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Acrobat DC esencial

Nueva herramienta de comparar documentos

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La herramienta de comparar documentos PDF se ha reformado enteramente en esta versión. En este vídeo veremos un ejemplo práctico de comparación de archivos PDF.
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Transcripción

Acrobat DC 2017 ha reformado por completo la herramienta que permite comparar documentos PDF en búsqueda de diferencias tanto en el texto como en imágenes así como el diseño de los elementos. A continuación, vamos a ver esto con un ejemplo. Vamos a comparar estos documentos PDF donde a priori, ya podemos ver algunas diferencias a simple vista. En primer lugar, no es necesario que tengamos los documentos abiertos para poder compararlos. Es por esto que voy a cerrar sendas pestañas de los documentos abiertos y, directamente, desde la pestaña de Herramientas, voy a localizar dentro de la categoría Revisar y aprobar la herramienta de Comparar archivos, que en esta versión es completamente nueva. Vamos a ver cómo funciona. En primer lugar, tenemos que seleccionar el archivo que se llama archivo antiguo, es decir, el documento original y, del mismo modo, en la columna de la derecha, hacemos clic en la casilla Archivo nuevo y seleccionamos el documento donde están las modificaciones. En el caso que queramos revisar únicamente el texto en busca, por ejemplo, de fallos en la ortografía o, sobre todo, cambios en el contenido del texto, podríamos activar la casilla Comparar solamente texto. En mi caso, también hay cambios en el contenido, con lo cual, lo que voy a hacer es clicar en el botón de Configuración, y ahí vamos a poder decidir varias cosas. En primer lugar, en caso de que estemos comprando archivos PDF que sean bastante largos, podemos decidir comprar solamente un fragmento de cada archivo PDF. Podemos escribir el rango de páginas que queremos comparar, tanto del archivo antiguo como del archivo nuevo. En este ejemplo, se trata de un par de documentos PDF bastante simples, bastante cortos, con lo cual vamos a dejar el rango completo de la página uno a la página tres. Posteriormente, para ayudar a Acrobat DC a que optimice la comparación de documentos, podemos indicar cuál es la naturaleza de los documentos que estamos comparando. Si son informes, hojas de cálculo o publicaciones y, en ese caso, Acrobat DC se centrará sobre todo en la comparación de textos, tableros de presentación o ilustraciones y dibujos; y, en ese caso, Acrobat DC se va a centrar en comparar sobre todo las imágenes. Si tenemos algún tipo de duda o queremos personalizarlo al máximo, lo que podemos hacer es dejar la detección automática y, luego, dentro del informe, decidir cuáles son los elementos en los cuales vamos a centrar esa búsqueda para localizar las posibles diferencias en la comparación de documentos. En mi caso, voy a elegir el Texto, las Imágenes o los Gráficos. He deseleccionado la opción Encabezados o pies de página, puesto que no hay en mis documentos; y, sobre todo, también he marcado la opción de formato para que también encuentra diferencias no solamente en el contenido del texto, sino en su formato, y también si hay cambios en el formato del diseño de las imágenes, aunque estas no haya cambiado. Bien, una vez que hemos acabado con la configuración de la comparación de documentos hacemos clic en el botón de Aceptar, y estaríamos listos para iniciar el proceso haciendo clic en el botón de Comparar. El proceso es bastante rápido y, además, es muy interesante, puesto que se activa automáticamente la categoría de herramientas de comparar archivos de Acrobat DC y podemos ver un nuevo documento PDF que contiene el informe de la comparación. Aquí, por un lado, podemos ver que el documento original, haciendo clic en el botón Archivo antiguo. Del mismo modo, podemos ver el documento más actual con el botón Archivo nuevo, y también, muy interesante, volver a activar la vista en paralelo de sendos archivos. Lo que podemos ver aquí es una vista partida en dos, verticalmente, donde tendremos cada una de las páginas de los dos documentos PDF, con los cambios indicados a los cuales volveremos ahora mismo, pero también, muy interesante, una especie de portada añadida a estos PDF donde podemos ver un resumen, donde podemos ver a simple vista cuántas diferencias había entre los dos archivos. Podemos comprobar aquí que hay dos cambios en total cuya naturaleza podemos ver aquí dentro del apartado Contenido, y tenemos un reemplazo de texto y un cambio en el estilo, pero que también podemos, si queremos, filtrarlo. Si hacemos clic en el botón de Filtrar, podemos ver qué ha habido dos cambios de formato, que pueden afectar tanto a texto como a imágenes, y un cambio en el contenido de texto. Para verlo, podemos navegar a través de ellos utilizando los botones Cambio anterior o Cambio siguiente, y saltaremos directamente a aquellas páginas donde están los cambios comentados en forma de anotación. Ahora ya, más fácilmente y a simple vista, podemos ver que sí ha cambiado el tamaño de la imagen. Más que el tamaño, lo que se ha hecho en este documento es desplazar esta captura que tenemos aquí un poco hacia la derecha. Pero también tenemos cambios en el texto, podemos ver que cada uno de los cambios se asocia a un comentario de PDF. En este caso, podemos clicar tanto en la palabra original, que era etiquetados, en el documento PDF inicial, como la palabra cambiada en el documento final que, en lugar de etiquetados, es marcados. Toda esta información ha sido detectada automáticamente por Acrobat DC, y viene resumida dentro de la etiqueta adhesiva asociada al comentario. Tenemos texto antiguo, "etiquetados", texto nuevo "marcados"; y, además, se cambiado la fuente lite a la fuente regular. Como son comentarios, ahora estaríamos en disposición de hacer clic en el botón de Responder y, directamente desde aquí, dar por válido o no dicho cambio en el caso de que nuestro rol sea el de revisor de este documento o escribir un texto de respuesta y publicarlo. Una vez que hubiéramos cerrado el panel de comentarios, siempre podremos volver al panel de Comentar, porque lo tenemos dentro de la pestaña de herramientas. Si accedemos una vez más a la herramienta Comparar archivos, con el informe de la comparación abierto, podremos recuperar en cualquier momento esta vista en paralelo para analizar en detalle, recorriendo la división entre ambos documentos, los diferentes cambios, haciendo más grande el documento original o el documento más nuevo modificado. Este documento PDF, este informe, se puede guardar, como un documento PDF más, y se podrá rescatar en un futuro para continuar con el ciclo de revisión en cualquier momento. Aquí lo tenemos, dentro del listado de archivos recientes. Podemos abrirlo, podremos volver a ver el resumen y podremos volver a incidir en ellos. De este modo, podremos hacer un ciclo de revisión de varios turnos de dos documentos PDF, comparándolos automáticamente con la herramienta de Comparar de Acrobat DC y, discutiendo su validez, utilizando las herramientas de comentarios que ya sabemos utilizar dentro de Acrobat.

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Software:
Fecha de publicación:29/05/2015
Actualizado el:22/08/2017

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