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Excel 2016: Análisis y gestión de datos

Ordenación avanzada de datos

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Para los que quieran ir un paso más allá, Excel 2016 ofrece una herramienta para ordenar las tablas en función de distintos criterios, o campos. Estamos hablando de Orden personalizado, que se encuentra en la ficha Ordenar y filtrar.

Transcripción

Vamos a prestar atención a estas columnas que tienen como fondo color amarillo. Podemos darnos cuenta de que la primera columna tiene valores que corresponden a Pedro y valores que corresponden a Jose Luis. Ahora bien, dentro de los valores que corresponden a Pedro podemos identificar distintos valores que corresponden en la segunda columna. Por ejemplo dentro de Pedro hay tanto Ruta Lunes como Ruta Martes Y dentro de Ruta Lunes también en esta otra columna hay valores que son mayores y otros que son menores. Por lo tanto a mí me podría interesar una ordenación en la que por ejemplo de todas las filas de Pedro se sitúen en primer lugar las que tengan como correspondencia Ruta Lunes puesto que empieza por el codigo 11. Y dentro de las filas donde ponga Ruta Lunes que esten encima, las que tengan, por ejemplo un valor menor. Esto es lo que llamamos ordenación por varias columnas o criterios. Pero vamos a la práctica en este segundo apartado. Nos vamos a situar en cualquier celda de esta tabla Vamos a ir a la ficha Datos y ahora vamos a hacer clic en este botón que se llama ordenar. Obtenemos un cuadro de diálogo donde vemos que se pueden ir agregando niveles de ordenación. Por defecto nos viene uno, pero después tendremos que hacer uso de este botón para agregar más niveles. Un nivel por cada columna de nuestro objetivo. Vamos a aprovechar este primer nivel que hay por defecto pero en vez de empezar por la columna Ruta como la columna Agente era nuestra primera columna objetivo Vamos a seleccionar Agente En el campo Ordenar según vamos a dejar valores y Criterios de ordenación también vamos a dejar desde la A a la Z es decir, alfabéticamente ascendente. Ahora vamos a agregar un nivel haciendo clic en este botón. Y seleccionamos nuestra segunda columna que va a ser Ruta. Valores y de la A a la Z lo dejamos igual. Agregar nivel Ahora va a ser € Venta que erar nuestra tercera columna dejamos valores y también por ejemplo, dejamos de menor a mayor. Aceptamos y ahora toda la tabla se ha ordenado por distintos criterios o columnas. Por ejemplo, dentro de todos los valores Pedro en primer lugar se situan los que tienen como ruta el lunes. Y dentro de todas las Rutas Lunes se sitúan en primer lugar las que tienen un valor menor de venta. En otro orden de cosas en este tercer apartado vamos a significar que cuando nos situamos sobre una celda de un rango de datos y ejecutamos el comando Ordenar Excel reconoce automáticamente Cual podría ser el rango de datos a ordenar y cuales podrían ser los encabezados. Vemos que todo esto que está marcado Excel lo considera como el futuro rango a ordenar y lo que tiene inmediatamente por encima es lo que considera los posibles encabezados. De hecho en este cuadro de diálogo vemos que a la derecha hay una casilla de verificación donde está suponiendo que todo este rango de datos tiene unos encabezados inmediatamente por encima. También podemos comprobar eso si hacemos clic en este desplegable y vemos como todas las palabras Texto son candidatas a ser encabezados.

Excel 2016: Análisis y gestión de datos

Demuestra que la información de tus tablas de Excel 2016 es precisa y exacta. Mediante estos procesos de análisis serás capaz de dar fiabilidad a tus hojas de cálculo.

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