Gestión de proyectos simplificada

Planifica las reuniones de arranque

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Una parte importante del primer paso es asegurarte de que las partes involucradas tengan una visión compartida del proyecto. Muchas veces tenemos a varias personas involucradas que quieren cosas distintas. Convoca dos reuniones de arranque para determinar qué es lo que quieren.

Transcripción

Una parte importante del primer paso, decidir tu proyecto, es asegurarte de que las partes involucradas tienen la misma opinión y una visión compartida del proyecto. Si solo tienes un cliente, perfecto, será sencillo darle lo que quiere, pero muchas veces tenemos a varias personas involucradas que quieren cosas distintas. Unas quieren algo barato, otras algo bueno y otras tienen prisa o quizá solo tienen ideas distintas de qué implica la calidad y de cuál sería el producto final. La única forma de determinar esto es reunir a todos en una mesa, hablar y ponerse de acuerdo. El gestor de proyecto no tiene que decidir las prioridades. Si lo haces, alguien se quejará y estará descontento. Tu tarea solo es facilitar la reunión. Júntalos en una sala y di: "¿Qué quieren obtener de esto? ". Personalmente, os recomiendo convocar dos reuniones preparatorias, dos reuniones de arranque. En la primera les preguntas qué es lo que quieren. Después de identificar el objetivo del cliente, continúa con los pasos, esto es, planifica. Una vez hecha la planificación, en la segunda reunión diles: "Este es el plan, ¿qué les parece? ". Puede que tengas varios planes, puedes decir: "Este es el plan caro, el Rolls Royce. Va a costar más, pero dijeron que querían esto, así que tendrán que pagar más". O puedes decir: "Por el dinero que ofrecen, esto es lo que podemos darle". Tendrán que renunciar a algunas cosas. Si no pueden conseguirlo todo, puedes proponerles varias opciones. Muchas veces, en la segunda reunión, las noticias no son tan buenas, pero al menos tienes un plan para justificarlas. Es una reunión de validación, de toma de decisiones y compromisos. He hecho la planificación y estas son las opciones. Recuerda que la primera reunión consiste en saber qué quieren y en la segunda decidirán y firmarán. Asegúrate de que están presentes las personas que son responsables de tomar las decisiones. Si te dicen: "Nosotros no podemos dar una respuesta definitiva hoy, pero ¿puedes empezar ya con el proyecto? ", la respuesta claramente es "No". No empieces tu proyecto hasta que todos estén de acuerdo, todas las partes interesadas deben estar de acuerdo con el resultado final. Empezar un proyecto confuso acabará mal: tú saldrás perjudicado por no ofrecer lo que querían y ellos por no conseguir lo que esperaban. Yo aclararía: "No puedo empezar hasta planificar el proyecto y no puedo planificarlo hasta saber lo que quieren". Imagina que eres un constructor y una pareja te pide que hagas una ampliación en su casa y discuten sobre qué quieren. Uno quiere que sea grande, el otro quiere que tenga más ventanas. Si dicen: "¿Puede empezar a pedir ladrillos y comenzar los trabajos? No sabemos qué queremos, pero ¿puede empezar a encargar materiales? " ¿Qué diría el constructor? Tajantemente, no, "No puedo empezar hasta no saber qué quieren, al menos necesito un boceto de lo que quieren". Pues tu proyecto es igual, no lo empieces hasta conseguir un acuerdo. Así que son necesarias dos reuniones de arranque, en la primera descubre qué quieren las partes involucradas y en la segunda muéstrales el plan para que accedan y cerrar el acuerdo, y recuerda no empezar a trabajar hasta que no se firme el acuerdo. Ahora piensa en tu proyecto actual. ¿Hay tiempo para organizar estas reuniones? Si tienes tiempo, reúne a todos y consigue un acuerdo compartido sobre el resultado final del proyecto.

Gestión de proyectos simplificada

Aprende el proceso de 12 fases para planificar y ejecutar proyectos. Descubre que, si no se planifica y controla, gestionar y completar un proyecto puede ser muy complicado.

1:25 horas (16 Videos)
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Fecha de publicación:30/08/2017

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