Excel 2016 práctico: Gestión de tesorería para pymes

Protección de fórmulas en Excel para evitar accidentes

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La protección de celdas es algo muy práctico, especialmente cuando el libro de Microsoft Excel tiene que ser utilizado por manos ajenas a quien lo creó. Vamos a ver cómo realizar esta protección para garantizarnos que no se pierde ningún dato necesario.

Transcripción

La protección de celdas en una aplicación desde luego es algo opcional, pero yo diría que recomendable. La cuestión es que si por un accidente, por ejemplo, en esta hoja, teniendo esta celda seleccionada u otra que tenga una fórmula, presionamos cualquier botón, es muy probable que la fórmula desaparezca y en este caso las consecuencias son evidentes. Así pues, Excel dispone de un método para poder proteger esas celdas y que salvo que desactivaremos la protección no se puedan modificar. Vamos a empezar por proteger las celdas que corresponda en la hoja Configuración. Las celdas que tenemos que proteger en esta hoja son todas excepto las que son susceptibles de cambiar. ¿Qué celdas son las que podemos cambiar? Pues las que tienen un fondo de color amarillo y también hay que recordar que esta celda la vamos a cambiar, no directamente introduciendo un valor, pero sí eligiendo un valor u otro desde el desplegable. Por lo tanto, esta celda tampoco puede estar protegida. Una vez hecha esta reflexión, nos damos cuenta de que si esta celda no va a estar protegida probablemente podamos seleccionarla y también, por supuesto, cambiar su valor. Para evitar eso, vamos a comenzar llevándonos esta celda o su valor lejos de aquí; por ejemplo, a una celda como esta. Ahora incluso podríamos darle un color blanco para que desaparezca visualmente. En cualquier caso, no va a ser necesario, puesto que ya está suficientemente lejos esa celda. Y ahora debemos explicar cómo funciona la protección de celdas en Excel. Funciona de la siguiente forma. Tendríamos que ir a la ficha Revisar, hacer clic en Proteger hoja y después desmarcar la primera de las casillas para evitar que se permita a los usuarios seleccionar celdas bloqueadas. Una vez que hacemos clic en Aceptar, nos damos cuenta de que la hoja está totalmente protegida y no podemos entrar a ninguna celda, ni siquiera a las que sí que deberíamos poder entrar, que son las que tienen el fondo amarillo, con lo cual tenemos ahora un problema. Al proteger se protege todo y nosotros queremos que haya algunas celdas que no se protejan. Bien, pues vamos de nuevo a hacer clic en este mismo botón, que ahora se llama Desproteger hoja, y vamos a ver qué podemos hacer para que nuestras celdas no se bloqueen. Yo le suele llamar para que nuestras celdas se inmunicen. Bien, pues vamos a hacer lo siguiente. Vamos a seleccionarlas todas, es decir, todas aquellas celdas que queramos poder escribir posteriormente: va a ser esta, también, presionando Control, esta, y recordamos nuestra celda, que va a sufrir cambios; con la tecla Control también la seleccionamos. Bien, ya tenemos todas seleccionadas y ahora vamos a presionar Ctrl + 1, aunque el 1 que hay que acompañar a la tecla Control es el del teclado alfanumérico, no el 1 del teclado numérico. Bien, esta es una forma de hacer que emerja el cuadro de diálogo Formato de celdas. Una vez que lo tenemos aquí, vamos a la ficha Proteger y desmarcamos la casilla bloqueada. Lo que estamos haciendo ahora, después de aceptar, es que estas celdas que hemos seleccionado van a estar, por decirlo de alguna forma y como hemos dicho antes, inmunizadas contra la protección. Vamos a demostrarlo. Desde la ficha Revisar hacemos clic en Proteger hoja. Esta casilla ya está desmarcada de antes y aceptamos. ¿Qué ocurre? Que no podemos hacer clic ni entrar a ninguna celda, pero a esta sí y a estas también e incluso a está también, aunque a esa no nos interesa entrar. Esa simplemente está inmunizada para que desde aquí se pueda cambiar el valor. Y ahora ya haríamos lo propio con el resto de hojas. Por ejemplo, en Caja, tendríamos que seleccionar todo este rango, todo este y también este, y ahora Ctrl + 1 y en Proteger quitamos el "check". Si esto lo hacemos seleccionando varias hojas de forma simultánea, estas tres, vamos a ahorrar tiempo. Ctrl + 1 y quitamos el "check" de Bloqueada. Ahora protegemos las hojas, recordamos desmarcar la primera casilla y vemos como aquí sí se puede escribir, pero en el resto de celdas no. Con esto damos por finalizada la construcción de esta aplicación para la gestión de tesorería para pymes, pero atención, finalizada en su versión básica. Hasta aquí todo lo que hemos hecho permite que la aplicación sea totalmente funcional, aunque sin automatizaciones, es decir, sin grabar macros ni escribir código Visual Basic. Como vemos, la navegación tiene que ser haciendo clic en las pestañas de las distintas hojas.

Excel 2016 práctico: Gestión de tesorería para pymes

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Fecha de publicación:8/06/2016

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