Formación de portavoces

Ponernos en situación: caso práctico

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Para practicar, un portavoz debe hacerlo sobre un caso real o lo más cercano posible a la realidad. En este vídeo planteamos un escenario con los suficientes detalles como para que el portavoz pueda ponerse en situación.

Transcripción

La mejor manera de empezar a mejorar como portavoz es pasar a la práctica. Es decir, ensayar con una situación que podría ser real, pero sin tener la presión de realmente jugárnoslo todo delante de los periodistas Lo ideal es partir de un ejemplo que se base en nuestra propia empresa o que sea muy similar a las situaciones que viviremos con los medios, y, claro, de donde se aprende más es de las malas experiencias. Con esto ¿qué quiero decir? Que tener una amable entrevista de un tema que conocemos a la perfección y nada polémico con un periodista cordial es bastante fácil. Así que ensayemos con algo más complicado y cuando lo tengamos dominado seremos capaces de enfrentarnos a una situación real. Supongamos que somos una empresa constructora y en una de nuestras obras, en un lugar céntrico de la ciudad de Sevilla, en España, ha habido un derrumbe. En la obra había 20 trabajadores, pero nos hemos enterado cuando acaba de suceder y no tenemos información detallada de qué ha pasado. Sin embargo, al suceder en una zona de gran tránsito y en pleno día, la noticia ha corrido como la pólvora. Está en todas las redes sociales, incluso hay algunos vídeos de personas que estaban en la zona y lo han captado con sus móviles. Nos han llamado ya medios locales de la ciudad y de la Comunidad Autónoma, Andalucía. Y han empezado a llamar de medios nacionales. Esta es la situación. Si tuviésemos un plan de crisis previamente fijado, sabríamos qué hacer y el portavoz estaría formado. De hecho, debería ser así, dado que es bastante probable que en una empresa que se dedica a la construcción pueda haber un accidente de este tipo. Al igual que es previsible que una empresa de alimentación sufra alguna incidencia con contaminaciones de los productos o etiquetados erróneos. Sin embargo, no ha sido así, Y tenemos que empezar de cero. No voy a explicar en detalle cómo gestionar una crisis, puesto que no es el tema que nos ocupa, así que me centraré en lo que respecta al portavoz. En un caso que ya está atrayendo la atención de los medios, además de las redes sociales, y en el que con casi seguridad habrá heridos y posiblemente muertos, la empresa tiene que informar. Vamos a recabar toda la información que podamos y, como aún no podemos decir mucho, crearemos un documento que se denomina "Statement" que leeremos a los medios que llamen y enviaremos por "e-mail." En este caso, puede ser el Departamento de Comunicación el que lo envíe y hable con los medios que no precisen de audio. Las radios y televisiones que quieran grabar deberán ser atendidos por el portavoz, que se limitará a leer el "Statement" y nada más puesto que carece de información y no es el momento de elucubrar. El "Statement" será breve y tendrá una primera parte explicando lo que sabemos con seguridad hasta el momento, qué medidas se han tomado para controlar la situación. Se incluye la parte humana, cuando hay o puede haber daños personales, y se finaliza diciendo que se está recabando la información y se volverá a informar a los medios cuando se sepa algo más o se fija una hora concreta. Podría ser algo así: "Esta mañana, a las 12:30 h. ha habido un derrumbe en el edificio de la calle Mayor, número 5 de Sevilla. En ese momento, 20 trabajadores de nuestra compañía estaban trabajando en la reforma del edificio y aún se encuentran en el interior. Responsables de nuestro equipo se han trasladado al lugar inmediatamente y los bomberos y la policía están trabajando en la zona. También se ha delimitado un perímetro de seguridad para evitar más riesgos. Por el momento, no sabemos cómo están los compañeros del interior ni las causas del suceso. Estamos localizando a las familias para facilitarles la información que vayamos teniendo y prestarle los servicios que precisen. En cuanto tengamos más información se la haremos llegar por "e-mail" y a través de nuestras redes sociales". Es imprescindible que sea veraz lo que se dice en el "Statement". Es decir, que la información que damos del suceso sea cierta o al menos, lo que sabe la empresa en el momento, que se esté informando a las familias como se dice y que, posteriormente, se vuelva a informar. Si pasa demasiado tiempo sin poder aporta nada, al menos decirlo y no guardar simplemente silencio. Este tiempo de espera, el portavoz debe aprovecharlo para preparar su intervención ante los medios, porque casi con seguridad tendrá que hacerlo. Debe preparar los mensajes clave, el argumentario y el "Q&A". Si se puede, mientras no hay más información, se pueden preparar estos documentos con dos versiones. La primera basándose en la hipótesis de que finalmente no ha habido daños humanos de consideración y la segunda basándose en que ha sucedido algo más grave, incluso con pérdidas humanas.

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1:10 horas (26 Videos)
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Fecha de publicación:7/04/2017

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