Cómo elaborar un plan de comunicación

Organización de ferias, congresos y otros eventos

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Los eventos, tales como congresos o ferias, por ejemplo, tanto si los organiza la propia empresa como si participa en alguno organizado por terceros, son una manera excelente de tener un contacto directo y personal con nuestros públicos.

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Los eventos, tanto si los organiza la propia empresa como si participa en uno organizado por terceros, son una manera excelente de tener un contacto directo y personal con nuestros públicos, conllevan un coste mayor que otras acciones pero si se les saca partido, el beneficio puede ser muy grande. Una empresa o una entidad puede organizar y participar en muchos tipos de eventos, por lo que haré un resumen de los más comunes y efectivos. En primer lugar, los eventos internos destinados a los empleados: pueden ser lúdicos, como una cena de empresa para cohesionar el equipo, con actividades de "team building"; profesionales, para presentar los resultados del año que se cierra y los planes del que llega, etcétera. El formato es muy flexible y los gastos que conlleva también y son una buena inversión. Como dice Richard Branson, fundador de Virgin, "si cuidas a tus empleados ellos cuidarán de tus clientes". En segundo lugar, los eventos con "partners", distribuidores o mayoristas. Estos encuentros con otras empresas sirven para cerrar o afianzar alianzas, presentar nuevos productos o colecciones o afianzar la empresa en el sector. Organizar mesas redondas de temas de interés común es una buena forma de reunir a este tipo de públicos. En tercer lugar, con la prensa se pueden realizar muchas acciones, es habitual convocar a los medios cuando hay algo relevante que comunicar, como presentar nuevos productos o algún tipo de estudio o informe realizado. Hay que tener en cuenta que para un periodista, desplazarse de su puesto de trabajo e invertir al menos un par de horas en un evento de este tipo es un esfuerzo. Así que solo debe hacerse cuando la convocatoria esté justificada, si no, es suficiente con enviar una nota de prensa. Si solo se va a invitar a unos pocos medios, es mejor organizar una comida o desayuno, es más barato y más personal. Otra acción que se puede considerar un evento es un viaje de prensa, por ejemplo, para visitar unas instalaciones especiales que la empresa tenga en algún lugar, o un encuentro con "bloggers". En cuarto lugar, existen otros eventos organizados por terceras partes a los que puede ser muy interesante acudir, sea con una participación activa o como mero asistente. Hablo por ejemplo de las ferias. Participar en una feria no es barato, sobre todo en las importantes, pero si se le saca partido se puede aprovechar la inversión. ¿A qué me refiero con sacarle partido? A no limitarse a poner un stand y esperar pasivamente que vengan a vernos. Una feria hay que trabajársela desde mucho antes. ¿Qué tipo de feria es? ¿Es profesional o irá mi cliente final? En función de eso, ¿qué podemos hacer? Podemos organizar reuniones con otros participantes de la feria que nos puedan interesar como socios o para algún tipo de acuerdo. Podemos aprovechar para quedar allí con proveedores o distribuidores. Sobre todo para las ferias más importantes y las sectoriales, los profesionales se desplazan desde todo el país e incluso de otros países para asistir, es la oportunidad de tener reunidos unos pocos días a muchas personas dispuestas a hacer negocios, y nos podemos reunir en persona, que siempre es más productivo que hablar por teléfono o email. Cerremos esas reuniones con antelación. También estarán los medios más interesantes para nosotros cubriendo el evento, vamos a decirles con tiempo que estaremos allí e invitarles a que vengan a vernos. Y por supuesto, si hay cliente final, hagamos algo para atraerle, conocerle, que nos conozca y si puede ser, que nos deje su email de contacto a través de algún sorteo u otra acción. Si organizamos todo esto bien, ¿no nos habrá valido la pena la inversión? Por otro lado, dependiendo de nuestro sector, habrá otros muchos eventos más pequeños y concretos como congresos, conferencias, presentaciones, etcétera, en los que puede interesarnos participar como patrocinadores, ponentes o meros asistentes. Lo más importante para organizar un evento es planificarlo con tiempo y tener muy claros los objetivos, qué pretendemos obtener de esa acción y qué vamos a hacer para lograrlo.

Cómo elaborar un plan de comunicación

Aprende a desarrollar un plan de comunicación, a fijar tus objetivos, crear un mapa de públicos, plantear una estrategia y una serie de acciones que darán forma a tu plan.

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