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El paso décimo del proceso de gestión de proyectos es controlar el coste de tu proyecto hasta el momento, para poder prever cuál será el coste final del mismo. Vamos a ver las seis posibilidades que pueden ocurrir en tu proyecto.

Transcripción

El paso décimo del proceso de gestión de proyectos es controlar el coste de tu proyecto hasta el momento, para poder prever cuál será el coste final del proyecto. La teoría es algo tediosa porque implica muchos cálculos y operaciones matemáticas, pero lo hemos reducido a 6 posibles combinaciones. 6 diagramas que muestran las diferentes posibilidades que pueden suceder en términos de gestión de costes. Si los comprendes entenderás el aspecto financiero de la gestión de proyectos. Cada una de estas 6 combinaciones es el coste de lo que has gastado hasta ahora comparado con el progreso realizado. No pasa nada por gastar más de la cuenta siempre que hayas hecho más de lo que habías planeado. Vamos a analizar estas distintas posibilidades. Hemos ordenado las 6 opciones en función del grado de satisfacción de nuestros responsables de contabilidad, de menor a mayor. En la primera, los contables están descontentos porque el estado difiere mucho del punto ideal y nos hemos pasado de presupuesto. Vamos a analizar si tienen razón. Voy a usar los colores rojo, amarillo y verde para caracterizar estos proyectos. Rojo significa que el proyecto tiene problemas, probablemente no lograrás salvarlo. Amarillo significa que hay algún problema pero es solventable. El verde significa que el proyecto va bien. Vamos a la primera situación, a la que los contables le dieron el rojo. Tenías que haber gastado 500 y has gastado 720, es un desastre, así que le adjudican el rojo. Pero dediquemos un momento a observar el diagrama de Gantt. Fíjate, ¿1ué te parece este proyecto?, ¿crees que es un rojo, un amarillo o un verde? Al ver el diagrama de Gantt vemos que vamos por delante, así que va bien. Quizá eso explica el gasto extra. La situación no es tan dramática, porque hemos realizado tareas por un valor de 600 en vez de 500, aunque ciertamente hemos gastado 720, es decir, hemos gastado de más, pero no va tan mal como creían los contables. Personalmente, a este proyecto le daría un amarillo para el gasto y un verde para el progreso. En general, este proyecto es un amarillo porque se deben tomar decisiones para resolver el aumento de gasto. Esta era la primera situación. Veamos el segundo caso. También hemos gastado más dinero y también vamos por delante. Sin embargo, esta situación es muy distinta a la anterior porque la diferencia del gasto no es tan grande. En contabilidad, le han adjudicado un rojo, pero no está tan mal y el progreso es mejor. Es un verde para el progreso. Supongamos que hemos realizado tareas por valor de 800 en vez de 500 y solo nos gastamos 650, es decir, estamos por debajo del presupuesto y vamos adelantados. Este proyecto tiene verde por partida doble. Que los contables le pusieran rojo fue un error. No tengo nada en contra de los contables, lo que ocurre es que ellos hacen un análisis parcial. Por este motivo, los contables no deberían juzgar el proyecto. Lo debe juzgar el gestor del proyecto. Solo el gestor puede contrastar gasto y progreso, gracias al diagrama de Gantt. Veamos la tercera situación. Teníamos que gastar 500 y gastamos 550. Los contables lo valoraron como amarillo. Creen que se ha gastado solo un poco de más. Analizamos mediante el diagrama de Gantt y vemos que el proyecto va con retraso. Probablemente, hayamos realizado tareas por un valor de 450 en vez de 500 y hemos gastado 550. En realidad, la diferencia es de 100, no solo de 50, como habían percibidos los contables. La valoración, en relación con el progreso, sería un amarillo. Y en cuanto al dinero, rojo. Nos pasamos 100, no 50. Pero aunque le adjudiques dos amarillos, al sumarlos el proyecto es un rojo. Amarillo más amarillo es rojo, porque es un proyecto que no se puede salvar, así que, insisto, es rojo. Vamos con el cuarto. Los contables le han dado verde y están contentos en cuanto al gasto. Algo pasa. Observa el diagrama para ver qué opinas. El diagrama de Gantt nos muestra que vamos con un poco de retraso. Probablemente tenga un amarillo para el progreso, eso quiere decir que no hemos hecho todo el trabajo. Supón que