Cómo comunicar de forma efectiva por email

Múltiples hilos de correo electrónico para un solo tema

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Responder un correo electrónico es fácil, pero dominar el arte de los múltiples hilos ya no lo es tanto cuando diferentes temas se mezclan aquí y allá, haciendo muy complejo seguir adelante con toda la información.
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Transcripción

Es muy fácil encontrarte ante una situación en la que vas a trabajar sobre un mismo tema con diferentes personas, cada una de ellas asociada a una parte de ese tema o asunto, y esas partes pueden estar separadas entre sí incluso con personas que no están conectadas entre ellas y en las que tienes que coordinar cada parte y encajarla en un único asunto mucho más grande. Por ejemplo, estás organizando un evento y necesitas coordinar los recursos que se van a utilizar, el catering, los asistentes y sus reservas, los medios de transporte y la información que recibirán los asistentes respecto al evento. Todo ello implica una serie de proveedores, la conversación con todos ellos, la solicitud de presupuestos la confirmación de la sala, el alquiler de equipos. Te aseguro que es una tarea titánica que implica muchos correos electrónicos y muchas llamadas telefónicas. Vamos a aprender algunos buenos trucos para coordinar una situación así pero que puedes aplicar a situaciones similares en las que para un único tema tienes que hablar con un gran volumen de gente y coordinar mucha información y muchos datos. Para empezar, vamos a utilizar una táctica aprendida las etiquetas en el campo de asuntos. Son esenciales para determinar tanto el propio tema de los hilos como cada uno de sus sub-temas, de forma que todo estará rápidamente localizable con una búsqueda o un buzón inteligente. Así, si una parte importante de nuestro evento es la selección de la sala para el mismo, usaremos el asunto "Evento Burges - Sala" para, a continuación, añadir el asunto del correo con, por ejemplo, "Solicitud de presupuesto Hotel Reina". Esto hará extraordinariamente fácil disponer de un hilo de correo completo con todas las conversaciones asociadas a la solicitud de ese presupuesto en concreto. Como cada sala variará de nombre, independientemente del nombre del hotel será rapidísimo localizar la información. Una vez terminada la conversación, es decir, una vez has llegado a un acuerdo por el nombre de la sala después de haber comparado con varios proveedores, es el momento de marcar el correo electrónico como final, utilizando una característica disponible en casi todos los clientes de correo, la banderita, o cualquier elemento de marcación similar. Así, el buzón de correos marcados dispondrá de la información final con todos los datos después de todos los cruces de correo electrónico. Ve repitiendo esta estrategia con cada uno de los diferentes hilos asociados para ir solucionando problemas en lugar de tener todo el correo electrónico mezclado. Las reglas y los buzones inteligentes te ayudarán mucho a mantener organizada esta información, pero, hablaremos más adelante de las mismas. Un buen truco, si realizas llamadas telefónicas, solicita un correo electrónico para, a continuación enviar el resultado de la conversación al destinatario y que te responda que lo hablado y transferido al correo electrónico es correcto. Esto es muy útil, porque las palabras se las lleva el viento y cuando está escrito y confirmado, puede considerarse como firme y por lo tanto, no podrán rebatirlo o alterar las condiciones pactadas. Y otro buen truco más. Si alguien rompe la cadena de etiquetas en el asunto eliminándolas, o simplemente porque te envía un nuevo correo relacionado con el tema, reenvíate el correo a ti mismo añadiendo las etiquetas en el asunto de forma manual para que esa información esté disponible en los índices creados por las búsquedas sea evaluado por las reglas o recogido por los buzones inteligentes.

Cómo comunicar de forma efectiva por email

Gana eficacia en la comunicación por correo electrónico aprendiendo trucos como crear asuntos adecuados, saludos y despedidas o la mejor forma de adjuntar archivos.

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Fecha de publicación:3/05/2016

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