Excel 2016: Fórmulas y funciones

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Vamos a realizar un primer acercamiento al espacio de trabajo que nos ofrece Microsoft para Excel 2016 y, aunque el cambio con respecto a la versión anterior no es radical, hay un conjunto de novedades que no debemos desconocer.

Transcripción

Vamos a comenzar a familiarizarnos con el entorno de trabajo de Excel 2016, que no ha cambiado sustancialmente en esta versión, pero que sí presenta algunas novedades que no podemos permitirnos desconocer. Vamos a comenzar por la parte superior izquierda de la pantalla viendo la barra de acceso rápido, también llamada barra de inicio rápido, donde por defecto y nada más instalar Office, podemos ver algunos botones como el de Guardar, Deshacer o Rehacer, pero que desde este desplegable podemos incorporar otros o incluso quitar los que ya están. A la derecha, vemos una novedad relativa, decimos 'relativa' porque se incorporó en la versión 2013, y es este botón que nos ofrece tres opciones, una de las cuales es ocultar la cinta de opciones, lo que daría lugar al modo pantalla completa. Otra de las opciones es Mostrar solo las pestañas, bastante válida para el caso de que dispongamos de una pantalla pequeña, puesto que tan solo se ven las pestañas, y si queremos hacemos clic en una de ellas y se muestra la cinta de opciones de forma provisional. Cuando terminamos de utilizarla, al hacer clic de nuevo en cualquier parte de la hoja, se vuelve a esconder esa cinta de opciones. La última opción sería Mostrar pestañas y comandos. Y después, ya hablando de las fichas, pestañas y las cintas de opciones a las que dan lugar, podemos empezar a comentar la ficha o pestaña Archivo, que da lugar al "backstage" donde podemos ver la opción Información, que nos da distintas estadísticas de este archivo, también la ruta de trabajo así como algunas opciones para proteger el libro o, por ejemplo, administrar algunas versiones no guardadas o antiguas desde este botón. En versiones anteriores, este comando se llamaba Administrar versiones. También tenemos a la izquierda los típicos comandos de Nuevo, Abrir, Guardar, Guardar como, Imprimir, que al hacer clic se nos abren dos paneles: el de la izquierda es para establecer las distintas configuraciones y el de la derecha para ver una vista previa de la hoja que tenemos activa. También tenemos el botón Compartir, donde nos permitiría hacer partícipes a otros usuarios de nuestra hoja de cálculo. Ahora hay un botón también solo para exportar nuestro archivo a otros formatos. Y en cuanto al botón Publicar, nos permitiría llevar nuestra hoja de cálculo a la aplicación Power BI, para realizar informes visuales avanzados. También tenemos, por supuesto, un botón para cerrar nuestra hoja de cálculo, así como otro para gestionar temas de la cuenta. También podríamos desde aquí cambiar el fondo de Office y los colores. Por último, Opciones nos daría paso a un cuadro de diálogo para configurar las distintas opciones básicas, así como las avanzadas. También tenemos una interesante opción de personalizar la cinta de opciones, para poder activar o desactivar las distintas fichas o pestañas. Ahora, si hacemos un repaso a esas mismas fichas o pestañas, podemos ver que la llamada Inicio está dedicada a contener los distintos comandos de utilización frecuente en Excel. No tienen una temática concreta sino que simplemente Microsoft se ha dedicado a incluir los más demandados por los usuarios. También tenemos la ficha o pestaña Insertar, que a la izquierda contiene los comandos propios de la inserción de tablas y tablas dinámicas. También podemos ver dos o tres grupos, como por ejemplo, gráficos paseos o minigráficos, dedicados a la representación visual de los datos. En la pestaña Diseño de página, tenemos todo lo relativo a la configuración de la impresión, dentro del grupo Configurar página. También podríamos, desde el grupo Temas, cambiar la paleta de colores, las fuentes por defecto en el libro, etc. Ahora, en la pestaña Fórmulas, tenemos un grupo llamado