Office 365: Outlook para Mac esencial

Preferencias de Outlook

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Vamos a repasar todas las preferencias de Outlook 365 para Mac, de forma que podamos ajustar el comportamiento del cliente de correo para que se adapte a nuestras necesidades específicas de uso. Es algo que tendrás que hacer cada cierto tiempo: revisar las preferencias.
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Transcripción

Cuando empiezas a trabajar con Outlook para MAC la primera opción que te ofrece la aplicación al arrancar es la creación de una cuenta de correo electrónico. Hemos obviado este paso porque nos vamos a centrar primero en la gestión de las preferencias de la aplicación, y después vamos a trabajar ya con las propias cuentas de correo electrónico. Las preferencias de la aplicación están disponibles en el menú Outlook, Preferencias y nos ofrece una serie de características específicas para configurar Outlook. Hemos de tener en cuenta que, independientemente de las primeras preferencias que podamos configurar, vamos a tener que volver durante cierto tiempo a estas preferencias hasta que consigamos un comportamiento de Outlook que se adapte a nuestras necesidades. Hay muchas preferencias definidas específicamente por tres secciones: Configuración personal, correo electrónico y otras preferencias. Vamos a empezar con la Configuración personal. En general, pordemos configurar opciones para las listas de carpetas, para agrupar carpetas similares, como bandejas de entrada de cuentas diferentes, etc. en esta opción de la barra lateral. Podemos personalizar el tema de Office. Afectará a todas las apps. de Office así que tenemos que tener cuidado con esta selección. Si elijo clásico, nos indica que esta opción se aplicará al resto de aplicaciones de Office. Volvemos a mostrar todo. La opción “Gestor de cuentas” donde podemos añadir cuentas específicas de correo electrónico. Vamos a volver atrás. Notificaciones y sonidos. Tenemos aquí todos los juegos de sonido que podemos utilizar y alertas específicas que podemos gestionar con Outlook. No es un panel de control complicado. De hecho, los paneles de control que hemos visto dentro de preferencias no son complicados de gestionar. Son muy sencillos. Tenemos la opción de reestablecer alertas. Esto es interesante para borrar todas las casillas y no volver a mostrar este mensaje de nuevo. Vamos a reestablecer todas las alertas. Categorías: con Outlook podemos trabajar con categorías y clasificar información. Necesitaremos una cuenta de correo que no hemos añadido todavía, pero aquí podremos configurar esas categorías de forma fácil y sencilla. Fuentes. Tipografías con las que vamos a trabajar para correo nuevo, responder o reenviar, texto sin formato. Aquí podemos definir esas tipografías al hacer clic con opciones específicas y tenemos texto de muestra con los diferentes efectos que podemos utilizar. Es rápido, es sencillo y no tiene gran complicación. Son opciones que nosotros vamos a porder configurar posteriormente cuando empecemos a recibir correo electrónico y, por ejemplo… El tamaño de la tipografía puede parecernos muy pequeño con lo cual podemos ampliarlo directamente en estas opciones para disponer de una mejor experiencia de visualización de correo electrónico. Vamos a volver atrás. Opciones de autocorrección para reemplazar directamente texto. Aquí está preparado para corregir algunos errores bastante habituales a la hora de escribir texto. Directamente hará estas correcciones. Y diferentes opciones para la corrección de texto y una gestión de excepciones para la autocorrección para no poner mayúsculas después de… y una serie de acrónimos específicos. Mayúsuclas iniciales para no corregir u otras correcciones. Aquí por ejemplo viene muy bien mayúsculas iniciales no corregir iPhone, iPad, iPod… Y hemos añadido estas excepciones a la autocorrección de mayúsculas iniciales. Y otros tipos de autocorrecciones para trabajar directamente con texto. Vamos a darle “Aceptar”. Después tenemos opciones de autoformato para crear listas automáticas. Listas automáticas con números, bordes… Eso quiere decir que ponemos un 1, añadiremos un texto y automáticamente se crea una lista automatizada. “Reemplazar a medida que escribe”: Guiones por guiones cortos y largos, Negrita y cursiva por formato real… Son opciones específicas para markdown. Rutas de red a Internet por hipervínculos, comillas rectas por comillas tipográficas. Esto es importante en función de si vas a escribir correos que incluyan código interesa marcar o desmarcar esta casilla. En este caso nos interesa tener siempre comillas rectas porque son mucho más estandarizadas y cuando copiamos y pegamos códigos dentro de un correo nos interesa tener siempre comillas rectas. Volvemos a mostrar todo. Opciones de ortografía y gramática para revisar ortografía y la gramática mientras escribe. No hay grandes complicaciones aquí. Es una configuración básica en la primera sección de las preferencias de Outlook. Vamos al correo electrónico. Opciones para su lectura. Con las diferentes opciones para marcar correo como leído. Cuando cambia la selección, solo