Excel 2016 para Mac avanzado: Atajos de productividad

Listas desplegables. Menos errores, más velocidad

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Las listas desplegables suponen una forma más de abreviar el tiempo necesario para realizar una tarea en Excel. En este caso, es mucho más fácil seleccionar algo que escribirlo, especialmente si el texto es largo.

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Las listas desplegables suponen una forma más de abreviar el tiempo necesario para realizar una tarea en Excel. En este caso, es mucho más fácil seleccionar algo que escribirlo. Especialmente si el texto es largo. Vamos a imaginar que tenemos una tabla similiar a la que vemos en pantalla que de momento está vacía y que tenemos que administrarla escribiendo datos en ella, de forma cotidiana. Por ejemplo, podríamos necesitar insertar una fecha escribir una marca para un vehiculo, a continuación el modelo y, después, el precio. Estas sencillas acciones que muchos usuarios realizarán de forma cotidiana son susceptibles de mejorar al menos en dos aspectos. Uno de ellos es la velocidad. Quizá en vez de escribir en estos campos, podríamos insertar una lista desplegable para poder elegir cómodamente la marca o el modelo. Por lo tanto, es más rápido seleccionar que tener que escribir toda la cadena de texto. Y por otro lado, otro aspecto que puede ser mejorable es la fiabilidad y coherencia de los datos. Es decir, si tenemos que escribir todas las marcas y modelos hay muchas probabilidades de que alguna vez algún nombre de modelo o de marca lo escribamos mal por error y, por lo tanto, posteriormente cuando necesitemos realizar un filtro sobre esa columna tengamos nombres de un determinado modelo escritos de una forma y nombres de ese mismo modelo escritos de otra. Con lo cual el filtro no va a funcionar bien. Así pues, por estos motivos, y quizá alguno más sería recomendable que cuando tengamos que insertar datos en una tabla que puedan ser considerados como datos que están dentro de un conjunto lo hagamos mediante listas desplegables es decir, que en otra hoja aparte tengamos el conjunto de datos en una lista. Aquí tenemos una lista para las marcas y otra para los modelos. Y después, basándonos en estas listas, insertemos unos desplegables para poder introducir esas marcas y modelos cómodamente. Vamos a ver cómo es posible realizar esto. Vamos a eliminar estos datos introducidos y seleccionamos el primero de los campos, "Marca". Ahora, vamos a ir a al ficha "Datos". Y después, elegimos "Validación de datos". Aparece un cuadro de diálogo donde tenemos que elegir la opción "Lista" dentro del campo "Permitir". Ahora, donde pone origen, tenemos que hacer clic en el selector de rangos y después dirigirnos al origen de los datos es decir, a la hoja donde tenemos esas marcas en una lista. Así que, presionamos "Intro" y ahora ya podríamos aceptar. Ahora vemos que en el campo aparece un botón que al hacer clic se despliega una lista de donde podemos elegir cómodamente la marca que queremos introducir en el campo. Así pues, vamos a hacer lo mismo con "Modelo". Repetimos. Vamos a "Datos" "Validación de datos" "Permitir". Vamos aquí a elegir "Lista". Y en el campo "Origen" "Selector de rangos". Y vamos por nuestra lista de modelos. Presionamos "Intro" y aceptamos. Y ya tenemos en este campo otra lista para insertar el modelo. Ahora, si estamos trabajando en una tabla de Excel, que es el caso puesto que esta pequeña tabla tiene formato de tabla de Excel solamente tenemos que ver que tiene una ficha contextual para ella. Como decía, si estamos trabajando en una tabla de este tipo al presionar "Tabulación" al final de la tabla es decir, en la última celda vemos que la tabla se autoexpande y podemos seguir escribiendo normalmente. Seleccionamos otro valor otro modelo y otro precio. Y así sucesivamente. Con "Tabulación" vamos al siguiente registro.

Excel 2016 para Mac avanzado: Atajos de productividad

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