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Access 2016 avanzado: Formularios e informes

Pasos previos en el diseño de un informe con Access 2016

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Antes de empezar a diseñar un informe, tenemos que configurar el origen de datos del mismo, ajustar el ancho con la hoja de papel que utilizamos y visualizar las secciones del informe que vayamos a utilizar.

Transcripción

Vamos a crear ahora un informe en la vista Diseño. Vamos ahora a la ficha de Crear y aquí le decimos "Diseño de Informe". Y ahora tenemos que tener en cuenta varias cosas antes de empezar a trabajar con el informe. En concreto, tres cosas. El orden en que la hagamos da igual, son totalmente independientes. Lo primero que le vamos a hacer es ajustar la cuadrícula blanca. Si nosotros no cambiamos las opciones que vienen por defecto lo que vamos a hace es trabajar con un papel Din A4 que tiene 21 cm de ancho. Si no cambiamos los márgenes que tiene predefinidos, que son de 0,65 por cada lado, lo que hace es que le quita 1,3 cm, pues así queda en 19,7. En resumidas cuentas, tenemos que coger una cuadrícula blanca y llevarla hasta aprovechar el espacio que tenemos, lo llevo hasta el 19,5. Hay que tener cuidado de no pasarse del tamaño real ya que si no me crearía hojas en blanco. Si le quiero cambiar los márgenes en la ficha de Configurar Página aquí tengo las opciones de Configurar Página y veo los márgenes que tiene. Ya hemos hecho una cosa, la cuadrícula. Lo siguiente, le vamos a decir de qué sitios tiene que coger los datos. Cuál es el origen de datos del informe. Para ello, voy a ir a la hoja de Propiedades, y tenemos aquí las propiedades del informe. En caso de que no apareciera el informe, porque según donde yo pinche me aparecen distintos objetos, puedo pinchar en el cuadro que hay debajo del nombre del informe para que me saque las propiedades del informe. También puedo pinchar en el desplegable que tengo aquí con los objetos que tengo en el informe o incluso dentro del informe pinchar en una parte gris. En cualquiera de estos sitios me va a aparecer la propiedad del origen del registro. La primera, dentro de todas, la primera es origen del registro. Eso indica de qué tabla o consulta tiene que coger los datos. Para tener datos de todo tipo voy a coger de la tabla de resumen. Entonces ya para poner campos podría ir al botón de agregar campos existentes e ir añadiendo los campos. ¿Se pueden poner los campos sin coger un origen de datos? Sí, pero en algunos casos nos puede dar problemas. Con lo cual, es mejor siempre coger un origen de datos, y si queremos coger datos de varias tablas, hacemos previamente una consulta. De esa manera, nos podemos ahorrar problemas que tengamos a posteriori. Ahora, dentro de mi informe tengo tres apartados, el detalle es muy grande, lo voy a hacer más pequeño, me sitúo en la parte de abajo y lo arrastro hacia arriba. Y aquí tengo tres apartados, el encabezado de página, el detalle y el pie de página. Voy a pinchar con el botón derecho dentro de la cuadrícula porque quiero sacar otras dos opciones más, como son el encabezado o pie de página del informe. Hay que tener cuidado porque se llama casi igual que el encabezado o pie de página a secas. Entonces ahora tenemos el encabezado o pie de página del informe. Y como vemos, ya nos aparece. Ahora en nuestro informe tenemos cinco apartados. ¿Para qué nos sirve cada uno de ellos? En el encabezado del informe, lo que pongamos ahí solo va a aparecer una vez al principio del informe, por ejemplo, para ser una portada, un texto que tengamos al principio, etcétera. En el encabezado de página podemos poner lo que queremos que vaya al inicio de cada página, como por ejemplo un logotipo, la fecha, etcétera. Lo que pongamos en detalle va a ir cambiando con cada registro. O sea, que suelen ir los campos del origen de datos, los campos de la tabla o consulta de donde cogemos los datos. Lo que pongamos en el pie de página se va a repetir en todas las páginas en la parte inferior. Por ejemplo, los números de página es lo más típico. Y en el pie del informe, pues podemos poner gráficos, podremos poner operaciones de resumen ya que solo va a aparecer una vez al final del informe. Si no lo necesitamos, lo podemos quitar de la misma manera que los hemos puesto. Pinchamos con el botón derecho y se los podemos quitar. Pero en principio los vamos a dejar puestos. Voy a guardar este informe y le voy a poner "Ventas". Le digo Aceptar y ya lo puedo cerrar.

Access 2016 avanzado: Formularios e informes

Aprende a crear informes con Access 2016, exportarlos en formato PDF y cómo transformar esa información en formularios para facilitar las tareas con las bases de datos.

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