Excel 2016: Tablas dinámicas

Modelos de datos relacionales con tablas dinámicas

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Aunque no sea el objetivo de una hoja de cálculo, en Excel es posible crear una base de datos relacional mediante tablas dinámicas. Aprendamos cómo hacerlo y, de paso, conozcamos algunos conceptos básicos de bases de datos.

Transcripción

Desde Excel 2013 y por supuesto también en Excel 2016, es posible crear cubos de información con tablas dinámicas. Un cubo de información es un conjunto de tablas que tienen procedencias distintas, también temáticas distintas, y que por sí solas no tienen demasiada utilidad, pero que se pueden relacionar mediante uno de sus campos, para consolidarlas o unirlas mediante una tabla dinámica. De esta forma, esa tabla dinámica podrá entonces ofrecer información sobre todas las tablas dando sentido a los datos de una tabla con los datos de otra. Pero vamos a ver todo esto con un ejercicio que tenemos preparado en este archivo. Podemos ver tres tablas que por sí solas no tienen demasiada utilidad, como decíamos anteriormente, por ejemplo, la tabla de productos solo nos ofrece un listado en el que a cada producto se le asocia un código. Por otro lado tenemos una tabla de vendedores, es un listado de personas, de comerciales a los cuales se le asigna también un código de vendedor. Y aquí en último lugar tenemos otra tabla que resulta ser un listado de ventas. Ese listado de ventas está compuesto de cuatro campos entre los cuales está la fecha y el propio importe de cada venta. A cada fecha e importe de venta se le relaciona el código del vendedor y también el código del producto vendido. Vamos a insistir en que ninguna de las tres tablas por sí sola tiene sentido o tendría utilidad en el mundo de la empresa, por ejemplo, la tabla del centro tiene unos datos muy importantes: el importe de cada venta y la fecha, pero no sabemos quién lo vendió ni que producto se vendió porque en esta tabla aparecen en forma de códigos. También podríamos decir algo parecido del resto de tablas; sabemos productos, pero no sabemos cuántos se vendieron ni quién los vendió. Así, pues a todo esto lo llamamos modelo de datos, y mediante las tablas dinámicas podemos hacer que todo tenga sentido en una tabla dinámica que consolida todas esas tablas. Para poder iniciar la consolidación de todas estas tablas con una tabla dinámica, tenemos previamente que establecer unas relaciones entre los campos comunes, por ejemplo: el campo código aparece en esta tabla y en la tabla de hechos; la tabla de ventas. También el campo vendedor aparece en esta tabla y en la tabla de vendedores. Para establecer relaciones, tenemos que hacer clic en la ficha Datos y dentro del grupo Herramientas de Datos, hacer clic en Relaciones. Aparece un cuadro de diálogo donde podemos ir agregando nuestras relaciones. Vamos a hacer clic en Nuevo, aparece otro asistente distinto, y vamos a crear la primera relación. Vamos a elegir la tabla de hechos, es decir la tabla Ventas, que se considera como la columna externa. Vamos a comenzar por código y vamos a relacionarlo con la columna Código de la tabla Nombre producto. Así que tabla de Datos Productos y ahora ya podemos ver que automáticamente Excel ha reconocido que aquí había un campo igual que en la otra tabla que pretendemos relacionar y por lo tanto ella ha propuesto ese nombre. Así que ya podemos hacer clic en Aceptar. Aquí vemos incorporada nuestra relación. Vamos ahora a crear otra relación. De la misma forma, la tabla Ventas, es la columna externa la que queremos relacionar, que sería el código de Vendedor, y ahora la tabla relacionada sería la tabla de Vendedores, esta tabla. Y automáticamente también vemos que Excel ha reconocido el campo que hay en común. Hacemos clic en Aceptar y ya se ha incorporado también esta relación. Bien, pues con estas dos relaciones, vamos a cerrar y ahora sí podríamos iniciar el proceso de consolidación con una tabla dinámica. Vamos a situarnos sobre una de las tres tablas, por ejemplo: esta y ahora desde Insertar hacemos clic en Tabla dinámica, y ahora ya podríamos hacer clic en Usar el Modelo de Datos de este Libro, aceptamos. Automáticamente se crea una hoja nueva, donde aparece el área de una nueva tabla dinámica y también la lista de campos disponibles. En esta lista, vemos que están los campos de las tres tablas. Ahora podemos componer una tabla dinámica con cualquiera de esos campos y los resultados saldrán totalmente relacionados. Vamos a poner un ejemplo, agregando Producto a Filas, también vamos a agregar el vendedor y también vamos a agregar el campo Ventas, pero en este caso, por supuesto a Valores, es decir que lo que hemos conseguido es una tabla que sí que tiene un sentido útil para una empresa. Aquí sabemos lo que ha vendido cada uno de los vendedores, los productos que ha vendido y los importes. Si queremos cambiar por ejemplo el campo Vendedor por el nombre de la propia persona, lo tendremos todavía más claro. Así pues en definitiva, lo que estamos haciendo es convertir a Excel en un gestor de bases de datos relacionales.

Excel 2016: Tablas dinámicas

Aprende a gestionar y crear tablas dinámicas en Excel 2016 a partir de los datos que necesitas para agilizar tu trabajo diario y organizarlo según el interés de cada instante.

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Fecha de publicación:15/12/2016

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