Access 2016 avanzado: Formularios e informes

Ordenar y agrupar en un informe en Access 2016

¡Prueba gratis durante 10 días

nuestros 1271 cursos !

Prueba gratis Mostrar modalidades de suscripción
Una de las herramientas más potentes que tenemos a la hora de hacer informes es agrupar los registros por el campo o campos que queramos, para poder calcular distintos subtotales en nuestro informe. Admite cuatro niveles de agrupamiento.

Transcripción

Una de las opciones más útiles que tenemos a la hora de hacer un informe es el poder agrupar y ordenar los datos para poder hacer subtotales, es decir, totales parciales de los datos que estamos representando. Para ello, vamos a pulsar en el botón de "Agrupar y ordenar". Si quisiéramos solamente poner un orden, o sea, ordenar los datos, podemos pulsar donde pone "Agregar un orden". Nosotros en este caso vamos a querer agregar un grupo, o sea, queremos que agrupe por el campo donde le digamos. Cuando hacemos clic aquí nos aparecen los campos del origen de datos, aquí si no hubiéramos elegido un origen de datos y hubiéramos puesto los campos sin más dentro de nuestro informe, tendríamos que haber puesto aquí siempre un campo que ya tuviéramos, entonces nos podría haber dado algún problema si quisiéramos agrupar por un campo que no tuviéramos en el informe. En este caso vamos a elegir por el campo "País". Entonces, tenemos las opciones que queremos agrupar por país, y en qué orden queremos, de la A a la Z o de la Z a la A, en orden ascendente o descendente y cuando hacemos clic en el "+" nos salen más opciones. Lo primero que tenemos, "Por valor completo" o sea, que queremos poner a los de España con los de España y a los de Argentina con los de Argentina, pero hay veces que sobretodo, cuando son códigos, lo que queremos hacer por ejemplo es que los que tengan los dos primeros dígitos iguales, le puedo decir por el primer carácter, por los dos primeros, o por el número de caracteres que sea. Después tenemos la opción de decirle "Sin totales" o si queremos que nos calcule ya los totales de algo. Le voy a decir "Sin totales" puesto que esos los vamos a hacer a mano, esos totales. Si queremos que sea con título, en este caso no queremos que tenga ningún título, una excepción de encabezado, sí queremos que tenga encabezado. En principio pone una excepción de pie, pero le vamos a decir que sí, queremos que tenga una excepción de pie. Y "No mantener junto", en este caso le vamos a dejar como está en "No mantener junto". ¿Por qué? Porqué si por ejemplo tenemos dos registros de un dato y después tenemos otro registro con una escala en la misma página, nos lo pondría junto, y nosotros no queremos eso, entonces, para que no suceda eso, lo que vamos a hacer es hacerlo nosotros a mano. Entonces nosotros aquí ya hemos dado las opciones que queríamos. En este caso, vamos a agrupar solo por país, pero dentro de país podríamos agrupar por ciudad, podría seguir agrupando por varios niveles. Puedo cerrar esta ventana, o bien le vuelvo a dar en "Ordenar y agrupar" o le puedo dar en la X que tenemos aquí, pero ojo, no le demos aquí en la negra porque lo elíminamos. Entonces cierro esta ventana y nos encontramos ahora que justo por encima del detalle y por debajo del detalle tenemos ahora encabezado de país y pie de país. El encabezado de país aparecerá cada vez que empecemos un país, y en el pie de país aparecerá cada vez que acabemos un país. Entonces, ¿qué es lo que vamos a hacer? En el encabezado de país voy a poner el de campo país. Pero como quiero que se vea bien, le voy a quitar la etiqueta voy a poner este campo más grande y en este caso, para poder localizarlo bien le voy a poner el color de fondo, eso quizá, cuando estemos haciendo un informe de verdad, a lo mejor sea demasiado llamativo, pero bueno también puede que lo necesitemos. Esta misma opción la voy a copiar y la voy a poner en el pie de país. Y en el pie de país, debajo del nombre del país, lo que voy a hacer es ponerle un salto de página. para que cada vez que salga de un país, ya se vaya a la siguiente página, de esta manera, si nos vamos a la vista preliminar, vemos que al principio de cada país nos pone el título con el nombre del país y si me cambio de página, este informe tendrá más o menos páginas según el espacio que le hayamos dado entre los distintos registros. Me cambio ahora y veo que donde se acaba un determinado país ya me pone el pie de país, y cuando le doy a la siguiente, veo que en el siguiente país me pone el título. Pero ahora, quizá por casualidad hemos descubierto que claro, también en el encabezado del país, me va alternando los colores. Me vuelvo al diseño, y entonces en el encabezado del país en el formato, en "Alternar el color de la fila", le voy a decir "Sin color". Si también me lo hace en el pie del país le voy a decir en "Alternar el color de la fila", "Sin color", para que no me lo haga en ningún caso. Voy ahora a la vista preliminar, voy a volver a la misma página que antes y veo que ahora ya no me pone ese color de fondo, con lo cual, ya lo cierro. Tengo delimitado dónde empieza y dónde acaba un país y lo veo muy claramente en el informe.

Access 2016 avanzado: Formularios e informes

Aprende a crear informes con Access 2016, exportarlos en formato PDF y cómo transformar esa información en formularios para facilitar las tareas con las bases de datos.

3:06 horas (51 Videos)
Actualmente no hay comentarios.
 

Este curso video2brain está disponible como descarga y para ser visualizado online. ¡Pero no hace falta que decidas entre las dos opciones! Al comprar el curso, disfrutarás de ambas posibilidades.

La descarga te permite ver las lecciones sin estar conectado/a a internet y supone una navegación fácil y ágil entre capítulo y capítulo. Si vas a trabajar en diferentes ordenadores o si no quieres descargarte el curso completo, entra en la web con tus datos de acceso y disfruta directamente de tus vídeos online. Te deseamos que disfrutes de este curso y te resulte de mucha utilidad.

Estamos a tu disposición si tienes cualquier tipo de duda o pregunta.