Excel 2016 para Mac: Gráficos y presentación de datos

Manejando la interactividad en los gráficos

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Los gráficos no tienen por qué ser estáticos, sino que, mediante el uso de desplegables y funciones, podemos hacer que sean dinámicos y muestren cambios en la sección del gráfico que estemos seleccionando.

Transcripción

Vamos a aplicar interactividad a nuestros gráficos mediante el uso de desplegables y funciones. De esta forma seremos capaces de representar gráficos que cambien de datos y forma según la selección que realicemos. Tenemos aquí algunos ejemplos ya resueltos. Por ejemplo, este primero que está compuesto de una tabla que hace las veces de origen de datos. También, aquí tenemos un desplegable con el fondo amarillo desde el cual podemos elegir lo que se va a representar en este gráfico que tenemos en la parte inferior. Por ejemplo, si aquí elegimos "Ventas", vemos como los datos de esta tabla auxiliar cambian y representan solo los datos de esta fila de ventas y también el gráfico se adapta precisamente a los datos que hemos seleccionado. Otro ejemplo de gráficos interactivos, lo tenemos más abajo en el punto número 2, en el que podemos ver también una tabla origen de datos, y un gráfico que está basado en esta tabla auxiliar. Es decir, es una tabla intermedia entre la tabla origen y el gráfico. El gráfico solo va a representar los datos del ítem que a su izquierda hemos puesto una "X". Por ejemplo, en este caso hemos puesto una "X" para las ventas y una "X" para los beneficios. Pues, en este caso, el gráfico solo está mostrando "Ventas" y "Beneficios". Si no quisiéramos ver toda la información de una vez y, por ejemplo, escribimos una "X" aquí y eliminamos las "X" en las otras celdas, vemos que la información cambia y solamente estamos viendo los "Pedidos". Así que, con esta explicación, ahora vamos a la práctica. Comenzamos por el primero de los casos. Vamos a eliminar nuestro gráfico y vamos, también, a eliminar la celda que tiene el desplegable. Vamos a construir todo desde el principio. Nos situamos en la celda y vamos en primer lugar a construir este desplegable. Damos un color de fondo. Vamos a la ficha "Datos". Y ahora "Validación de datos" y en este cuadro de diálogo, tenemos que elegir permitir "Lista": permitir "Lista", ahí lo tenemos. En el campo "Origen" vamos a seleccionar justamente el rango donde tenemos los tipos de información. Presionamos "Intro" y "Aceptamos". Ahora ya en este desplegable, podemos ver cómo es posible elegir cualquiera de los ítems. Vamos a eliminar también, las fórmulas que hay aquí y las vamos a construir desde el principio. Esto es una tabla auxiliar, que tiene que mostrar la información según lo que hemos elegido en el desplegable. Y, por lo tanto, tendremos que utilizar una función "si" como condicional. Empezamos a escribir es igual a si en esta celda en "C15" el valor es "Ventas", vamos con el primer ítem, entonces, lo que se tiene que mostrar en esta celda es este valor, el que corresponde a "Ventas", punto y coma, y si no volvemos a introducir otra función "si". Si el valor de esta celda es igual a "Pedidos", entonces el valor tiene que ser este, punto y coma, y si no, es decir, la última de las opciones, vamos a exigir que el valor sea este. Y ahora ya cerramos los dos paréntesis que tenemos pendientes, el de una función si y el de la otra, y ahora ya podríamos presionar "Intro". Vemos como aparece el número 20, porque tenemos seleccionada la opción "Pedidos". Vemos que funciona bien, lo único que ocurre es que a esta fórmula tenemos que agregarle unos signos "$" para convertir en referencia absoluta cualquier referencia a esta celda, a la celda que tiene como letra la "C". Así que nos situamos en medio de esta referencia de celda y presionamos "F4". Tenemos que recordar que para utilizar la tecla de función, tenemos que tener configuradas perfectas las preferencias del sistema. Vamos ahora con la otra referencia a la letra "C", aquí la tenemos. Presionamos "F4", y se posicionan los signos "$" delante de la letra y delante del número. Con esto ya estaría bien. Presionamos "Intro". Y ahora ya podemos rellenar hacia la derecha. Vemos que funciona perfectamente el desplegable. Ahora queda lo más fácil que es realizar un gráfico basándonos en todo este rango de datos. Lo seleccionamos, vamos a la ficha "Insertar" e insertamos el gráfico. Podemos cambiar el estilo rápidamente, por ejemplo, desde aquí, y podemos comprobar que cada vez que cambiemos el desplegable, cambiará el gráfico. Ahora, si lo que queremos es personalizar el título, podríamos seleccionarlo, insertamos el cursor dentro y sin eliminar el contenido nos situamos en la barra de fórmulas y escribimos es igual a y hacemos clic en la celda del desplegable. Ahora presionamos "Intro" y ya tenemos dentro del título el valor de esta celda. Ya podemos presionar "Esc" y hacer clic fuera del gráfico. Ahora vamos con el siguiente ejemplo. Para lo que vamos a eliminar todo para comenzar el ejercicio desde el principio. También, vamos a eliminar el gráfico. Y tenemos que comenzar escribiendo una fórmula dentro de la primera de las celdas. Vamos a situar el curso en la barra de fórmulas y ahora comenzamos. Es igual a si en esta celda hay una "X" entonces que se muestre este valor, punto y coma, y en caso contrario que se muestre un error y para mostrar un error tenemos que escribir la función "Nod", es decir, "Nod" abre y cierra paréntesis. Y, también, tenemos que fijar "B36" con una referencia mixta, que en este caso sería presionando "F4", pero presionando una vez, dos y tres. De tal forma que, vemos como el signo "$" se sitúa antes de la "B", así la "B" estará bloqueada y la fórmula no irá aumentado de letra. Ya podemos con esto presionar "Intro". Y, ahora, también podríamos rellenar hasta abajo y también hasta la derecha. Podemos comprobar que si vamos incorporando otras "X" a las otras celdas, aparecen los valores. Ahora ya esta tabla funciona, y queda lo fácil que es crear un gráfico a partir de esa tabla auxiliar. Por ejemplo, así y así. Vamos ahora a quitar algunas "X" para comprobar que funciona. Vamos a dejar solo una y vemos que tan solo vemos uno de los datos. Si cambiamos por la otra "X", vemos otra serie distinta. También podemos colocar el gráfico encima de la tabla auxiliar porque al fin y al cabo esta no tiene ninguna utilidad, nada más que ser el origen de datos del gráfico, que como vemos funciona perfectamente.

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Fecha de publicación:25/04/2017

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