Excel 2016 básico

Localizando y manteniendo enlaces en Excel 2016

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Haremos un trabajo de mantenimiento encontrando y actualizando enlaces en un libro de Excel 2016 con múltiples hojas de cálculo.

Transcripción

Utilizar vínculos y referencias entre hojas de cálculo y libros de Excel es una funcionalidad muy útil pero que con el tiempo puede crear redundancias e inconsistencias, si estas referencias no están bien documentadas o cuando las hojas o los libros que usamos cambian de nombre o son borrados. En nuestro ejemplo, tenemos celdas con referencias de datos a otras hojas en el mismo libro. Si quitamos una de las hojas, notaremos una referencia rota en la hoja que utilizaba esos datos. Una manera de encontrar las dependencias en una hoja de cálculo, es usando las opciones de Auditoría de Fórmulas que están en la pestaña Fórmulas en el menú de cinta. Seleccionaremos una celda con una referencia valida y daremos clic en la opción Rastrear Precedentes. Excel agregará un enlace a otra tabla, daremos doble clic en el enlace para revisar el origen de la dependencia. Se abrirá el cuadro de diálogo con la función de Búsqueda Ir A con las referencias a los datos que utiliza la celda. Al dar doble clic en él, Excel nos llevará la hoja de cálculo donde se encuentra el valor original. De la página anterior, podíamos deducir el origen del dato revisando la fórmula, aunque en casos con fórmulas más complejas la función de rastreo puede ahorrarnos mucho tiempo. En el caso de esta hoja de cálculo, no tenemos idea si los datos que están aquí se están utilizando en otra parte. Para saberlo, daremos clic en la opción Rastrear Dependientes en el menú de cinta. Veremos que éste está ligado a otra hoja, al dar doble clic en el enlace, la ventana de Ir A nos indica que es utilizado dos veces en otra hoja en diferentes celdas. Seleccionaremos la segunda y daremos clic en aceptar para ir a esa referencia. De regreso a nuestra hoja original, evaluaremos los datos que tienen alguna dependencia externa iremos a la pestaña Datos en el menú de cinta y seleccionaremos la opción Editar Vinculos. Un cuadro de diálogo, nos mostrara el libro de origen y su tipo. Para conocer su estado daremos clic en Actualizar Valores. Aparentemente el vínculo está bien y sano, con las opciones en este editor de vínculos podríamos cambiar el origen del dato al seleccionar otro libro podríamos abrir el libro de origen para validar el dato o podríamos romper el vínculo. En este caso, Excel nos mostrara un aviso de que al romper el vínculo, sustituira la referencia por el valor de la celda. En esta ventana también podemos definir una pregunta inicial para que cuando otros usuarios abran este libro Excel les pueda preguntar si quieren actualizar los vínculos a otros libros o no. Esta opción es muy útil para que los usuarios sepan desde el principio que el libro tiene dependencias con otros archivos y se aseguren de tenerlos actualizados o de desvincularlos sino los van a necesitar. Como regla general crear referencias entre libros de excel es una mala idea que si bien puede ser muy útil, al compartir el archivo o cambiar de equipo puede generar referencias rotas que tomarán tiempo resolver. Lo mejor es evitarlas o al menos actualizar los valores de las celdas y romper las vinculaciones al compartir o mover el documento.

Excel 2016 básico

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Fecha de publicación:27/05/2016

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