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Excel 2016: Validación de datos

Las listas desplegables dependientes en Excel 2016

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En este vídeo damos solución a una de las preguntas más frecuentes de los usuarios de Excel, que resulta ser la posibilidad de tener una lista desplegable cuyo contenido dependa del valor que hay seleccionado en otra lista desplegable.

Transcripción

(hombre) Para finalizar este capítulo vamos a tratar un tema bastante demandado por usuarios avanzados de Excel. Se trata de la posibilidad de hacer listas desplegables cuyos items dependen del valor que hay en otra lista desplegable. Esta problemática es posible resolverla si aplicamos a modo de recopilación varias de las técnicas aprendidas en este curso. Así pues, lo primero que vamos a hacer, es explicar un ejercicio ya resuelto, para que posteriormente pasemos a la acción construyendo desde el principio esas listas desplegables dependientes. En primer lugar explicar qué es eso de las listas desplegables dependientes. Aquí tenemos tres listas desplegables. Como podemos ver una corresponde a marcas de coches, la otra a modelos y la otra a versiones. Cuando seleccionamos una marca de la primera lista vemos como automáticamente el resto de listas desplegables quedan vacías esperando a que el usuario introduzca un dato. Además el dato que podrá introducir tendrá como origen una lista que dependerá del valor que hay en la lista desplegable anterior. Es decir, si para Marca hemos seleccionado Audi, en la segunda lista desplegable solo habrá modelos Audi. Una vez hecho esto en la tercera lista desplegable si aquí hemos elegido Audi A4 en la tercera lista desplegable solo habrá versiones del Audi A4. Y como hemos podido ver anteriormente tenemos que asegurarnos también de que al cambiar el valor en una celda desplegable el resto de listas desplegables queden vacías. Para conseguir que todo esto funcione tenemos que diseñar un sistema de tablas como las que estamos viendo en pantalla. Es decir una especie de jerarquía piramidal en el cual la primera tabla tiene unos items que son los que se podrán elegir en la primera lista desplegable. Después, en el segundo nivel de jerarquía hay unas tablas con items que son los que se podrán elegir en la segunda lista desplegable, y en la tercera jerarquía de tablas exactamente igual. Son las tablas con items que se podrán elegir en este último desplegable. Para que estas listas desplegables puedan funcionar de forma escalonada tenemos que asignar un nombre de rango a cada una de estas tablas. Si vamos a la ficha Fórmulas y después a Administrador de nombres podemos ver todo el sistema de nombres de rango que tenemos en este libro. Por ejemplo, si seleccionamos el nombre de rango Marcas y después hacemos clic en las referencias de celdas a las que está aludiendo, podemos ver que la tabla queda remarcada indicando que ese es el origen de datos. Podríamos hacer lo mismo si vamos al nombre de rango Audi que al hacer clic aquí vemos como queda remarcado todo el rango de celdas de los modelos de Audi. Y para poner un último ejemplo si seleccionamos por ejemplo Audi A4 y después hacemos clic dentro de este campo vemos que se remarca este rango de celdas, que son los items de Audi A4. A continuación una vez que tengamos todo ese sistema de nombres de rango, tenemos que construir las listas desplegables. La pimera de ellas se construye asignándole un nombre de rango origen que será la primera de las tablas. A la segunda lista desplegable se le asignará un origen de datos que será una tabla que tenga el nombre que figura en la lista desplegable anterior. Esto se hará con una función Indirecto que podemos ver aquí en esta zona verde que hay unas explicaciones. Y por último, la tercera lista desplegable tendrá como origen de datos una tabla que tendrá como nombre el que aparezca en la lista desplegable anterior. También en esta tercera lista desplegable tenemos que usar la función Indirecto tal y conforme vemos en esta explicación. Todo esto lo podemos comprobar si seleccionamos la primera lista desplegable, después vamos a Datos, Validación de datos y aquí tenemos, el origen de la primera es Marcas. Y Marcas precisamente es el nombre de rango de esta primera tabla. Vamos a la segunda lista desplegable, Validación de datos y vemos Indirecto M15. Es decir está haciendo alusión al nombre que aparece en M15 que es en este momento Ford. Después, tercera lista desplegable de la misma forma con la función Indirecto M16 que está haciendo alusión al nombre que aparecería en esta lista desplegable. Cuando tengamos todo terminado, lo que tenemos que hacer es insertar una macro dentro de la hoja actual de tal forma que cuando haya un cambio en una de las listas desplegables el resto de listas se vacíe. Vamos a hacer clic con el botón derecho en la pestaña de esta hoja y después en Ver código. Este sería el código que tenemos que introducir. Es un código que se ejecutará con el evento Change es decir, cuando haya un cambio en la hoja. Pero para concretar más y que la macro no se ejecute con cualquier cambio que pueda haber en cualquier celda para eso utilizamos la funcion "Intersect" y uno de sus argumentos va a ser el rango que nosotros queremos vigilar por si cambia. Aquí tenemos un ejemplo: si cambia el rango Marca entonces el rango Modelo y el rango Versión tienen que quedar vacíos. Y rango Marca era la primera lista desplegable que también tiene un nombre de rango como podemos ver en la parte superior izquierda de la pantalla. Y después también se vigila el cambio que pudiese haber en el rango Modelo puesto que si cambiara entonces el rango Versión debe también vaciarse. El rango Modelo es este y este sería el rango Versión. Aquí lo vemos también en el cuadro de nombres.

Excel 2016: Validación de datos

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Fecha de publicación:17/11/2016

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