Cómo comunicar de forma efectiva por email

La mejor estructura de reglas y buzones

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Veremos cómo sacarle partido tanto a las reglas y etiquetas como a los buzones para tener la mejor experiencia de correo, con una organización práctica que nos ayude con el trabajo con el correo de cada día.
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Ya hemos visto cómo funcionan las reglas y los buzones inteligentes pero, ¿cuál es la mejor estructura de las mismas? ¿Cómo aplicar esa estructura para que la gestión de correo electrónico sea realmente efectiva? El truco no es pensar cómo guardar el correo electrónico, sino cómo lo lees. Si bien puedes mantener una organización específica para ciertos criterios verticales como un remitente específico un dominio del que recibes correos de diferentes personas asociadas a ese dominio como ocurre con los correos electrónicos del trabajo u otros criterios verticales o transversales a la hora de trabajar con el correo, lo haces contra lo que entra. Así, si usas una organización basada en los anteriores criterios en la lista de buzones o "Buzones inteligentes" te aparecerán sin leer dos correos en uno tres correos en otro, cuatro correos en otro al final se hace complicado leer el correo así. Es incómodo, poco productivo y se pierde mucho tiempo. De nuevo, retomamos el concepto inicial para la organización a la hora de trabajar el correo: cómo lo lees. El correo electrónico es binario, si es un uno, lo has leído y si es un cero es que no. Lo que ocurra después con un correo leído, como su guardado en un buzón o su incorporación a un buzón inteligente y las acciones que hayas hecho con él básicamente es otro cantar porque es correo que puedes querer consultar o simplemente almacenar. Así que para empezar necesitas crear un buzón inteligente que filtre el correo basado en su estado de lectura. Así tendrás ubicado todo el correo sin leer en un único buzón principal con el que puedes trabajar. Puedes filtrar este correo electrónico sin leer eliminando aquellos correos que están en el "spam" aquellos que han sido traspasados a la papelera o por ejemplo, "newsletters" o correos automáticos de servicios que son simplemente informativos para poder centrarte en correo electrónico real de personas reales. Puedes crear un buzón inteligente para este segundo grupo de correos automáticos para después determinar con el correo real y lidiar con este tipo de correos electrónicos. Después necesitas buzones transversales relacionados con el tiempo. Los buzones inteligentes hoy, ayer y una semana son extremadamente útiles y te encontrarás utilizándolos muchas más veces de lo que piensas. Ahora, un buen truco para organizar el correo "Leído" o "No leído" usando buzones inteligentes intermedios que son buzones que realizan una acción previa y sobre la que te puedes apoyar para filtrar de forma más inteligente el correo. Cuando trabajas con un único cliente de correo electrónico para gestionar muchas cuentas, muy activas, por ejemplo más de cinco, puedes encontrarte que la gestión de tanta cantidad de correo electrónico es bastante desesperante. Puedes utilizar reglas y buzones inteligentes para disponer de un orden más acorde con tus necesidades, pero ¿qué son los buzones intermedios y cuándo utilizarlos? Básicamente, un buzón intermedio es un buzón inteligente donde se aplican una serie de reglas de buzón que de otra forma tendrías que añadir a mano para cada buzón inteligente que utilices. Un ejemplo claro de esta situación es cuando trabajas con varias cuentas IMAP, Gmail, por ejemplo en las que quieres filtrar todo el correo que está en la carpeta "papelera" de cada una de las cuentas para utilizar el resultado del buzón como un filtro más sin tener que añadir cada una de esas reglas a un buzón de uso general por ejemplo, el buzón de correos electrónicos no leídos. Así en lugar de tener que añadir el buzón papelera de cada cuenta al buzón inteligente, creas un buzón inteligente que reúna todos esos buzones y luego los criterios de filtrado del buzón de correo "No leído" los usas como criterio único de filtrado. Y además para cualquier otro filtro a la hora de crear buzones inteligentes puedes añadir ese buzón intermedio de filtrado en lugar de tener que volver a añadir uno tras otro criterios específicos para ignorar ciertos tipos de correo o ciertos tipos de buzones. Otro ejemplo son los correos automáticos de servicios de los que hemos hablado hace un momento. Si creas un buzón inteligente para filtrarlos todos cuando crees un buzón inteligente para una empresa de la que recibes correos automáticos y correos de personas solo tienes que añadir el criterio de filtrado de "newsletters" y correos de servicio para que en el buzón solo te aparezcan los correos de personas, restando los correos de servicio y "newsletters." Como los buzones inteligentes son dinámicos y funcionan en tiempo real contra el índice de correos independientemente de la situación de correo el filtrado será siempre cien por cien efectivo dejando solo la información que necesitas y eliminando la innecesaria sin la necesidad de tener que crear complicadas reglas de filtrado una por una. Además, estos buzones intermedios de filtrado tienen una característica adicional: te permiten modificarlos para que rápidamente afecten al resto de buzones inteligentes. Así, si por ejemplo te das de alta en una nueva "newsletter" no tienes que modificar todos los filtros para eliminar esa "newsletter" de cada uno de los buzones dedicados a correos de personas sino que simplemente modificas ese buzón intermedio y en cascada afectará al resto en una tarea que solo te llevará unos segundos y no un buen rato.

Cómo comunicar de forma efectiva por email

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Fecha de publicación:3/05/2016

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