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Access 2016 avanzado: Consultas

Otras opciones para trabajar en la vista de datos

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Exploremos otras opciones disponibles para las tablas, tales como utilizar funciones de resumen para totalizar datos, guardar, actualizar datos, eliminar, buscar determinados datos, reemplazar datos.

Transcripción

Vamos a ver más opciones que tenemos a la hora de trabajar con los datos de una consulta. Vamos a ir a la ficha de "Crear". Vamos a decirle "Diseño de consulta". Y voy a coger la tabla de "Clientes", "Pedidos" y "Detalles de pedidos", para tener muchos campos. La cierro. Y de "Clientes" voy a coger el asterisco. De "Pedidos", de "FechaPedido" hacia abajo voy a seleccionar todos. Y los arrastro a abajo. Y de "Detalles de pedidos" también el asterisco para coger todos los campos. Ahora ya me cambio de vista. Y tengo aquí todos los datos de las tres tablas. Una cosa muy útil es ver en la pantalla un pequeño resumen de datos. Para ello voy a pulsar en el botón de "Totales". Y me aparece aquí abajo una fila. Entonces por ejemplo, en el precio/unidad, yo podría pinchar ahí y en la flechita decirle "Promedio" para saber cuál es la media de los productos que yo vendo. O en "Cantidad", le voy a decir que me lo sume. Entonces de esta manera yo puedo ver un resumen de los datos que estoy viendo. Desde aquí yo puedo actualizar los datos de la consulta. ¿Por qué? Porque esta consulta está cogiendo los datos de una tabla y a lo mejor en esa tabla otras personas están introduciendo datos. Pues si quiero ver los datos actualizados lo puedo actualizar desde aquí. También puedo eliminar registros. Pero ojo: si yo elimino los registros de la consulta, los estoy eliminando también de la tabla. Una acción muy cómoda es "Buscar". Yo puedo ir al campo por el que quiero buscar. Entonces voy a buscar el "Id. de pedido". Y una vez que esté en este campo le voy a decir: "Buscar". ¿Por qué es bueno situarme en el campo antes de buscar? Muy sencillo: para que me busque solamente en ese campo y no en toda la tabla. Entonces vamos a imaginarnos que yo quiero buscar el pedido "11000". Pues ahí que escribo "11000". Entonces, como digo, es mucho mejor siempre buscar solo en el campo en el que estoy. Puedo elegir en el desplegable si quiero en el "Campo actual" o en todo el documento, o sea que me buscará en todos los campos. Le puedo indicar si quiero que coincida todo el campo. De esa manera me buscará solamente donde ponga "11000". Le puedo poner que sea en el "Comienzo del campo". En ese caso me encontraría también el "110000". O en "Cualquier parte del campo", me encontraría el "911000". Después le puedo decir "En todas las direcciones", o solo desde donde está el cursor hacia arriba, o solo desde donde está el cursor hacia abajo. Esto es muy útil para cuando tengo los datos ordenados y ya sé que del principio a donde tengo el cursor no está, por ejemplo, o al revés, de donde está el cursor hacia abajo no está. En este caso, estoy buscando realmente un número, con lo cual no tiene sentido lo de "Coincidir mayúsculas y minúsculas". Pero cuando busco textos sí que es muy interesante si quiero que me diferencie entre mayúsculas y minúsculas. Y la opción de "Buscar los campos con formato" no se utiliza en las consultas, porque si yo cambio el formato a algo me lo cambia a toda la consulta. Si ahora le dijera "Buscar siguiente", ya automáticamente me lleva al pedido 11000. En este caso lo cancelo. De la misma manera que tenemos "Buscar", tenemos "Reemplazar", que lo que haría sería cambiarme un dato por otro. O sea, yo por ejemplo quiero cambiar el 11000. He tenido que rehacer el pedido y ahora es el 13500. Pues le podría decir que me lo cambiara. En este caso lo voy a dejar como estaba. No lo quiero cambiar. Pero por ejemplo, si en el "País de destinatario" en vez de que me apareciera "Reino Unido", lo quisiera cambiar por "Gran Bretaña", ¿qué tendría que hacer? En "Reemplazar" escribiría... "Reino Unido". Y cambiarlo por "Gran Bretaña". Y aquí le puedo decir "Buscar siguiente" para que me lo encuentre y reemplazar solo este. O si lo quisiera cambiar en todos le diría "Reemplazar todos". En este caso, no lo voy a cambiar, lo voy a dejar como está. En cualquier momento yo me puedo ir cambiando de registro con los botones que tengo en la parte inferior. Para ir al siguiente. Para ir al último. Al anterior. O al primero. Es lo mismo que tenemos ahí en la opción de "Ir a". O si quiero seleccionar todos los registros o seleccionar solamente el registro en el que estamos. Cerramos esta consulta, ya que solo hemos estado viendo opciones que nos faciliten el trabajar con los campos. La cierro. No hace falta que la guardemos. Y ya estaría.

Access 2016 avanzado: Consultas

Descubre el potencial de las consultas en Access 2016, para visualizar los datos que tengamos en nuestras tablas y para poder modificar los datos ya introducidos en ellas.

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