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Excel 2016: Tablas dinámicas

Ordenar la información de las tablas dinámicas en Excel 2016

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Hablando de tablas con datos, la ordenación es fundamental. Las posibilidades de ordenar los datos de una tabla dinámica son múltiples y debemos aprender las normas que utiliza Excel para poder aplicarlas en cualquier situación.

Transcripción

Vamos a ver como funciona la ordenación de datos en tablas dinámicas. Lo que está claro es que no siempre nos va a interesar la forma en la que Excel ordena estos ítems que son los encabezados de cada fila. Por ejemplo, podría interesarnos que el grupo "Ingresos" estuviese en último lugar, y "Variaciones de existencias" en primer lugar. También, podríamos necesitar un orden distinto para cada uno de los meses, o en cualquier caso, de los datos que hubiese dispuestos en columnas. Incluso, también podríamos preferir que los datos que aparezcan en un total general estén ordenados de mayor a menor o al contrario. Bien, pues todo esto es lo que vamos a comentar en este vídeo. Vamos a comenzar por la posibilidad de que todo un grupo ocupe una posición distinta dentro de los encabezados de fila. Por ejemplo, vamos a ver que "variación de existencias" estuviese en primer lugar. Lo hemos contraido y ahora, acercamos el cursor a la parte izquierda hasta que se convierte en una flechita negra, en ese momento hacemos clic y ya tenemos toda la línea seleccionada, ahora la tendríamos que coger de un borde con el ratón y con cuidado la vamos subiendo hasta el lugar que queramos, por ejemplo, aquí, y aquí tenemos todo un grupo ordenado de una forma personalizada. También podríamos preferir que estos encabezados de cada grupo, se dispusieran por orden alfabético, puesto que son textos, vamos a hacer clic en uno de ellos, insistimos, en cualquiera de estos encabezados, pero no en los datos que hay dentro, así que, por ejemplo, en este hacemos clic con el botón derecho y ahora, vamos a ordenar y ordenar de la A a la Z o al contrario, como queramos. Vamos a escoger de la A a la Z. Como vemos, ahora la palabra "Gastos" va antes que "ingresos" y que "Variación de existencias", y todo está ordenado en función de estos tres encabezados, independientemente de que dentro los datos tuvieran un orden u otro. Pero ahora, vamos a suponer que los datos que hay dentro de un determinado grupo necesitamos que estén dispuestos en otro orden distinto, pues entonces seleccionaríamos cualquiera de esos ítems, y con el botón derecho iríamos a ordenar y por ejemplo, en este caso, vamos a ordenar de la Z a la A. Así que, ahora todos los elementos que hay dentro de los encabezados están de la Z a la A, es decir, en orden inverso, en caso de ser números, los números mayores están por encima que los menores, podemos ver, 709, 705 y 700, y arriba igual. Y a continuación nos ocupamos de ordenar los datos que están dispuestos a lo largo de las columnas, prácticamente estamos hablando de lo mismo, así que nos situamos en cualquiera de estos meses, hacemos clic con el botón derecho, ordenamos, y por ejemplo, vamos a ordenar de la Z a la A, que aunque no sea normal para los meses, como ya están ordenados de la A a la Z, tan solo se trata de una prueba. Y aquí tendríamos el resultado, y ahora, con la misma idea y concepto, vamos a ver como podríamos ordenar los valores, hasta ahora nos hemos ocupado de los encabezados de fila y de columna, por ejemplo, supongamos que necesitamos que esta tabla dinámica, esté ordenada en función de los totales de cada uno de los grupos, es decir, que se sitúen arriba, los grupos que tengan un valor mayor, pues por lógica tendríamos que hacer clic en los subtotales de cada grupo, por ejemplo, en este y tendríamos que hacer clic en ordenar y después de mayor a menor, y ahora vemos como "Ingresos", que es el que tiene un subtotal mayor, se coloca en primera posición, después tendríamos el valor positivo de 16.458,96, y después el valor negativo que evidentemente está por debajo del anterior. Y otra opción, sería necesitar que los componentes de cada uno de los grupos, estén ordenados de determinada forma, o bien, de mayor a menor, o al contrario. Vamos a seleccionar cualquiera de esos componentes, hacemos clic con el botón derecho, ordenamos, por ejemplo, también de mayor a menor, y así vemos que se sitúan en primera posición dentro de cada grupo los valores más altos.

Excel 2016: Tablas dinámicas

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Fecha de publicación:15/12/2016

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