hemos completado tareas por valor de 450 pero que gastamos 500. Nos pasamos del presupuesto porque hemos usado el dinero y además tampoco hemos hecho el trabajo. El número 4 es amarillo para el progreso y amarillo para el dinero. Vamos con retraso y por encima del presupuesto. Este es otro proyecto rojo. Los contables le dieron verde porque no vieron el diagrama de Gantt. Puedes pensar que este caso es irreal, sin embargo, es una situación bastante común, sobre todo si tus costes son mayoritariamente salarios. Por ejemplo, si se trata de un equipo de informáticos que gastan exactamente lo que esperas cada semana y cada vez pero van con retraso por cualquier motivo y contablemente no se puede detectar. Estaríamos en este cuarto caso. Es una situación común y es engañosa, porque no es verde, sino roja. Vamos a ver el caso quinto. Los contables le han dado un verde. Están contentos, porque se ha gastado 450 en vez de 500. Analiza el diagrama para ver si también estás contento. Espero que hayas dicho que no. El caso 5 es probablemente la ocasión de irte de la empresa, porque es un desastre, y es que solo hemos hecho tareas por valor de 200, sin embargo, hemos gastado 450. Estamos por encima de presupuesto, pero se ve distorsionado debido a nuestro terrible retraso. Es decir, lo que tenía un valor de 200 nos costó 450. Y en ese tiempo deberíamos haber hecho 500. Puede parecer que va bien, pero no es así. Y el diagrama de Gantt lo muestra claramente. Creo que esta situación deja claro que siempre debes ver el gráfico para interpretar la información económica. La situación 5 es un rojo por partida doble. Es un desastre y los contables le dieron verde porque no vieron la perspectiva general. Por último, el sexto caso, los contables le han dado verde. Solo se han gastado 410, es fantástico. Echa un vistazo al diagrama de Gantt para ver qué color le hubieras dado tú. La situación sexta no está tan mal. Vamos un poco retrasados, es un amarillo para el progreso. Hemos hecho unas tareas por valor de 450 en vez de 500. Vamos con un poco de retraso, pero la buena noticia es que solo nos ha costado 410. Estamos por debajo del presupuesto, llevamos un leve retraso. Es verde para el dinero y amarillo para el progreso. En conjunto, es un amarillo, que quiere decir que quizás tenemos que modificar algo y si el factor principal es el tiempo debemos reaccionar. Si el proyecto es para los Juegos Olímpicos, tenemos que recuperar el tiempo. Pero lo bueno es que tenemos margen de dinero para hacerlo. El sexto caso es amarillo, porque es recuperable. Estas son las 6 situaciones y si las comprendes ya entiendes las finanzas de los proyectos. No es difícil y hay un pequeño detalle que vale la pena analizar, que es el gasto no lineal. A veces, una actividad, una tarea tiene más valor que las demás. Por ejemplo, volvamos al caso 2. ¿Qué pasaría si esta pequeña tarea del final, que no hemos hecho, es muy cara? Quizá no acabaríamos tan bien como creemos. Y de igual forma, el caso 1 también podría ser distinto a lo estimado, porque aunque los contables decían que estábamos por encima del presupuesto, si lo que hemos hecho adelantado era algo caro, como comprar barras de oro, en la práctica no nos habríamos pasado de presupuesto. Por último, la terrible situación del caso quinto que acabamos de ver, ¿podría salvarse por un gasto no lineal? Sería posible. Es improbable pero posible. Siempre que esta primera tarea nos haya costado 450 porque fuera comprar todo el equipo del proyecto y que el resto de tareas que no hemos hecho tan solo cuesten 50. En este caso, sin duda vamos con retraso, pero quizá vamos bien de dinero. Así que es una amenaza que se puede solucionar. Es muy fácil consultarlo. Todo lo que tenemos que hacer es fijarnos en el diagrama de Gantt, ver cuál fue la primera tarea y ver la naturaleza de esa primera actividad. Os recomiendo considerar los gastos lineales, pero tened en cuenta que a veces los gastos no son lineales y que algunos deben ser controlados. Analiza tu proyecto actual, fíjate en los números, contrástalos con el diagrama de Gantt y observa qué significan. No juzgues nunca los proyectos solo por el dinero, fíjate siempre también en el diagrama de Gantt.

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Fecha de publicación:30/08/2017

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