cuando se abra una ventana independiente. Diferentes opciones que nos ofrece para leer ese correo electrónico. Opciones para las conversaciones. Ocultar los mensajes IMAP marcados para eliminar. Y descargar automáticamente imágenes de Internet en todos los mensajes, en los mensajes de mis contactos o nunca. Esto para evitar seguimientos, es interesante tener solo en los mensajes de mis contactos, sobre todo cuando tenemos una intensa actividad de correo electrónico y tenemos nuestra agenda evidentemente perfectamente organizada. Porque las imágenes descargadas automáticamente de Internet, sobretodo cuando son de newsletters y correos electrónicos de spam, lo que hacen es confirmar que nuestro correo electrónico funciona. Es decir, es activo, es válido. Con lo cual es una medida que facilita a los spamers y a los que envían newsletters, sin solicitar nuestro permiso, que nuestro correo electrónico es válido, lo validan en sus listas y a partir de ese momento empieza la descarga y el envío masificado de correos electrónicos que no queremos recibir. Opciones de redacción. Todas las diferentes opciones de redacción, gestión para atribución del mensaje original con la personalización del mismo. Redactar mensajes en HTML de forma predeterminada. Podemos simplemente desmarcar esta casilla para enviar siempre los correos en texto puro. Esta opción es interesante. Utilizar el formato del mensaje original cuando recibimos un correo electrónico. Y diferentes opciones para trabajar con el formato y cuenta a la hora de responder correo. Las opciones de texto sin formato son muy parecidas. Así que solo tenemos que gestionar de forma separada el texto enriquecido o el texto sin formato y definir cómo queremos trabajar con él. Opciones de firmas. Aquí vamos a gestionar todas nuestras firmas. Elegimos firma predeterminada para cada una de las cuentas, mensajes nuevos, respuestas o reenvíos. Y aquí añadiremos nuestras diferentes firmas. Son cuestiones básicas de gestión de correo electrónico. Ya has tenido que trabajar con estas opciones de firma, de preferencias de envío y recepción, de formato… Así que las encuentras directamente aquí en Outlook y no te va a suponer ningún tipo de problema configurarlas. “Reglas” es importante. Hablaremos de las reglas más adelante. Para reglas de cliente, para crear o editar nuevas reglas, las opciones son muy parecidas. Por ejemplo, si vienes de mail o de otros clientes de correo electrónico que tiene soporte de reglas con una serie de condiciones y una serie de acciones. Disponemos de diferentes tipos de acciones y diferentes tipos de condiciones. Es importante recordar que Outlook no soporta APL script a la hora de realizar acciones de correo. Y es algo que tenemos que tener en cuenta si utilizamos APL script a la hora de gestionar correo electrónico, por ejemplo, como sí nos ofrece mail. Volvemos atrás. Y las opciones de correo no deseado. Tenemos una serie de remitentes seguros que nunca se considerarán como correo no deseado. Es una buena opción empezar a añadir aquí estas direcciones. Y después tenemos remitentes bloqueados. Opciones adicionales veremos cuando tengamos en marcha nuestras cuentas de correo electrónico. Opciones ya para calendario. Configuración estándar de nuestro calendario. Primer día de la semana es lunes para nosotros. Opciones de calendario. Aviso predeterminado. Por ejemplo, una hora. Zonas horarias. Tendremos nuestras zonas horarias específicas. Opciones para envío de calendario. Y el tiempo actual del calendario en Celsius o Farenheit. No son… ajustes difíciles. Simplemente lo que tenemos que tener en cuenta es que tendremos que volver de vez en cuando para rápidamente reconfigurar algunos detalles específicos. Pero en general los ajustes de Outlook no son complicados. Las direcciones para elegir un formato de dirección predeterminado. El formato automático para números de teléfono. Y la búsqueda de contactos empezando siempre por apellidos. Tenemos también la opción para comprobar las direcciones de los destinatarios antes de enviar un mensaje para ver si existe. Y después tenemos las opciones de seguridad y privacidad, que más que de seguridad y privacidad es la opción de privacidad, de momento. Cuando añadamos cuentas de correo, empezaremos a tener más opciones específicas. Y podemos enviar información personal a Microsoft para mejorar Office. Y tenemos una correspondiente declaración de privacidad que nos llevará a la web de Microsoft explicándonos los datos personales que se recopilan, que estos datos se utilizan para ofrecernos mejoras en un futuro al respecto del desarrollo de Office. Hemos dado un repaso rápido a todas estas referencias. Son fáciles, son sencillas, están muy bien explicadas. No te van a ofrecer ningún tipo de problemas sobre todo si vienes de otros clientes de correo electrónico. Y te van a poder permitir hacer primero una primera configuración del comportamiento de Office y apartir de ahí, ajustes específicos cuando ya empieces a trabajar con la aplicación.

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Fecha de publicación:17/10/2016

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