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Cómo comunicar de forma efectiva por email

Las cinco banderas

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La regla de las cinco banderas te ayuda a organizar tu correo, aunque responderlo es cosa tuya. Es una forma de marcar el correo en función de las acciones a realizar con el mismo, estableciendo protocolos de urgencia con aquellos que llevan más tiempo de responder.
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Transcripción

Hay diferentes aproximaciones a la política de buzón cero y una de ellas es la organización previa del mismo cuando lo consultas por la mañana para luego, con más tranquilidad poder contestar cada uno de los correos pendientes. Aunque puede parecer una forma de ocultar la responsabilidad de contestar el correo electrónico es un hecho que un buzón de entrada desorganizado con correos marcados una vez y otra como "No leídos" para ser contestados, acaba siendo un problema porque, al final, en cualquier momento, acaban siendo marcados como "Leídos" y pasan al olvido. Pero, ¿cómo organizar el correo de forma eficiente? Hay diferentes aproximaciones a este problema y una de ellas pasa por usar los indicadores o etiquetas para marcar correos. En muchos clientes de correo electrónico existe la posibilidad de asignar una banderita a un correo de forma que queda marcado. Por ejemplo, "Mail" en OS X nos ofrece la posibilidad de asignar hasta siete marcadores diferentes, cada uno con un color. Estos marcadores vienen identificados por los nombres de los colores de las banderas. Vamos a aprovechar estos marcadores para poder categorizar el correo del día a día para después de esa categorización pasar a trabajar con el correo o dejarlo para después con la seguridad de que un correo no se va a perder por desmarcarlo como "No leído". Para empezar, categoriza los indicadores haciendo clic en el nombre. Si no te aparecen estos indicadores en la barra lateral, coge varios correos y márcalos cada uno con un color diferente. Así te aparecerán en la barra lateral todos los indicadores. Ahora haz clic en el nombre del indicador en la barra lateral para cambiarle el nombre. Una buena forma, pero no la única, de organizar el correo categorizándolo es: "Hoy", para los correos que se responderán hoy. "Pendiente", para los correos que responderemos en un plazo de tiempo indeterminado. "Pendiente de respuesta", para correos que hemos respondido y esperamos una respuesta a ser posible inmediata. Activa en este correo la organización por conversaciones de forma que te resultará mucho más fácil seguir el intercambio de correos. Después está "Gestiones", tareas que hay que realizar sin un plazo fijo y "Archivo", correos que tienen cierta importancia pero no requieren una respuesta o una acción de algún tipo. Casi todos los servicios de correo como "Gmail", "iCloud", etc. cuentan con un archivo de correo en el que se almacenan estos correos. Si te fijas, no hay una categoría "Urgente" porque los correos urgentes se responden en el acto. Puedes asignar atajos de teclado para enviar directamente a esos buzones el correo electrónico pero luego, indefectiblemente, tendrás que trabajar con él y responderlo.

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Fecha de publicación:3/05/2016

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