Biblioteca de funciones, donde podemos elegir cualquier función, tener ayuda sobre ella y también insertar esa función en nuestra hoja de cálculo mediante un asistente. Hay otros grupos dedicados a la definición de nombres de rango o por ejemplo a la comprobación y auditoría de fórmulas. Si pasamos a la ficha Datos, podemos ver que, a la izquierda, hay distintos comandos para poder importar información de otros programas, por ejemplo, desde Access o desde un archivo de texto. También hay un importante grupo con comandos para la ordenación y filtrado de datos, tan importantes siempre en el trabajo con Excel. También, desde Herramientas de datos, hay distintos comandos que nos permiten hacer un análisis avanzado de datos. A la derecha, el grupo Previsión amplía esa posibilidad de análisis de información que nos da el grupo Herramientas de datos. Podemos ver también que ahora se incluye un asistente para hacer previsiones y pronósticos. Si pasamos a la ficha Revisar, vemos que a la izquierda están los comandos relativos a la revisión ortográfica, también toda la gestión de comentarios está en esta pestaña. A la derecha, en el grupo Cambios, podemos ver distintas opciones para proteger la hoja de cálculo o el libro. La última pestaña es la ficha Vista, donde tenemos varias opciones para visualizar o no algunos elementos como las líneas de cuadrícula, los encabezados o la barra de fórmulas, de esta forma tendríamos más o menos espacio para trabajar. También hay un grupo para controlar el zoom. Y el grupo Ventana, dedicado a gestionar las distintas ventanas que podríamos tener abiertas simultáneamente. A la derecha de todas las pestañas, hay una novedad en Excel 2016 que se trata del cuadro de búsqueda '¿Qué desea hacer?' En este cuadro, podríamos escribir cualquier pregunta y Excel nos la respondería como si fuese un asistente digital. Por ejemplo, si empezamos a escribir tab-, enseguida nos muestra distintas opciones relacionadas a esas letras, por ejemplo, insertar tabla o tabla dinámica. Al hacer clic, directamente ya tenemos el asistente para crear una tabla dinámica. Creo que realmente ha sido un acierto este asistente, puesto que para usuarios no iniciados es una gran ayuda. Y ya bajando un poco más en el entorno de trabajo de Excel, tenemos el cuadro de nombres, donde podríamos asignar nombres de rango a celdas o grupos de celdas. También tenemos la barra de fórmulas, para insertar precisamente fórmulas y también funciones, aunque las funciones las podríamos insertar aquí directamente o sirviéndonos del asistente de funciones, que lo podemos activar mediante este botón. Más abajo, tenemos los títulos o encabezados de columna, así como los de filas, y entre ambos hay un espacio rectangular que al hacer clic en él, quedan seleccionadas todas las celdas de la hoja de cálculo. También podemos ver a la derecha la barra de desplazamiento vertical, así como la barra de desplazamiento horizontal que está en la parte inferior de la pantalla. También en la parte inferior pero más a la izquierda están las pestañas de las hojas de cálculo, en este caso solo tenemos una, porque a diferencia de versiones anteriores, en Excel 2016 por defecto solo viene una hoja de cálculo, pero si queremos más tan sólo tendríamos que hacer clic en el botón más. Por último, en la parte inferior, tenemos la barra de estado, donde hay distintos botones para cambiar el modo de vista de Excel. Por defecto, tenemos el modo Normal pero también podríamos activar el modo Diseño de página, siempre y cuando desactivemos la inmovilización de paneles. También podríamos tener a nuestra disposición una vista previa de salto de página donde quedarían delimitadas las fronteras entre página y página.

Excel 2016: Fórmulas y funciones

Emplea las herramientas de función y fórmulas, incluidas en Excel 2016, de forma precisa para agilizar tu trabajo diario y realizar cálculos que antes te podían llevar horas.

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Fecha de publicación:19/09/2016

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