Excel 2016: Análisis y gestión de datos

Presentando esquemas con subtotales

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Una vez disponemos de tablas con una estructura y jerarquía bien definida, es un buen momento para agrupar los datos con subtotales en un sencillo paso, algo que les resultará muy útil a los usuarios que no han introducido todavía las tablas dinámicas a sus herramientas de Excel.

Transcripción

Cuando disponemos de tablas con una determinada estructura o disposición de los datos podemos aprovecharnos de ello si utilizamos esquemas con subtotales. Vamos a practicarlo en esta tabla que tenemos aquí abajo en la que nuestro objetivo es generar unos subtotales para cada una de las rutas que están en esta columna. Puesto que ésta es nuestra columna protagonista debe estar ordenada. Nos vamos a situar en cualquier celda de esta tabla, por ejemplo, en la que estamos y ahora desde la ficha Datos nos vamos al grupo Esquema y dentro de él hay un comando que es Subtotal Vamos a hacer clic y obtenemos un cuadro de diálogo donde nos dice que Para cada cambio en, aquí hay un desplegable, nos propone fecha pero nosotros realmente queremos que nos introduzca subtotales para cada cambio en el campo ruta, es decir, que va a totalizar todas las Rutas lunes, todas las Rutas martes, etc, etc. Bien, después nos dice Usar función y nos propone Suma. Vamos a dejarlo tal cual. Y ahora, Agregar subtotal a, y aquí nos propone € venta. También lo vamos a dejar porque realmente lo que queremos es que el campo que tiene que ser sumado es € Venta además no hay otro campo que pueda ser sumado en esta tabla. Bien, pues con todo esto vamos a hacer clic en Aceptar y vemos el resultado. Todas las Rutas lunes ahora tienen una línea inmediatamente por debajo del último item que es un subtotal. Todas las Rutas martes igual. También vamos a conocer unos botones que tenemos en la parte superior izquierda de la ventana, que son estos que vemos, uno, dos y tres, y a comprobar su funcionamiento. Si hacemos clic en el botón uno vemos que toda la tabla se ha contraído y únicamente vemos el total general. Si hacemos clic en dos veremos los subtotales que se han introducido en nuestra tabla. Y si hacemos clic en tres vemos toda la tabla expandida.

Excel 2016: Análisis y gestión de datos

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