Excel 2016 práctico: Gestión de tesorería para pymes

Nociones previas en Microsoft Excel: función SUBTOTALES

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SUBTOTALES es una herramienta capaz de realizar varias funciones como sumar, hacer promedios u otras de corte estadístico. En este vídeo vamos a aprender a utilizarla correctamente para aplicarla de forma positiva a nuestro trabajo.

Transcripción

Hay situaciones en las que tenemos que hacer un subtotal en una determinada fila, resultado de otras filas que están en la parte superior o en la parte inferior. Este último es el caso, por ejemplo, de esta celda, que mediante esta función está realizando una suma de las celdas que hay en la parte inferior. Ocurre algo similar con esta celda y también con esta otra. Cuando tenemos una situación así y al final tenemos que hacer la suma de todos los subtotales, tenemos varias opciones. Una de ellas es insertar una función SUMA normal que pueda sumar este rango, más este otro, más este otro, más los que hubiese. El problema es si esta cantidad de pequeños rangos, en vez de ser uno, dos y tres, como en este caso, son por ejemplo 5000, 8000 o 40 000 pequeños rangos, que tenemos que estar sumándolos e incluyéndolos en una fórmula. Para solucionar esto está la función SUBTOTALES. Esta lo que hace es que, con un solo rango seleccionado, es decir, desde arriba hasta la última celda, es capaz de sumar todas las celdas que debe sumar discriminando aquellas que son subtotales y, por lo tanto, no deben entrar en la operación porque si no duplicarían el resultado. Por ejemplo, si hacemos clic en esta celda vemos la función SUBTOTALES, que engloba todo el rango desde arriba, incluyendo estos, que son subtotales pero que no los tiene en cuenta. Tenemos que decir también que, para que una función SUBTOTALES no tenga en cuenta unos subtotales intermedios, precisamente también SUBTOTALES, es decir, se tiene que utilizar esta función para que la de abajo la reconozca y no la tenga en cuenta. Vamos a ver ahora cómo se inserta la función SUBTOTALES. Vamos a eliminar la función que hay en esta celda y comenzamos desde el principio. Ponemos el signo igual, el nombre SUBTOTALES, abrimos paréntesis y ahora automáticamente, nada más abrir paréntesis, vemos que aparece un menú de ayuda donde aparece un código y, al lado, el nombre de una función. Lo que quiere decir esto es que la función SUBTOTALES, aunque normalmente se utiliza con la función SUMA, también con cualquier otra función. Por ejemplo, con CONTAR, PROMEDIO, MÁXIMO, MÍNIMO, PRODUCTO, etc. en este caso nos interesa la función SUMA. Pero, claro, si nos damos cuenta, a la función SUMA le corresponde el código número 9. Si hacemos doble clic, se inserta el número 9. Pero al final también hay otra serie de códigos con las mismas funciones, pero donde arriba es un 9 ahora es 109, es decir, que se le añaden dos dígitos antes del 9. También corresponde a una función SUMA. ¿Cuál de las dos es la correcta, o cuál debemos utilizar en este caso? El código 109 de la función SUMA. ¿Por qué? Porque porque el código 109 hace que en el resultado se excluyan posibles filas que han sido filtradas. En otras palabras, si filtráramos u ocultáramos algunas de estas filas, en el resultado se vería reflejado y los números que estuvieran contenidos en esas filas no quedarían sumados. Por lo tanto, vamos a dejar el 109 y ahora punto y coma. Después del punto y coma y este código, lo que tenemos que hacer es seleccionar el rango que queremos sumar; todo, incluyendo los posibles subtotales que hubiese. Y vemos que el resultado es el correcto. Ahora podríamos comprobar que si ocultamos o filtramos, por ejemplo, todas estas filas, el resultado cambia y se ve afectado, puesto que hemos utilizado el código 109 de la función SUMA. Podemos verlo de nuevo. En cualquier caso, tenemos que decir que la inclusión de esta función como nociones previas a la construcción de esta aplicación ha sido más bien con fines didácticos, puesto que se podría haber utilizado otra función, pero creíamos interesante y muy conveniente que el alumno tuviese estos conocimientos.

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2:24 horas (25 Videos)
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Fecha de publicación:8/06/2016

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