Excel 2013: Análisis y gestión de datos

Ordenación avanzada de datos en Excel 2013

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Para los más exigentes, Excel 2013 dispone de un asistente con el que se puede ordenar una tabla por distintos niveles o campos. Se trata de la opción Orden personalizado, que podemos encontrar en la ficha Ordenar y filtrar.

Transcripción

Fijémonos en las columnas que tienen el fondo amarillo dentro de esta tabla. En la columna Agente vemos que hay valores que corresponden a Pedro y a José Luis. Y dentro de los valores que corresponden a Pedro hay algunas Rutas lunes y otras Rutas martes. Y dentro de Rutas lunes hay unos valores de venta mayores y otros menores. ¿Sería posible ordenar esta columna y, dentro del orden que adquiriera, que la segunda columna también esté ordenada, y así con la tercera? Pues la respuesta la vamos a tener a continuación en el ejercicio que vamos a hacer en este segundo apartado. Vamos a seleccionar cualquier celda de esta tabla y desde la ficha Datos, vamos a hacer clic en Ordenar. Ahora obtenemos un cuadro de diálogo donde vemos que hay posibilidad de agregar niveles de ordenación. Por defecto ya sale uno, pero, insisto, podríamos agregar más y de hecho lo vamos a hacer. Comenzamos por el nivel que ya está: vamos a cambiar el primer nivel y en vez de Ruta, que es lo que nos salía por defecto, vamos a poner Agente y vamos a decir que se ordene según los valores y el criterio de la A a la Z. Muy bien, ahora agregamos otro nivel, que va a ser la siguiente columna objetivo, que era Ruta. Ordenar según valores y también de la A a la Z. Vamos ahora con otro nivel, que va a ser precisamente Euros venta, que era nuestra tercera columna. Ordenar según valores lo vamos a dejar y aquí también vamos a dejar de menor a mayor. Aceptamos y aquí tenemos el resultado: la columna Agente se ha ordenado de forma ascendente y dentro de los valores de Pedro tenemos primero los que son Ruta lunes y después los que son Ruta martes. Y dentro de los que son Ruta lunes, tenemos primero los valores más pequeños y después los mayores. Veamos ahora el comportamiento que tiene Excel con la herramienta de ordenación avanzada, por ejemplo cuando tenemos solo una celda seleccionada. Vamos a hacer clic en Ordenar y vemos que ha seleccionado toda una región de datos que supone que son los datos. Y lo de arriba, toda esta fila de valores en los que pone la palabra Texto, está suponiendo que son los encabezados. De hecho, podemos fijarnos aquí en esta casilla de verificación, que está por defecto marcada y pone Mis datos tienen encabezados. Así que supone que lo que tiene que ordenar es todo esto. De hecho, si desplegamos este comando, vemos que aquí aparecen los supuestos encabezados. Por lo tanto, si hacemos clic y desmarcamos esta casilla, va a dejar de considerar esta fila donde pone Texto repetidas veces como los encabezados.

Excel 2013: Análisis y gestión de datos

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