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Excel 2011 para Mac esencial

Proteger las celdas en Excel 2011 para Mac

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En este vídeo vamos a ver cómo evitar que otros usuarios cambien, muevan o eliminen datos de una hoja de cálculo. Se pueden bloquear las celdas de la hoja de cálculo de Excel y luego proteger esta con una contraseña. Con la protección de la hoja de cálculo podemos hacer que solo determinadas partes de la hoja puedan editarse.

Transcripción

Veamos ahora cómo evitar que otros usuarios cambien, muevan o eliminan datos de una hoja de cálculo. Se puede bloquear las celdas de la hoja de cálculo donde no queremos que los usuarios puedan modificar estableciendo una contraseña a la hora de proteger la hoja y solamente aquellos usuarios que conozcan la contraseña podrán modificar esas celdas. Por defecto todas las celdas de la hoja de cálculo vienen bloqueadas. Entonces nos preguntamos ¿por qué podemos escribir en ellas? Podemos escribir en ellas porque la hoja no está protegida por tanto, bloquear o desbloquear celdas en la hoja de cálculo no haría ningún efecto hasta que no protejamos la hoja. Pasemos a ver un ejemplo concreto. Tenemos en este ejemplo que dejar desbloqueadas las celdas del nombre del cliente, el crédito, el interés y los meses que es donde vamos a meter los datos, para luego obtener la letra mensual que tiene que pagar esta persona por pedir un crédito. En este caso lo primero que vamos hacer es seleccionar las celdas que queremos dejar desbloqueadas. Con la tecla de comando, como no están adyacente todas las vamos seleccionando y una vez que las tenemos seleccionadas vamos acceder a Formato Celdas y vamos a ir a la parte de "Protección". Observamos que las celdas vienen bloqueadas por defecto vamos a quitarles el bloqueo. Una vez que les hemos quitado el bloqueo haremos clic en "Aceptar". Ahora iremos a la pestaña "Revisar" de la cinta de opciones y elegiremos el botón "Proteger hoja". En este caso hacemos un clic y este nos va a pedir una contraseña opcional si no ponemos la contraseña cualquier persona podría desproteger la hoja de cálculo. En este caso vamos a decirle qué es lo que vamos a permitir hacer dentro de la hoja de cálculo cuando las celdas estén bloqueadas. Vamos a permitir seleccionar las celdas bloqueadas y las celdas desbloqueadas pero no vamos a permitir ni aplicar formatos ni a celdas ni filas ni a columnas ni ninguna de las otras opciones que tenemos desactivadas. Escribimos la contraseña. Después volvemos a escribirla para que Excel pueda comprobar que no nos hemos equivocado y hacemos clic en "Aceptar". Ahora intentamos modificar cualquier celda de la hoja de cálculo escribiendo y Excel nos dice que las celdas están bloqueadas. Pero si intentó escribir en el nombre del cliente… puedo. También puedo meter el crédito… el interés que le van a aplicar… y el tiempo en meses. inmediatamente después nos aparece la letra mensual. En este caso nos podemos colocar en la letra mensual no podemos modificar nada de ahí fijémonos, intenté presionar la tecla "Delete" pero Excel no me permite borrar el contenido de la celda. Por tanto, lo que sí que voy a hacer ahora es proteger la fórmula que hace que aparezca aquí la letra mensual porque no quiero que nadie vea esa fórmula que he realizado. Entonces en este caso voy a desproteger la hoja lo primero hago clic en desproteger hoja e introduzco la contraseña. Si hubiera olvidado la contraseña no podré desproteger la hoja. Ahora lo que voy hacer es poner esta celda como oculta. Cuando a una celda le ponemos formato de oculto no oculta su contenido sino la fórmula que contiene. Vamos a Formato Celda y en la categoría de "Protección" ocultamos. Hacemos clic en "Aceptar" y ahora al revisar volvemos al botón de "Proteger hoja". Volvemos a escribir la contraseña. Y ahora al darle "Aceptar" vamos a ver que ya la fórmula no se ve en la barra de fórmulas. Sería interesante también que el usuario no pudiera estar situándose por las distintas celdas de la hoja de cálculo intentando ver dónde puede y dónde no puede editar. Para ello vamos a modificar, quitamos la protección modificamos a la hora de proteger la forma en que podemos acceder a las celdas y lo vamos a desactivar "Seleccionar celdas bloqueadas". De este modo el usuario solo se podrá colocar en aquellas celdas que están desbloqueadas. Ponemos la contraseña, fijémonos que la contraseña siempre aparece con asteriscos para evitar que sea vista por otros usuarios. Aceptamos y ahora fijémonos cómo ya automáticamente el cursor pasó a una de las celas desbloqueadas. Y si intentó hacer clic en cualquier celda con el botón izquierdo no puedo solo puedo colocarme en las celdas que están desbloqueadas. En el resto no puedo hacer clic. Por tanto fijémonos lo importante que es proteger una hoja de cálculo para evitar que algunos usuarios modifiquen el contenido de las celdas.

Excel 2011 para Mac esencial

Aprende a usar Excel 2011 para Mac, desde los conceptos más básicos en el manejo de hojas de cálculo, a la aplicación de fórmulas y funciones y la representación gráfica de datos.

4:53 horas (55 Videos)
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