Presentaciones orales online efectivas

Proceso: consejos para antes de comenzar una reunión online

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En este video te compartimos todos los detalles que tienes que tener en cuenta como parte del proceso de una presentación oral efectiva, especialmente para la preparación de las presentaciones y reuniones.

Transcripción

Para que las actividades salgan como necesitamos y podamos alcanzar los objetivos deseados a través de reuniones 'online' efectivas, es muy importante establecer procesos de trabajo claros. Veamos entonces un ejemplo de cómo podríamos organizar un proceso de trabajo de presentaciones 'online' para trabajo en equipo construido a partir de varias experiencias de diversos grupos corporativos. Antes de comenzar, tenemos que preparar el escenario. Una muy buena alternativa antes de establecer un proceso determinado de trabajo para las reuniones 'online' es hacer una reunión con sus equipos para definir en conjunto cuál es la mejor manera para trabajar 'online' con ese equipo determinado y así hacer nuevos acuerdos sobre cómo van a mantener las 'conference calls' o reuniones 'online'. Si hay acuerdo o consenso previo, es más difícil que luego las personas se salgan del formato acordado, y si luego las actividades se dificultan o presentan algún grado de complejidad, será responsabilidad de todos y podrán buscar soluciones entre todos. Definir qué tecnologías se utilizará a partir del consenso y disponibilidad para todos los miembros. Se recomienda definir un Plan B y C, por si la tecnología principal no funciona, y en qué momento se pasará al plan B y al C. Se recomienda también realizar una reunión de verificación de funcionamiento y de manejo de la herramienta para asegurarnos de que todos saben y pueden utilizar la tecnología acordada. Uno de los primeros temas que se recomienda es hacer una agenda bien definida en cuanto a objetivos, actividades y tiempos. ¿Qué se espera? ¿Para qué se espera? Y ¿para cuándo? Si las personas entienden el sentido y el valor de lo que están haciendo, mayor será el compromiso y la participación. Prepara tus mensajes a transmitir y tu presentación con tiempo suficiente para corregir y hacer agregados. Definir una política de horarios, considerando las zonas horarias donde se encuentran los miembros del equipo, y utilizar herramientas digitales para facilitar. Muchas veces se genera una enorme dificultad para calendarizar días y horarios para las reuniones, y se pierde demasiado tiempo coordinando o para consensuar. Si tenemos horarios y días preestablecidos como la mejor opción para coordinar reuniones, luego será más simple poder coordinarlas, si es que no son recurrentes. Hoy en día existen herramientas como 'Doodle', que permiten rápidamente visualizar las posibilidades horarias de todos los miembros, y así definir el día y horario ideal para todos. Considerar que varios de los miembros del grupo necesitarán conseguir salas especiales desde dónde conectarse a la reunión en función de la tecnología que tengan y el acceso a la misma. Muchas veces, se trata de equipos especiales, como los de tele-presencia, que están ubicados en salas determinadas, y no en las computadoras u ordenadores de las personas. Ser tolerantes si realmente las salas están ocupadas, y asumir el compromiso de no utilizar la ocupación de la sala como una excusa para no participar de la reunión. Si los participantes van a usar cámaras y vídeo, seleccionar un lugar que no tenga luz de fondo, o ubicarse de manera que la luz permita ver a las personas y que no se vea todo negro. También es importante la paciencia y la constancia de encontrar espacios. En algunas compañías puede resultar más complicado que en otras conseguir espacios. Trabajar e intentar ayudar a los equipos en este sentido para que no se frustren. Establecer normas o mejores prácticas para el correcto funcionamiento, que sean de interés para los miembros del equipo. Por ejemplo, duración de las reuniones 'online'. Se pueden establecer normas de cuánto tiempo deberían durar como máximo y en qué casos podría haber excepciones. Por ejemplo, en 'Google Argentina' las reuniones no pueden durar más de 20 minutos. Considerar este aspecto es importante, y más aún, teniendo en cuenta el grado de atención 'online', que en general es muy bajo, y la posibilidad de dispersión, muy alta. Para que no se escuchen ruidos de fondo, poner 'mute'. Si van a ponerse a conversar con las personas que tienen al lado, poner 'mute'. Si hay muchos participantes en la reunión, o con gente no tan conocida por el equipo, es importante presentarse cada vez que se habla, y no asumir que los demás reconocen nuestra voz. Por ejemplo, aquí nuevamente, Lorena de Argentina. Puntualidad; definir claramente lo que se espera, que se conecten justo en el horario de la 'call', cinco minutos antes, ¿cuánto tiempo antes se espera a que se conecte el organizador para preparar todo lo necesario? En el momento en que se van conectando a la reunión, dar la bienvenida a los participantes uno a uno. Esperar cinco minutos de cortesía, previo acuerdo con el resto de los asistentes.

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1:56 horas (30 Videos)
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Fecha de publicación:8/02/2017

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