pesar de que durante muchos años nos hemos acostumbrado a pensar que Office es Word, Excel, PowerPoint y Outlook. Cuando hablamos de Office 365, estas cuatro aplicaciones son solo una parte más, importante, pero solo una parte. Office 365 es una suite compuesta de muchas aplicaciones y servicios alrededor de este único nombre; e incluso, cuando hablamos de Office 365, podemos estar hablando de cosas diferentes, puesto que hay muchos niveles de acceso a los servicios con diferentes características, aplicaciones y opciones. Precisamente, por la gran cantidad de opciones y características de la suite se requiere mucha flexibilidad para que los usuarios puedan elegir aquellas aplicaciones y servicios que les convienen, y solo durante el tiempo que les conviene. Por lo que Office 365 está basado en un modelo de suscripción que tiene un coste mensual en función de los servicios y aplicaciones que hayas contratado para una cantidad de usuarios específica. Este modelo de suscripción te permite ser más flexible, añadiendo o quitando servicios al que ya tienes, lo que te permite ajustar mejor recursos y dinero gastado, ya que puedes elegir el pago mensual para proyectos o trabajo que durarán solo unos meses, mientras que otras organizaciones prefieren contratos anuales. Al final, como usuario, ya sea porque has contratado una de las versiones de Office 365 o administrador de una organización pequeña o grande que utiliza Office 365, el modelo de suscripción te ofrece flexibilidad, sobre todo si perteneces o administras una compañía que acaba de empezar o está en crecimiento. Y si eres estudiante, Office 365 tiene también una versión para ti, adaptada a tus necesidades. Esta es una pregunta que te puedes haber hecho en alguna ocasión y, de hecho, mucha gente se la hace. ¿Dónde está Office 365? Realmente, Office 365 es un conglomerado de servicios y aplicaciones que están en la nube. La nube realmente es un término genérico que identifica a una serie de centros de datos repartidos a largo de todo el mundo y que se encargan de gestionar las aplicaciones, los servicios, etc. Esto para las empresas es importante, pero también para los usuarios ya que no necesitan desplegar una infraestructura propia de hardware ni equipos de mantenimiento, ni soporte para mantener en marcha las aplicaciones y servicios de Office 365, ya que de eso se encarga el personal de Microsoft. Tú por tu parte solo necesitas de un navegador para poder acceder a aplicaciones y servicios, aunque dispones adicionalmente de aplicaciones de escritorio para los ordenadores y aplicaciones para los dispositivos móviles. Office 365 comparte además almacenamiento y centros de datos con Azure, porque la nube de Microsoft, tal y como la propia empresa la denomina, contiene partes comunes que están disponibles en múltiples servicios, de forma que algunas características y funcionalidades de Azure forman parte de características clave de Office 365, por lo que tiene sentido que compartan el centro de datos, ya que esto permite una transferencia de información casi instantánea y una forma de trabajo que puede ser gestionada como una entidad única. ¿Cuáles son los componentes principales de Office 365? Vamos a echar un vistazo a los primeros servicios básicos que compusieron en un inicio Office 365, que eran: Exchange, SharePoint y Communication Server, que fue renombrado después como Lync y, luego, como Skype empresarial. Estos tres elementos han sido los tres pilares sobre los que se ha construido Office 365, y a estos tres pilares se ha añadido Office Online, de forma que Word, Excel, PowerPoint y Outlook son accesibles a través de un navegador y están integrados junto con Exchange, SharePoint y Skype Empresarial. Todas estas aplicaciones no son más que versiones online de las conocidas herramientas de escritorio, que, por otra parte, siguen estando también disponibles. A estos servicios se unen, dentro de Office 365, otras aplicaciones como servicios como Yammer: la versión de Microsoft de una red social para empresa. Imagina Facebook dentro de tu compañía o Facebook para la empresa, bien eso es Yammer. Sway, por otra parte, es una forma rápida y excelente de crear mini sitios web o presentaciones, de forma que si quieres crear una presentación más dinámica que las que puedes hacer con PowerPoint, Sway es tu herramienta. Y Delve una solución que te permite estructurar, de forma muy completa y muy visual, tu información almacenada en Office 365. Después, tiene soluciones pensadas para la empresa a un mayor nivel de profundidad como Power BI, que permite profundizar y navegar por tus datos para representarlos y extraer información. Por ejemplo, de tus hojas de cálculo en Excel, etc. Power BI es una herramienta que puedes incluir en la suscripción de Office 365. Intune es un método para gestionar dispositivos como MDM o Microsoft Device Management, y la gestión de dispositivos en una de esas soluciones que está volviendo más y más importante para las organizaciones que se están moviendo a la nube, donde escencialmente la única línea de defensa posible es la gestión de dispositivos, porque todos los datos están en la nube. Así que si es necesario controlar los datos a los que los usuarios acceden o los que tienen permitido hacer con sus dispositivos, una solución MDM va a ser clave, e Intune es una herramienta que te permite controlar y actualizar los equipos que forman parte de esa infraestructura. ¿Cuál es el principal beneficio de Office 365? Bueno, una de la mayor ventajas de Office 365 es la descarga de aplicaciones de Office. Con Office 365, pero no con todas las versiones de Office 365, puedes descargar todas las aplicaciones de Office y pagarlas mensualmente. Esto hace que en lugar de tener que hacer una inversión de cientos de euros en la compra de licencias y en el pago, de nuevo, de nuevas versiones con el tiempo, con Office 365 el usuario recibe actualizaciones y el administrador puede trabajar con un número de licencias que se adapte a la realidad de su empresa y, así, ajustar los costes. Por lo tanto, las aplicaciones de Office descargables, también disponibles con Office 365, son utilizadas como principal beneficio de Office 365 por muchas empresas.

Office 365 esencial: Implementación

Descubre el centro de administración de Office 365 y aprende las opciones más importantes para controlar los centros de administración de Exchange, Sharepoint y Skype.

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Fecha de publicación:8/09/2017

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