Excel 2011 para Mac esencial

Libro nuevo y nuevo desde plantilla en Excel 2011 para Mac

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En este vídeo aprenderás cómo crear un libro nuevo de trabajo, así como a crear documentos nuevos basados en plantillas ya existentes que nos ahorrarán tiempo y trabajo y nos ayudarán a generar documentos totalmente profesionales.

Transcripción

En este video vamos a aprender cómo crear un nuevo libro de trabajo Excel. En algunas ocasiones necesitaremos crear nuevos libros de trabajo y bueno, pues cuando entramos en Excel siempre nos encontramos un libro nuevo abierto, pero en ocasiones necesitaremos crear otro libro nuevo desde cero. ¿Cómo podemos hacer eso dentro de Excel? Bueno, hay varias formas de crear un libro nuevo. Podemos hacerlo desde la barra de Menú haciendo clic en Archivo. En Archivo, la primera opción, el primer comando que nos encontramos, es el comando de Libro nuevo. Cuando hacemos clic en él, aparece automáticamente un nuevo libro en pantalla. Vemos que este lo va a ir nombrando, poniéndole el nombre 'Libro' y un número que corresponde al N° de libros abiertos nuevos que vayamos creando. Esa es una forma de crear un libro nuevo, pero hay una forma más rápida. La forma más rápida es a través de la barra de herramientas estándar. Fijémonos en el primer botón que tenemos. El primer botón que tenemos es el botón de Libro nuevo. Si hacemos clic aquí también veremos cómo se crea automáticamente un nuevo libro. Fijémonos ahí cómo vuelve a llamarlo 'Libro' y en este caso le da el N° 5, el siguiente. Después cuando nosotros empecemos a trabajar y guardemos el libro, este va a pasar a tener el nombre que a nosotros nos interese. Pero en principio, por darle algún nombre, Excel lo que hace es llamarle 'Libro' y un número correlativo a medida que vamos creando libros nuevos. También podemos utilizar una combinación de teclas rápidas para crear un libro nuevo. La tecla Comando y la letra N del teclado nos van a permitir crear libros nuevos. Ahora acabo de pulsar Comando+N y como podemos observar, se nos ha creado un nuevo libro, el libro, en este caso, 6. En algunas ocasiones necesitaremos crear libros pero no libros en blanco, libros desde cero, sino libros basados en plantillas. Excel nos permite crear un libro basado en una plantilla que ya Microsoft tiene preparadas para nosotros. De este modo, podremos conseguir ahorrar tiempo y además podemos crear documentos totalmente profesionales. ¿Cómo podemos crear una plantilla? Bueno, hay también varias formas de crear un libro nuevo basado en una plantilla. Podemos hacerlo a través del menú de Archivo. En este caso,fijémonos que en vez de decirle Libro nuevo, como antes, que sería un libro en blanco, un libro desde cero, le vamos a decir Nuevo desde plantilla. En este caso, lo que vamos a hacer es acceder a un cuadro de diálogo donde tenemos todas las plantillas preparadas para que nosotros empecemos a seleccionar. Fijémonos que en este caso nos encontramos en Todas las plantillas y aquí tenemos determinadas plantilas que nosotros podemos elegir y que Excel tiene ya instaladas dentro del programa para que nosotros seleccionemos. También las tiene organizadas por temas. Por ejemplo, plantillas de negocios, plantillas personales, plantillas empresariales, de administración del tiempo, y bueno, luego aquí está la categoría Todas donde se encuentran todas y nosotros podemos ir explorando y seleccionando la que nosotros consideremos. En algunas ocasiones, puede ocurrir que algunas de estas plantillas que tenemos aquí no sea lo que necesitamos. Entonces podemos utilizar plantillas en línea. Si tenemos conexión a Internet, podríamos utilizar las plantillas en línea. Fijémonos que en este caso, ya ha descargado esas plantillas y simplemente lo que hacemos es ir entrando a las distintas categorías, va conectando y bueno, podemos ir viendo las distintas plantillas que tiene cada una de esas categorías y bueno, lógicamente, por el nombre nos podemos guiar qué es lo que puede hacer, qué contiene esa plantilla, si nos viene bien o no. Por ejemplo, lista de teléfonos, ya puedo imaginar que es una plantilla donde me va a permitir meter el nombre de un usuario, su teléfono y algún dato más de contacto. Luego, igual, si me voy a otras categorías tendré otras plantillas que correspondan a esas categorías. Por ejemplo, en la categoría de gráficos lógicamente tengo plantillas que tienen que ver con el tema de gráficos. Meter datos que a su vez se representan gráficamente. En algunas ocasiones a lo mejor necesito una plantilla que no sé en qué categoría puede ser que se encuentre. Entonces, para no perder mucho tiempo, ¿qué puedo utilizar? La barra de búsqueda rápida. Fijémonos en la parte superior derecha de la pantalla, tengo la opción de Buscar plantillas y entonces aquí puedo ir escribiendo una o dos palabras en relación a lo que necesito. Por ejemplo, vamos a poner ahí 'Factura'. Fijémonos que simplemente con escribir 'Factura' ya aparecen aquí distintas plantillas que representan facturas entonces ya simplemente lo que tengo que hacer es ir seleccionándolas e ir viendo. Aquí en la parte de la derecha puedo ir viendo un poquito con más detalle cómo es esa plantilla. Fijémonos a medida que voy cambiando, me va apareciendo. Y bueno, cuando encuentre alguna que considere que es bastante semejante al trabajo que yo necesito realizar, lo que hago es que la selecciono. De este modo, vamos a elegir por ejemplo esta primera. ¿Cómo hago? Bueno, una vez que ya la tengo elegida, fijémonos, puedo venir aquí a la parte inferior derecha, aquí hay un botón de cancelar que nos cerraría el cuadro de diálogo de plantillas y luego aquí hay un botón de elegir. Entonces aquí hacemos clic y en este caso, ¿qué es lo que ocurre? Pues se abre esa plantilla. Esta plantilla es un libro nuevo basado en esa plantilla. Es decir, lo que hemos hecho ha sido una copia de esa plantilla y luego nosotros lo que haremos aquí es ir modificando dentro de esta plantilla. Entonces, Excel nos va indicando qué es lo que tenemos que poner en cada lugar de forma que sea más fácil, pero bueno, fijémonos cómo la mayoría de los formatos ya los tenemos hechos. Bueno, incluso hasta los cálculos entonces nosotros iríamos metiendo. Dice 'Slogan de la empresa'. Pues aquí pondríamos el slogan. La dirección. Si solamente hay una dirección, lo otro lo borraríamos. El teléfono, el sitio web, el correo electrónico. Osea que lo que nosotros vamos haciendo es ir rellenando todo esto que son indicaciones, y cambiándolo por los datos verdaderos. Aquí pondríamos el N° de factura, la fecha, la persona de contacto, la empresa, la dirección, etc. Y luego iríamos metiendo la descripción de cada uno de los productos, las unidades y automáticamente saldría ese cálculo. Entonces si por ejemplo, aquí cambiamos... Fijémonos cómo el cálculo cambia en función del dato que yo he puesto. Tendría que meter las unidades que realmente me ha pedido el cliente, y bueno, aquellos datos que no los necesitara podría incluso eliminarlos y bueno, es una forma muy fácil y muy rápida de crear un documento sin tener que darle todo el formato, hacer los cálculos, etc, etc. Entonces fijémonos con los datos que hemos metido nosotros cómo ya el cálculo se ha actualizado y bueno, si hacemos algún cambio más para verlo mejor, podemos observar cómo a medida que nosotros vamos cambiando datos la plantilla se va actualizando. Nos dan también indicaciones por si tenemos alguna duda de lo que hay que introducir en cada uno de los campos y simplemente después ya tendríamos que guardarlo con un nombre apropiado y ya tendríamos el trabajo hecho. Entonces realmente las plantillas lo que hacen es ahorrarnos un montón de tiempo a la hora de crear documentos con un aspecto más profesional.

Excel 2011 para Mac esencial

Aprende a usar Excel 2011 para Mac, desde los conceptos más básicos en el manejo de hojas de cálculo, a la aplicación de fórmulas y funciones y la representación gráfica de datos.

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